Comment gérer ses factures ?

La facturation d’une entreprise est un processus important qui doit être géré avec soin. Il peut être effectué manuellement ou être automatisé. Compta-Facile répond ici à la question « comment gérer ses factures ? » et vous présente les différentes possibilités qui s’offrent aux entreprises en la matière :

1. Le facturier papier
2. La facture sur tableur ou traitement de texte
3. La facturation depuis un logiciel

Gérer ses factures avec un facturier papier

La législation n’impose pas l’utilisation d’un logiciel pour gérer la facturation d’une entreprise. Il est possible de gérer ses factures simplement, sur un facturier. Le facturier est un carnet à souche comportant des factures pré-imprimées. Tous les documents sont pré-numérotés et ils contiennent certaines mentions obligatoires. L’entreprise doit généralement renseigner elle-même les éléments qui permettent de l’identifier (nom ou dénomination sociale, adresse ou siège social, numéro d’identification à la TVA) ainsi que les informations qui portent sur son client et sur l’objet de la vente (désignation, prix, quantité…).

Ce mode de gestion des factures est de plus rare en pratique. Il présente de nombreux inconvénients et génère notamment des risques d’erreurs en matière de calcul, d’oublis de mentions obligatoires ou même d’oubli de facturation.

Le facturier papier est adapté aux entreprises qui ont un volume de factures très faible (une facture par mois, par exemple).

Gérer ses factures sur un tableur ou un traitement de texte

Il est possible d’informatiser et d’automatiser dans une certaine mesure le processus de gestion de la facturation en optant pour des tableurs ou des traitements de texte. L’entreprise établit alors un modèle personnalisé qu’elle va utiliser pour chacune de ses factures. Cet état va comporter toutes les mentions obligatoires et l’entreprise n’aura plus qu’à y indiquer les informations relatives à son client, ainsi que celles qui concerne le bien vendu ou le service rendu (libellé, quantité, prix unitaire hors taxes, etc.).

Cette solution est également risquée mais d’autres niveaux que la facturation papier. Elle favorise le risque d’apparition de doublons (plusieurs factures ayant le même numéro) et d’insertion de mentions incorrectes ou inexactes pouvant être sanctionnées par la Loi. Par ailleurs, des mélanges, portant à confusion, peuvent être effectués. Dans ce mode de gestion, l’entreprise peut être tentée de modifier ses factures à posteriori, c’est-à-dire après leur émission, ce qui est formellement interdit.

La facturation sur tableau ou traitement de texte est généralement recommandée aux entreprises qui établissent peu de factures (10 à 15 factures par mois, par exemple).

Gérer ses factures à l’aide d’un logiciel de facturation

Enfin, la dernière possibilité pour gérer ses factures consiste à avoir recours à un logiciel de facturation. Il s’agit d’une solution informatique qui automatise intégralement le processus de gestion de la facturation et le simplifie grandement : un devis se transforme en bon de commande, qui se transforme à son retour en bon de livraison puis en facture. Le logiciel est plus ou moins complet selon la gamme choisi et les modules complémentaires éventuellement souscrit. L’offre d’entrée de gamme ne permet de gérer que la facturation (devis et factures en général) tandis que les offres les plus complètes permettent de suivre le recouvrement des créances, de gérer les impayés, de générer des relances automatiquement et également d’éditer des tableaux de bord, utiles au pilotage de l’entreprise.

Les avantages procurés par une telle solution sont multiples : gain de temps, réduction du risque d’erreurs (oubli de mentions obligatoires, erreurs dans les calculs…), centralisation des informations au sein d’une base de données unique, respect des dispositions en matière de numérotation des factures (numéros uniques attribués selon une séquence chronologique continue), classement centralisé et simplifié, etc. Très peu d’inconvénients doivent être soulevés hormis le coût parfois onéreux et l’importance du paramétrage (qui doit être effectué correctement faute de quoi l’entreprise rencontrera de nombreux problèmes).

Utiliser un logiciel pour facturer (en ligne ou installé sur une machine) est conseillé pour les entreprises qui sont soumises à des obligations en matière de facturation et dont le volume de documents à traiter est assez important. Cette méthode peut toutefois être retenue quel que soit le nombre de factures éditées.

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Conclusion : une entreprise peut gérer ses factures de trois façons différentes. Tout d’abord, si son volume de factures est très faible, elle peut utiliser un facturier papier. Lorsqu’il est plus significatif, des tableurs ou traitements de texte pourront suffire. Enfin, lorsqu’il est important, le recours à un logiciel de facturation est indispensable.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.