Délais de conservation des documents comptables

Tous les documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés pendant un certain délai. A défaut, l’entreprise encoure de nombreux risques, dont celui de rejet de la comptabilité (sanction fiscale). Compta-Facile vous informe sur tous les délais de conservation des documents comptables (documents commerciaux, juridiques, administratifs, fiscaux et sociaux).

1. Délais de conservation des documents commerciaux

Les contrats conclus entre commerçants et également ceux conclus entre un commerçant et un non commerçant doivent être conservés pendant au moins 5 ans (art. L. 110-4 du Code de Commerce).

Les contrats relatifs à des biens immobiliers doivent, quant à eux, être archivés pendant une durée de 30 années (Art. 2272 du Code Civil).

Enfin, doivent être archivées pendant une période minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice comptable (Art. L.123-22 du Code de Commerce) les pièces justificatives comptables suivantes :

• Les bons de commandes ainsi que les bons de livraisons émis ou reçus ;
• Les factures clients / fournisseurs ;
• Les documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèques, remises de chèques etc.).

2. Délais de conservation des documents comptables et juridiques

Les livres comptables obligatoires (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) doivent être conservés pendant au moins 10 ans à compter de la clôture du livre (Art. L.123-22 du Code de Commerce). Il en est de même concernant les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe). Dans ce dernier cas, le délai commence à courir à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Mise à jour : pour les exercices ouverts à compter 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire (ordonnance 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015, Journal Officiel du 24 juillet 2015)

Les divers registres juridiques obligatoires (registre des procès-verbaux du conseil d’administration, du directoire, du conseil de surveillance ou encore des assemblées générales, les rapports de gestion des dirigeants et les rapports des commissaires aux comptes) doivent être conservés au moins pendant 6 années.

Les statuts doivent être conservés pendant au moins 5 ans après la radiation de la société au Registre du Commerce et des Sociétés (Art. L. 2224 du Code Civil). Cependant, il est vivement recommandé de les archiver et de les conserver à vie.

3. Délais de conservation des déclarations fiscales et sociales

Les déclarations fiscales doivent être conservées pendant un délai de 3 années civiles suivant celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible. Cela concerne notamment (Art. 169 à 176 du Livre des Procédures Fiscales) :

• les déclarations d’impôts sur les sociétés (n° 2572) et d’impôt sur le revenu (n° 2042),
• les déclarations de Taxe sur la Valeur Ajoutée (n° 3517-S ou 3310CA3 par exemple),
• la taxe sur les salaires,
• la cotisation foncière des entreprises (CFE),
• la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE),
• les déclarations de formation professionnelle continue, de taxe d’apprentissage.

S’agissant des déclarations sociales (sécurité sociale, pôle emploi), le délai de 3 ans s’applique également (Art. L 5422-18 du Code du Travail). Cependant, ce dernier est porté à 5 années pour les déclarations sociales effectuées aux caisses de retraite complémentaire.

4. Les sanctions en cas de non conservation des documents

La comptabilité peut, si elle est correctement tenue, servir de preuve pour régler des litiges entre commerçants. Cependant, si elle est irrégulière (absence de justificatifs à l’appui de la comptabilité par exemple), elle ne pourra pas être invoqué par l’entreprise pour se défendre en justice.

Un délit pénal est également prévu pour le faux et l’usage de faux. La sanction est extrêmement lourde : une personne physique risque jusqu’à 3 années d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (l’amende est quintuplée si la personne morale est déclarée responsable). Ces peines peuvent être alourdies par des mesures complémentaires (interdiction de droits civiques, dissolution de la société etc.).

Toute personne omettant sciemment d’enregistrer des écritures dans le livre-journal risque une amende de 37 500 euros et 5 années d’emprisonnement. Ces peines valent également lorsque la personne a enregistré des écritures inexactes ou fictives.

La fraude fiscale est, quant à elle, passible d’une amende de 500 000 euros et d’un emprisonnement de 5 ans (dissimulation de sommes soumise à l’impôt, organisation de son insolvabilité, omission volontaire etc.).

Enfin, la destruction volontaire de pièces comptables (ou la dissimulation) est punie d’une amende de 45 000 euros et d’une peine d’emprisonnement de 3 années.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.