Quels sont les inconvénients d’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est un outil informatique dont l’objet est de sécuriser et simplifier le processus de facturation d’une entreprise. Toutefois, avoir recours à une telle solution n’est pas sans inconvénients, qu’elle soit en mode SaaS (cloud) ou à installer en monoposte ou sur un réseau (licence). Compta-Facile a fait le choix de les présenter ici (même si les avantages sont très largement majoritaires) en répondant à la question : quels sont les inconvénients d’un logiciel de facturation ? Les quatre inconvénients les plus rencontrés en pratique sont les suivants :

1. Un coût qui peut être important
2. Un paramétrage contraignant mais essentiel
3. Une récupération des données parfois complexe
4. Une dépendance à Internet et un risque pesant sur la sécurité des données

Inconvénient n° 1 : Le coût du logiciel de facturation

Pour les entreprises qui gèrent leur facturation au moyen de solutions qui leur sont propres (facturier papier ou tableurs par exemple), l’utilisation d’un logiciel de facturation peut générer un surcoût, surtout si des développements spécifiques sont à prévoir pour adapter le logiciel à leurs besoins.

Toutefois, en pratique, un logiciel de facturation « basique » en mode SaaS coûte une dizaine d’euros hors taxes par mois, ce qui ne représente pas réellement un gros investissement. Les solutions à installer sur le matériel informatique peuvent être plus onéreuses. Elles peuvent notamment nécessiter des mises à jour facturées en supplément.

Inconvénient n° 2 : Le paramétrage du logiciel de facturation

Mieux vaut ne pas avoir de logiciel de facturation que d’en avoir un qui est mal paramétré. Le paramétrage est essentiel pour ce genre de solutions informatiques puisqu’elles centralisent de nombreuses informations cruciales pour les entreprises : adresses des clients, conditions tarifaires, taux de TVA, mentions obligatoires, etc.

Il est donc important de prendre de le temps de configurer l’intégralité du logiciel, même si cela paraît contraignant et fastidieux (fiche de l’entreprise, fiche de chacun des clients, taux de TVA en vigueur, typologie des clients (particuliers vs professionnels). La probabilité de commettre des erreurs s’accentue fortement dans le cas contraire ; et d’autant plus pour les entreprises qui placent le logiciel de facturation au cœur de leur système d’information.

Inconvénient n° 3 : La récupération de la base de données du logiciel de facturation

Lorsque l’éditeur du logiciel dépose de bilan ou qu’une entreprise fait le choix de changer de logiciel de facturation, des difficultés peuvent apparaître pour récupérer la base de données « clients ». Pour se prémunir contre ce risque de perte de données (et donc de re-saisie manuelle fastidieuse et source d’erreurs), il est important de s’assurer que le logiciel dispose d’un module d’export des données. Il sera ainsi possible de générer un fichier spécifique (au format Excel, txt, ou autre) et de l’importer dans la nouvelle solution de gestion.

Pour contourner ce problème, il suffit d’être attentif aux fonctionnalités du logiciel de facturation, avant de s’engager avec un éditeur. L’export fait partie des fonctionnalités présentes (ou non) dans les caractéristiques des « fiches produits » présentées.

Inconvénient n° 4 : L’utilisation d’Internet pour le logiciel de facturation en ligne (mode SaaS)

Les deux inconvénients présentés ci-dessous ne valent que pour les solutions de facturation utilisées en mode SaaS et non pas pour celles installées sur des ordinateurs ou des serveurs appartenant à l’entreprise.

Tout d’abord, le logiciel de facturation en ligne créé une dépendance à Internet. Sans connexion, impossible d’accéder au logiciel et donc aux données. Par ailleurs, pour l’utiliser convenablement, il convient de s’assurer que la connexion Internet de l’entreprise soit bonne (débit suffisant, absence de coupures, etc.).

Ensuite, les entreprises doivent faire preuve d’une certaine vigilance quant à l’éditeur qu’elles retiennent. Elle doit prendre connaissance du pays d’implantation des serveurs. Il doit s’agir, de préférence, de la France ou d’un pays membre de l’Union Européenne. Dans le cas contraire, il faut savoir qu’un risque de confidentialité peut exister. Aux États-Unis, par exemple, l’administration peut consulter les données des professionnels et des particuliers sans aucun avertissement préalable. Ces dispositions résultent du fameux « Patriot Act ».

Conclusion : le logiciel de facturation présente certains inconvénients : coût parfois élevé, paramétrage contraignant, récupération des données complexe… Toutefois, les nombreux avantages qu’il procure arbitrent très largement en sa faveur.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.