Le logiciel de facturation est-il obligatoire ?

Face aux récentes évolutions législatives (et aux nombreux allers et retours des différentes propositions de loi), certaines entreprises se posent encore la question de savoir si, oui ou non, le logiciel de facturation est obligatoire. En fait, il ne l’est pas. Compta-Facile rappelle ici les obligations en matière de logiciel de facturation et présente en quoi il demeure toutefois indispensable pour les entreprises.

Le logiciel de facturation n’est pas obligatoire

Les entreprises n’ont aucune contrainte légale ou réglementaire en la matière. Elles ne doivent donc pas obligatoirement se doter d’un logiciel de facturation. Différentes possibilités s’offrent, en réalité, à elles ; puisqu’elles se trouvent dans tous les cas dans l’obligation de facturer leurs ventes ou leurs prestations :

• Utiliser un facturier papier contenant des factures pré-imprimées

Les factures sont établies de façon manuscrite dans un carnet à souche. Le document de base contient l’essentiel des mentions obligatoires et les factures portent déjà un numéro (afin d’éviter le risque de doublon ou le risque de trou dans la séquence de numérotation). Chaque facture comprend une feuille originale destinée au client et une copie à conserver pour la comptabilité du vendeur. Les inconvénients de cette méthode sont multiples : risque d’erreur de calcul, risque d’oubli de mentions et  surtout perte de temps importante.

• Avoir recours à un traitement de texte ou à un tableur

Les factures sont réalisées à l’aide d’outils informatiques sur des modèles personnalisés comportant les mentions obligatoires ainsi que d’autres éléments de personnalisation (le logo de l’entreprise par exemple). Les calculs s’effectuent de façon automatique, ce qui limite le risque d’erreur dans ce domaine. Pour le reste, le principal inconvénient réside dans la veille législative qu’il faut mener afin de n’oublier aucune des mentions obligatoires prévues par la Loi et de n’insérer aucune mention incomplète ou inexacte.

Le logiciel de facturation n’est pas obligatoire mais il est tout de même possible d’en utiliser un. Cela demeure d’ailleurs fortement recommandé. En effet, dans les autres modes de gestion de la facturation (papier ou tableur), les erreurs sont fréquentes. Ces méthodes sont généralement recommandées aux entreprises qui ne facturent que très peu.

Lorsqu’un logiciel de facturation se greffe à un logiciel multifonctions incluant une fonctionnalité de caisse enregistreuse ou d’encaissement, il convient de s’assurer que les fonctions de caisse soient certifiées et que le logiciel satisfasse à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage (définies par l’administration fiscale).

Non-obligatoire, le logiciel de facturation est toutefois indispensable

Le logiciel de facturation permet de gérer intégralement le processus de facturation

Le logiciel de facturation s’avère essentiel pour toutes les entreprises (micro-entreprise, très petite entreprise, petite ou moyenne entreprise et grande entreprise). Globalement, un logiciel de facturation permet de gérer l’intégralité du processus de facturation : un devis se transforme en bon de commande, il évolue en bon de livraison puis en facture qui se solde lors du paiement. Il possède une multitude de fonctionnalités qui permettent de couvrir tous les besoins exprimés par les entreprises :

• Établissement des devis et suivi de leur acceptation,
• Réalisation des factures et vérification de leur recouvrement,
• Gestion des impayés et génération des relances,
• Suivi de l’évolution des affaires (tableaux de bord).

Le logiciel de facturation est porteur d’atouts

Le logiciel de facturation présente de nombreux avantages pour les entreprises. Il permet de :

• Centraliser toutes les informations « clients » au sein d’une seule et unique base de données ;
• S’assurer de respecter toutes les règles encadrant la facturation (numérotation, mentions obligatoires, etc.) ;
• Réduire de façon significative le risque d’erreur (erreur d’oubli de facturation, erreur de calcul, erreur de taux de TVA, erreur d’adresse, etc.) ;
• Gagner un temps très important.

Conclusion : le logiciel de facturation n’est pas obligatoire. Il est toutefois indispensable pour bon nombre d’entreprises. Il permet, en effet, de sécuriser et de fiabiliser l’ensemble du processus de facturation.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.