Le logiciel de caisse sécurisé « anti-fraude » : les nouvelles obligations

Le Code Général des Impôts prévoit une nouvelle obligation pour certaines entreprises à compter du 1er janvier 2018 : s’équiper d’un logiciel de comptabilité, de gestion, de caisse ou d’une caisse enregistreuse homologué, c’est-à-dire sécurisé et anti-fraude à la TVA. Compta-Facile revient sur cette mesure et précise : en quoi consiste l’obligation d’avoir recours à un logiciel de comptabilité ou de caisse sécurisé ? Qui concerne-t-elle ? Comment justifier le respect des conditions ? Quelles sont les conditions d’un non-respect de celles-ci ?

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Qui est concerné par l’obligation de s’équiper d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de comptabilité sécurisé ?

Toutes les personnes qui sont assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité, un logiciel de gestion ou un logiciel de caisse sont concernées par cette obligation, et ce même si l’enregistrement est effectué sur un logiciel de comptabilité en ligne, sur un logiciel libre ou même sur un logiciel développé en interne par l’entreprise elle-même.

Il convient de porter une attention particulière à la notion d’assujetti à la TVA. En effet, celle-ci est différente de celle de redevable (c’est une notion beaucoup plus large) : un assujetti peut ne pas être redevable de la TVA en vertu d’une disposition de la loi par exemple. C’est notamment le cas des personnes bénéficiant de la franchise en base (micro-entrepreneurs ou auto-entrepreneurs) ou de ceux exerçant une activité exonérée de TVA. Ces personnes sont donc également soumises à cette obligation.

La date d’entrée en vigueur de cette mesure est fixée au 1er janvier 2018.

Mise à jour : un communiqué de presse du Ministre de l’Action et des Comptes publics du 15 juin 2017 aménage ces obligations et les assouplit. Ainsi, à compter du 1er janvier 2018, il est prévu que seuls les logiciels et systèmes de caisse seront concernés par cette mesure. Autrement dit, les logiciels de comptabilité ne seront pas affectés par cette obligation. 

⇒ Le projet de loi de finances pour 2018 (PLF)  a bien intégré la restriction du périmètre de cette obligation. Il prévoit notamment que les logiciels de comptabilité et de gestion ne soient pas concernés par cette disposition (ainsi, seuls les logiciels et système de caisse certifiés « anti-fraude » devront être utilisés). De plus, il instaure une dispense spéciale pour les professionnels qui bénéficient de la franchise en base de TVA et pour les professionnels qui réalisent exclusivement des opérations avec d’autres assujettis à la TVA.

Δ La Loi de Finances pour 2018 a été adoptée et publiée au journal officiel du 31 décembre 2017. Les logiciels de comptabilité et de gestion sont donc bien exclus du périmètre de cette nouvelle obligation. Celle-ci ne s’applique qu’aux assujettis qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et qui enregistrent ces opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse.

Précision supplémentaire importante : l’administration fiscale a précisé, dans sa « Foire aux questions relative à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés » du 28 juillet 2017 que ces nouvelles dispositions ne créent pas d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. En effet, les professionnels qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un facturier « papier » ne se retrouvent pas dans l’obligation de s’équiper dans logiciel de caisse non permissif, ils peuvent continuer à utiliser ce mode d’enregistrement « papier ».


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En quoi consiste l’obligation de s’équiper d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de comptabilité sécurisé ?

Les personnes concernées par cette disposition doivent utiliser un logiciel qui satisfait des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivages des données définies par l’administration fiscale (on parle également de logiciel homologué). Derrière ces termes barbares apparaissent des notions assez simples.

L’inaltérabilité

Le logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doit enregistrer touts les données d’origine relatives aux règlements et les rendre inaltérables c’est-à-dire non modifiables par écrasement. Toute correction doit apparaître clairement par le biais d’opérations d’addition ou de soustraction.

La sécurisation

Le logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doit sécuriser l’ensemble des données (données d’origine, données de modification et données permettant la production des pièces justificatives émises). Il doit garantir la restitution des données de règlement dans leur état d’origine.

La conservation

Le logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doit prévoir plusieurs clôtures : une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle (ou par exercice comptable). Des cumuls doivent être calculés à cette occasion. Les données de règlement doivent être conservées pendant 6 années.

L’archivage

Le logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité définie qui ne peut excéder l’année ou l’exercice comptable. Cette procédure fige les données et donne une date certaine aux documents. Les opérations d’archivage doivent présenter une certaine traçabilité. Une procédure de purge des données peut être prévue (sauf pour les logiciels de caisse dont la purge ne peut être que partielle).

La liste des produits certifiés par la norme NF 525 est accessible ici : logiciels et systèmes de caisse anti-fraude (Cochez la case « par marque » et sélectionnez « NF logiciel gestion de l’encaissement (NF 525) »).

Comment justifier le respect des conditions ?

Le respect des conditions de conformité peut être justifié, pour chaque logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse, par l’une des deux façons suivantes :

  • Par un certificat délivré par un organisme accrédité,
  • Par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel délivrée à l’assujetti de manière nominative.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de cette obligation ?

Deux sanctions doivent être distinguées :

  • La non présentation du justificatif de conformité : l’entreprise dispose d’un délai de 30 jours pour fournir l’attestation. Au-delà, elle s’expose à une amende de 7500 € par logiciel non sécurisé et certifié. Elle devra se mettre en conformité dans les 60 jours (après ce délai, l’amende peut lui être infligée à nouveau).
  • La fourniture d’un faux justificatif de conformité : cette manipulation représente un délit pénal passible de trois ans de prison et de 45 000 euros d’amende.

Ressources complémentaires :

Conclusion : Les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse (ou un système de caisse) ont intérêt à vérifier sa conformité à la législation fiscale.

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logiciel compta facturation

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

8 commentaires

  1. Bonjour,

    Petit commerçant (pension animale) avec un CA annuel plutôt faible mais soumis à TVA, je m’interroge sur cette obligation : du fait de la taille de ma structure (1 employé, CA < 45 k€, 1 seul point de vente), suis-je également soumis à cette réforme ?

    Les logiciels homologués semblent être chers proportionnellement à mon activité…

    Cordialement.

  2. Bonjour.
    Etes-vous sûr que le micro entrepreneur a obligation, à partir du 1er janvier 2018, d’avoir
    ce fameux logiciel comptable sécurisé ? Car, à la Fédération des AE, voila ce qu’ils disent :
    « Initialement, la Loi et l’interprétation du Bulletin officel des Impôts prévoyait que TOUS les autoentrepreneurs devraient se mettre en conformité en acquérant un logiciel de facturation, ou d’encaissement. Mais face à l’inquiétude exprimée par la Fédération des autoentrepreneurs, le Ministre de l’Action et des Comptes publics Gérald DARMANIN a décidé de le recentrer et de le simplifier.

    La mesure que devait s’appliquer à tous les logiciels, et notamment à la facturation pour les autoentrepreneurs, ne concernera finalement que les logiciels et systèmes de caisse, c’est à dire ceux utilisés lors des ventes au comptoir. »
    Moi, perso, je vends sur internet, dois-je comprendre que je n’ai pas à me mettre à cette conformité, et que je peux continuer après 2018 à tenir ma comptabilité par écrit (livres recettes et achats) ?
    C’est flou..
    Merci par avance de votre réponse.

  3. Bonjour,
    En effet, vous avez raison (cela a fait l’objet d’une remarque de ma part dans le premier paragraphe). D’ailleurs, ce point est traité dans un article séparé que j’ai inséré dans la rubrique « Ressource complémentaire » : le logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?
    A mon sens, vous pourrez continuer à utiliser vos livres, dans la mesure où vous n’effectuez pas de ventes au comptoir et n’acceptez pas d’espèces.
    Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  4. Bonjour,
    Effectuez-vous des ventes au comptoir ? Acceptez-vous les règlements en espèces ? Si c’est le cas, quel que soit votre statut (y compris celui de micro-entrepreneur) ou l’importance de votre activité, vous devrez vous équiper d’un tel logiciel à compter du 1er janvier 2018.
    Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  5. J’ai déjà EBP point de vente acheté et mis en place en 2014 (Interfacé avec un autre logiciel pour la partie compta) Quelles sont les obligation des éditeurs en matière de mise en conformité ?
    En effet EBP a stoppé la commercialisation de « point vente » et me propose en gros une mise à jour qui coûte aussi que le logiciel d’origine, ou le rachat du nouveau logiciel.

  6. Bonjour,
    Je souhaite ouvrir un commerce de détail (vente au comptoir d’équipements pour la maison). J’accepetrai les espèces, bien entendu.
    Si je tiens mon livre d’achats et livre de recettes sur papier suis je ne conformité avec la législation? En vous lisant j’ai un doute :
    « Effectuez-vous des ventes au comptoir ? Acceptez-vous les règlements en espèces ? Si c’est le cas, quel que soit votre statut (y compris celui de micro-entrepreneur) ou l’importance de votre activité, vous devrez vous équiper d’un tel logiciel à compter du 1er janvier 2018. »
    Merci par avance pour votre éclairage.

  7. Thibaut Clermont

    Bonjour,
    Ma réponse date de 2017. A l’époque, les dispositions devant entrer en vigueur n’étaient pas les mêmes. Elles ont été modifiées entre temps (et très largement assouplies). Dorénavant, vous n’avez pas l’obligation de vous équiper d’un logiciel de caisse anti-fraude. Toutefois, si vous utilisez déjà un logiciel de caisse, vous devez vous assurer qu’il est bien certifié.
    Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  8. Thibaut Clermont

    Bonjour,
    Les éditeurs de logiciels de caisse n’ont pas l’obligation de mettre à jour les logiciels qu’ils commercialisaient avant l’obligation de certification anti-fraude afin qu’ils répondent à ces conditions.
    C’est aux utilisateurs de s’assurer que les logiciels soient bien conformes à la législation (grâce à une attestation fournie par l’éditeur).
    Malheureusement pour vous, je ne vois pas d’autres moyens que d’acheter cette fameuse mise à jour…
    Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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