Le logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?

Afin de lutter contre la fraude et notamment la fraude à la TVA, il était prévu de rendre obligatoire l’utilisation de logiciels de comptabilité sécurisés à compter du 1er janvier 2018. Ces derniers auraient du répondre à de nombreuses conditions fixées par l’administration fiscale à compter de cette date. Cependant, le nouveau gouvernement a assoupli ce dispositif juste avant son entrée en vigueur ; l’occasion pour Compta-Facile de faire un point sur l’obligation d’avoir recours à un logiciel de comptabilité et de répondre à la question : est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de comptabilité ?

le logiciel de comptabilite est il obligatoire

Le logiciel de comptabilité devait être obligatoire à compter du 1er janvier 2018…

Afin de lutter contre la fraude à la TVA, la Loi de Finances pour 2016 (et, plus précisément, l’article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015) avait instauré l’obligation, pour les entreprises, à partir du 1er janvier 2018, d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité et/ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés. Étaient concernés :

  • Toutes les entreprises personnes physiques (entreprises individuelles) ou personnes morales (sociétés) de droit privé ou de droit public ;
  • Assujetties à la TVA (qu’elles en soient redevables ou non c’est-à-dire y compris les entreprises bénéficiant d’exonération de TVA ou de la franchise en base de la TVA, micro et auto-entrepreneurs inclus) ;
  • Et qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse (tout matériel permettant d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement étaient visés).

Les conditions fixées par l’administration fiscales quant aux caractéristiques à satisfaire par le logiciel étaient assez étendues (elles ont été détaillées dans un article séparé : nouvelles obligations pour les logiciel de caisse anti-fraude) :

  • L’inaltérabilité (les données ne doivent pas être modifiables par écrasement),
  • La sécurisation (les données doivent être restituées dans leur état d’origine),
  • La conservation (les données doivent être centralisées et conservées pendant au moins 6 ans),
  • L’archivage (les données doivent être archivées selon une périodicité inférieure ou égale à l’exercice comptable).

… Mais le logiciel de comptabilité ne sera finalement pas obligatoire

Face à l’inquiétude soulevée par cette nouvelle obligation (et notamment celle exprimée par les petites entreprises et notamment les micro-entreprises et auto-entreprises), le Ministre de l’Action et Comptes publics a diffusé un communiqué de presse le 15 juin 2017 dans lequel il promet des assouplissements.

Le dispositif de lutte anti-fraude devrait normalement être recentré sur les seuls logiciels et systèmes de caisse, à l’exclusion donc des logiciels de comptabilité et de gestion (qui seraient considérés comme hors du périmètre).

Mise à jour : Cette modification a bien été intégrée dans le projet de Loi de Finances pour 2018 et adoptée en l’état (publication au journal officiel du 31 décembre 2017).

En pratique, les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs peuvent donc être rassurés : ils n’auront pas, pour la plupart d’entre eux, à s’équiper d’un logiciel de comptabilité conforme aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données (à la condition qu’ils bénéficient de la franchise en base de TVA). Ils doivent, en revanche, continuer de remplir leurs registres que sont le livre des recettes et éventuellement le registre des achats.

Par ailleurs, il convient de souligner que les auto-entrepreneurs et les micro-entrepreneurs redevables de la TVA qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (essentiellement les opérations réalisées avec des particuliers) et qui enregistrent ces opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse (les petits commerces de détail par exemple) doivent s’assurer qu’il réponde bien aux conditions imposées par l’administration fiscale à compter du 1er janvier 2018.

La liste des produits certifiés par la norme NF 525 est accessible en cliquant sur le lien ci-contre : logiciels et systèmes de caisse anti-fraude [Cochez la case « par marque » et sélectionnez « NF logiciel gestion de l’encaissement (NF 525) »]

Toutefois, le logiciel de comptabilité demeure largement conseillé et même indispensable

Il convient enfin de souligner que le logiciel de comptabilité est indispensable pour les entreprises qui doivent tenir une comptabilité. En effet, l’obligation de tenir une comptabilité est généralement l’élément déclencheur d’un investissement dans un logiciel comptable. Elle concerne notamment :

  • Toutes les sociétés commerciales (SARL, EURL, SAS, SASU, SNC, SA, SCA, SCS et SEL assimilées à des sociétés commerciales),
  • Tous les entrepreneurs individuels  exerçant une activité commerciale ou artisanale, à l’exception de ceux qui relèvent du régime du micro,
  • Certaines sociétés civiles, certaines associations et certains comités d’entreprise.

On notera ici que les professionnels libéraux exerçant leur activité en nom propre peuvent se limiter à appliquer les règles de la comptabilité de trésorerie (ou opter pour les règles de la comptabilité commerciale).

Au-delà de ces éléments, le logiciel de comptabilité est porteur d’avantages qu’il est important de connaître. Il permet notamment de gagner du temps, de limiter de risque d’erreur et il représente surtout un formidable outil de gestion et de pilotage des entreprises (il permet d’établir les comptes annuels et il constitue le socle du prévisionnel financier). Il est donc largement conseillé, pour toutes les entreprises concernées, de s’en équiper ou alors de déléguer à un expert-comptable la gestion de leur comptabilité.

A lire également sur le thème du logiciel de comptabilité :

Conclusion : les logiciels de comptabilité homologués devaient être rendus obligatoires à compter du 1er janvier 2018. Toutefois, ils ne le seront finalement pas. En pratique, ils restent extrêmement conseillés dans de très nombreux cas.

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

5 commentaires

  1. Thibaud Lapacherie

    Il s’agissait, en effet, d’un gros changement pour les micro-entreprises qui n’étaient pas en mesure, pour la plupart d’entre elles, d’établir leur comptabilité et leur gestion sur un logiciel obligatoire (payant bien évidemment).
    Cependant, il est selon moi, tout de même primordial d’effectuer un suivi de son activité au quotidien pour ces micro-entreprises qui restent une vraie entreprise malgré tout ! Ils ont tout de même l’obligation de tenir à journal d’achats et un livre de recettes… !

  2. Bonjour,
    Je suis tout à fait d’accord avec vous. Au niveau des logiciels pour micro-entrepreneurs, je leur conseille généralement de choisir un logiciel de facturation et éventuellement un logiciel de tableaux de bord. Ils répondent à la plupart de leurs besoins. Pour information, le livre des recettes est obligatoire pour toutes les micro et auto-entreprises tandis que le registre des achats ne l’est que pour celles qui exercent des activités prévues par la loi. Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  3. Bonjour, je m’interroge, en effet j’ai une SARL dans les espaces verts avec comme seul salarié, moi-même. J’ai un expert comptable qui me fait ma comptabilité chaque mois. J’édite mes factures avec le logiciel excel, suis-je en règle avec cette loi ?
    Ou dois-je absolument acheter un logiciel uniquement pour faire des factures ? Merci de votre retour

  4. Thibaut Clermont

    Bonjour,
    Travaillez-vous avec des particuliers ou avec des entreprises (professionnels) ? Comment êtes-vous payé (comptant…) ?
    En ce qui concerne le logiciel de comptabilité, n’ayez aucune crainte puisqu’il n’est pas obligatoire. En plus, c’est votre expert-comptable qui gère votre comptabilité.
    S’agissant de la facturation, tout dépend le destinataire ainsi que les modalités de paiement octroyées mais vous pourriez éventuellement être amené à utiliser un facturier papier, dans certain cas. Le problème d’Excel est que les factures peuvent être modifiées après avoir été éditées. Ce qui ne plaît généralement pas à l’administration fiscale…
    Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  5. Merci pour vos informations, j’étais un peu perdue.

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