Comment tenir une comptabilité de trésorerie ?

Certaines entreprises peuvent tenir une comptabilité de trésorerie. Les règles qui vont s’appliquer dépendent notamment de la nature de l’activité exercée : activité commerciale ou activité libérale. Compta-Facile répond ici à la question : comment tenir une comptabilité de trésorerie ?

Tenir une comptabilité de trésorerie selon la nature de l’activité exercée

La comptabilité de trésorerie (également appelée la comptabilité « recettes/dépenses » ou « encaissements/décaissements ») s’applique :

• De plein droit aux entreprises titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC), c’est-à-dire celles exerçant une activité non commerciale (prestations intellectuelles, techniques ou de soins) taxées à l’impôt sur le revenu ;
• Sur option à certaines entreprises titulaires de bénéfices industriels et commerciaux (BIC), c’est-à-dire à celles qui exercent une activité commerciale, artisanale ou industrielle soumises à l’impôt sur le revenu (on parle d’option pour la comptabilité super-simplifiée).

La nature de l’activité (BIC ou BNC) va avoir un impact considérable sur les règles applicables en la matière. Elles diffèrent selon l’instant où l’on se place : pendant l’exercice comptable ou à la clôture de l’exercice comptable.

Tenir une comptabilité de trésorerie, les règles applicables en cours d’année

En cours d’année, les mêmes règles de tenue d’une comptabilité de trésorerie vont s’appliquer pour toutes les entreprises. La nature de leur activité (commerciale ou libérale) importe peu.

Classer ses pièces comptables selon une méthodologie particulière

La comptabilité de trésorerie simplifie grandement le processus comptable. Cependant, pour être efficace, elle doit reposer sur certains principes. Le plus important d’entre eux est le classement.

Les entreprises qui tiennent une comptabilité de trésorerie doivent classer leurs pièces comptables, tous les mois (ou tous les quinze jours en fonction de la périodicité d’envoi du relevé bancaire) de la façon suivante :

• Première page : relevé papier transmis par la banque,
• Pages suivantes : justificatifs classés dans le même ordre que celui des mouvements financiers (chronologiquement ou en fonction du moyen de paiement).

Ce mode de classement présente deux intérêts. Tout d’abord, il permet de saisir plus rapidement les opérations (si elles ne peuvent être récupérées automatiquement par un procédé). Puis, il permet de retrouver très rapidement un justificatif en cas de besoin (il suffit de repérer le mois au cours duquel le mouvement intervient et de retrouver le relevé bancaire correspondant).

Saisir les justificatifs dans le logiciel de comptabilité

Ensuite, il convient de saisir toutes les opérations figurant sur le relevé bancaire, par ordre de débit et/ou de crédit. Cela concerne :

• Toutes les dépenses se traduisant par un décaissement : factures d’achats, avis d’impôts et de taxes, bordereaux de charges sociales, retraits de l’exploitant…
• Toutes les recettes matérialisée par un encaissement : factures de ventes, apports de l’exploitant, dégrèvements d’impôts ou de taxes…

En comptabilité de trésorerie, les comptes généraux clients (411) et fournisseurs (401) ne sont jamais saisis puisque les sommes ne transitent pas au sein de journaux auxiliaires d’achats et de ventes. Il ne faut saisir que des comptes de charges (classe 6), de produits (classe 7) ainsi que certains autres comptes de bilan (les comptes de TVA par exemple).

Bon à savoir : certains procédés permettent de récupérer automatiquement toutes les écritures de banque. Cette solution présente l’avantage de ne pas avoir à saisir manuellement les opérations bancaires. Elle affectera les opérations dans les bons comptes. Les éventuelles écritures qu’elle ne parviendrait pas à imputer feront l’objet d’un classement dans un compte d’attente. Il ne restera plus qu’à ventiler ces sommes.

Une fois saisie, les justificatifs comptables doivent être annotés et numérotés.

Tenir une comptabilité de trésorerie, les règles en fin d’année

En fin d’année, c’est-à-dire à la clôture de l’exercice comptable, les règles de la comptabilité de trésorerie diffèrent selon la nature de l’activité (BIC ou BNC).

Les règles de la comptabilité de trésorerie pour un BNC en fin d’année

Les titulaires de BNC bénéficient d’allègements très importants à la clôture de l’exercice comptable. Le montant de leur bénéfice est égal à l’excédent des recettes encaissées sur les dépenses décaissées. Voici, selon les textes fiscaux, les seules écritures de régularisation à enregistrer en fin d’année :

• Les dotations aux amortissements d’immobilisations ;
• Les écritures de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Par ailleurs, les contribuables soumis aux BNC doivent tenir deux documents spéciaux :

• Un registre des immobilisations et amortissements,
• Et un livre-journal des recettes et des dépenses professionnelles.

Sur option, ils peuvent appliquer les règles de la comptabilité d’engagement dans une certaine mesure.

Les règles de la comptabilité de trésorerie pour un BIC en fin d’année

Pour les titulaires de BIC, les règles se complexifient. Ils se trouvent dans l’obligation de :

• Recenser les créances acquises et les dettes engagées et de les comptabiliser dans des journaux d’achats et de ventes ;
• Compter, évaluer les biens en stock et les enregistrer dans un journal d’opérations diverses ;
• Vérifier les immobilisations présentes dans l’entreprise et constater les amortissements ;
• Procéder à des opérations de régularisation visant à rattacher certaines charges d’exploitation à l’exercice (produits et charges constatés d’avance, charges à payer et produits à recevoir, etc.).

Pour résumer, à la clôture de l’exercice, l’entreprise passe de la comptabilité de trésorerie à la comptabilité commerciale. Elle doit donc respecter toutes les obligations prévues par le code de commerce et par le code général des impôts.

A lire également sur le thème des principes comptables :

• La comptabilité de trésorerie, fiche pratique
• Les entreprises autorisées à tenir une comptabilité de trésorerie
• Les avantages et inconvénients de la comptabilité de trésorerie
• Comptabilité d’engagement ou comptabilité de trésorerie ?
• Trésorerie et résultat : quelles sont les différences ?

Conclusion : la comptabilité de trésorerie obéit à des règles très simples. Les titulaires de BNC ainsi que certains titulaires de BIC peuvent tenir une comptabilité de type « recettes – dépenses ». Un classement rigoureux  des pièces comptables s’impose dans ce cas.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.