Réduire le risque d’erreur grâce au logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité présente de nombreux avantages, et notamment celui de diminuer drastiquement le risque d’erreur. Il intègre de nombreuses fonctionnalités qui lui permettent notamment de limiter la probabilité de commettre des erreurs. Compta-Facile a choisi de s’attarder sur ce point fort en répondant aux questions :

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Quelles erreurs un logiciel de comptabilité permet-il d’éviter ?

Un logiciel de comptabilité permet, tout d’abord, d’éviter une erreur importante en comptabilité et en fiscalité. Il s’agit de l’inversion hors taxe – TVA (taxe sur la valeur ajoutée). Cette erreur consiste, pour une écriture comptable, à inverser le compte de TVA avec le compte de charges. Ainsi, la TVA se retrouve en charges et les charges figurent dans le compte de TVA. Les conséquences peuvent s’avérer désastreuses pour l’entreprise puisqu’elle aura déduit plus de TVA qu’elle n’aurait dû le faire…

Ensuite, le logiciel de comptabilité limite la probabilité d’inverser le sens des écritures comptables. Cette erreur consister à enregistrer les factures d’achat ou de vente dans les bons comptes, mais dans le sens inverse. Les comptes devant être débités sont crédités, et vice versa. Cela revient, par exemple, à créditer le compte 411 et à débiter les comptes 70 et 4457 lors de l’enregistrement d’une facture de vente.

Enfin, un logiciel de comptabilité réduit le risque d’erreur d’imputation comptable. Une erreur d’imputation consiste à affecter à une opération donnée un compte inapproprié. Il peut être question d’utiliser une subdivision d’un compte qui n’existe pas ou de se tromper complètement de classe comptable (utiliser un compte de bilan au lieu d’un compte de gestion par exemple).


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Comment diminuer le risque d’erreur grâce à un logiciel de comptabilité ?

Il convient, en premier lieu, de signaler qu’un logiciel de comptabilité ne peut remplir ses fonctions efficacement que s’il a fait l’objet d’un paramétrage correct en amont. L’utilisateur d’une telle solution doit avoir indiqué toutes les caractéristiques de son entreprise et défini son plan comptable.

En pratique, les logiciels de comptabilité gèrent assez facilement les inversions HT – TVA. En effet, si le taux de TVA applicable à chaque opération est correctement renseigné, le logiciel calcule lui-même le montant de la TVA déductible (ou collectée) et l’insère automatiquement dans le bon compte. Il suffit, pour cela, d’indiquer le montant « toutes taxes comprises » de l’opération et la solution de gestion en déduit la somme constituant la taxe.

Pour ce qui est de l’inversion du sens des écritures, il convient d’indiquer, dans chaque journal, le sens dans lequel les comptes doivent être mouvementés. Le paramétrage du journal des achats doit, par exemple, indiquer qu’il ne comprend que des charges débitées, par défaut. Le journal des ventes, quant à lui, doit contenir des produits crédités. Ainsi, lors de la saisie du compte, le logiciel va immédiatement proposer l’inscription de la somme dans le sens approprié (débit ou crédit).

L’erreur d’imputation comptable se neutralise grâce à la création de guides de saisie comptable. On les appelle parfois des trames. Leur principe est très simple. L’utilisateur du logiciel définit en amont et pour chaque compte de tiers (clients ou fournisseurs) la liste des comptes mouvementer. Lorsqu’il appelle le compte en question dans un journal de saisie, le logiciel dévoile automatiquement les comptes à mouvementer. Ainsi, il ne lui reste plus qu’à saisir les montants. Les opérations se retrouvent dans les bons comptes.

Conclusion : un logiciel de comptabilité permet d’éviter trois erreurs importantes : l’inversion HT/TVA, l’inversion du sens des écritures et l’erreur d’imputation comptable. Pour être efficace, il doit toutefois faire l’objet d’un paramétrage complet et exhaustif.

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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