Comment paramétrer un logiciel de comptabilité ?

Lorsqu’une entreprise fait l’acquisition d’un logiciel comptable, la question du paramétrage se pose rapidement. Or, celui-ci est essentielle. Compta-Facile vous dévoile comment paramétrer un logiciel comptable.

Définir et personnaliser son plan comptable

Les logiciels comptables, ou les logiciels de comptabilité en ligne, contiennent un plan comptable général (PCG) qui doit être adapté à l’entreprise, en fonction de ses spécificités.

Choix le bon plan de comptes

Tout d’abord, il convient de sélectionner le plan comptable qui correspond au type d’entité en question. Les associations, par exemple, ont des plans comptables particuliers. Il en est de même concernant les notaires ou les sociétés commerciales.

Personnaliser les comptes généraux

Selon les modalités de fonctionnement de l’entreprise, certains postes du plan de comptes pourront être personnalisés ; et notamment la racine du compte ainsi que son libellé. A titre d’exemple, lorsqu’une société a ouvert différents comptes courants au nom de ses associés, elle pourra personnaliser son compte général 4551 « Associés – comptes courants » en :

• 45511 « Compte courant de M. A »
• 45512 « Compte courant de Mme B »
• Etc.

Créer des comptes de tiers auxiliaires

Lorsque l’entreprise effectue des transactions avec de nombreux tiers (clients et fournisseurs principalement), il est fortement recommandé d’avoir recours à la création de comptes auxiliaires. Ainsi, au lieu que les mouvements soient regroupés au sein d’un seul et unique compte (le compte 401 ou le compte 411), ils seront sous-répartis dans des comptes auxiliaires, eux-même rattachés à un compte général. Si, par exemple, une entreprise a plusieurs dizaines de clients dont l’entreprise Dupont et l’entreprise Durant, elle pourra créer les comptes auxiliaires suivants :

• 9DUPON rattaché au compte général 411 pour le client Dupont et
• 9DURAN rattaché au compte général 411 pour le client Durant.

Paramétrer des guides de saisie automatique

Les modèles d’écritures pré-paramétrables permettent de gagner un temps précieux lors de la saisie. Une simple manipulation depuis un journal permet de les appeler. Ils permettent d’automatiser les tâches et de limiter les risques d’erreur pour les écritures récurrentes comme les loyers, l’électricité, les frais de télécommunication, les achats ou les ventes de marchandises, etc.

Avoir recours au lettrage automatique

Le lettrage permet de rapprocher les factures avec leur paiement. Il permet de s’assurer que toutes les factures clients soient bien recouvrées et que toutes les factures fournisseurs soient bien payées. Lorsque l’entreprise émet des factures de montants différents, il peut être opportun de pratiquer un lettrage automatique.

Favoriser des sauvegardes automatiques

La protection des données comptables est primordiale pour l’entreprise. Cette dernière doit utiliser correctement l’outil de maintenance du logiciel comptable en effectuant des sauvegardes régulièrement (ou en les planifiant automatiquement si le logiciel le permet).

Configurer différents profils d’utilisateurs

Lorsque l’entreprise est importante et qu’elle compte bon nombre de collaborateurs, elle doit s’assurer que tous n’aient pas accès aux données importantes. Elle doit définir des droits d’accès pour empêcher, par exemple, que n’importe qui ne puisse valider des écritures et clôturer des journaux…

Préparer la communication avec l’expert-comptable

Le logiciel de comptabilité doit permettre d’exporter les données qu’il contient afin de les injecter dans celui de l’expert-comptable de l’entreprise. Cette modalité d’exportation de données doit parfois être paramétrée en amont mais il convient de s’assurer qu’elle sera bien compatible avec le logiciel utilisé par l’expert-comptable.

Conclusion : le paramétrage d’un logiciel comptable est généralement très simple. Cette opération consiste à définir différents profils d’utilisateurs et à définir un plan de comptes. Il est ensuite question de créer des guides de saisie automatique et de favoriser le lettrage automatique. Enfin il faut effectuer des sauvegardes régulièrement et les tester.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.