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Le fichier des écritures comptables (FEC)

Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être communiqué à l’administration fiscale en cas de vérification de comptabilité. Compta-Facile fait le point sur ce fichier : A quoi sert le fichier des écritures comptables ? Quelles sont les entreprises concernées par le FEC ? Que contient-il ? Quand faut-il le remettre au vérificateur de comptabilité ? Quelle est la sanction prévue en cas de non présentation ?

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1. A quoi sert le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le FEC sert de base à certains contrôles de l’administration fiscale : tris, calculs (sommes, multiplications, divisions, soustraction, etc.), classement et recoupement des données. Il permet au vérificateur de comptabilité de :

  • S’assurer de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées,
  • Gagner du temps lors de ses contrôles,
  • Alléger son temps de présence dans l’entreprise.

Il est généré directement depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise ou de son expert-comptable.

La remise du fichier des écritures comptables fait courir le délai de 3 mois imparti à l’administration fiscale pour effectuer ses contrôles. A défaut de remise du FEC, le délai ne s’applique pas.

2. Qui est concerné par le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Tous les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de système informatisés et qui font l’objet d’une vérification de comptabilité doivent remettre une copie du fichier des écritures comptables (FEC). Cette obligation concerne donc aussi bien les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés que les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu, dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles.

Les entreprises soumises à un régime micro ne sont pas concernées par cette disposition : seules les contribuables relevant d’un régime réel d’imposition sont ici visés.

3. Depuis quand le fichier des écritures comptables (FEC) est-il obligatoire ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être communiqué à l’administration fiscale pour tous les contrôles pour lesquels l’avis de vérification de comptabilité est adressé après le 1er janvier 2014.

4. Que contient le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables est un document informatique qui contient l’ensemble des enregistrements du système comptable d’une entreprise. Voici le contenu du fichier des écritures comptables :

1. Code du journal de l’écriture comptable

2. Libellé du journal de l’écriture comptable

3. Numéro de l’écriture comptable (devant être basé sur une séquence continue)

4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable

5. Numéro de compte (compte réellement utilisée par l’entreprise, en fonction de son plan comptable)

6. Libellé de compte

7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)

9. Référence de la pièce justificative

10. Date de la pièce justificative

11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)

12. Montant au débit

13. Montant au crédit

14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)

15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)

16. Date de validation de l’écriture comptable

17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)

18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

Lorsque certaines données ne sont pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes concernées doivent être laissées vides dans le FEC ; il ne faut pas les remplir avec des « 0 » ou des « espaces ».

Il doit être généré dans un format particulier et doit comprendre l’ensemble des journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise. Les écritures d’inventaires et les écritures d’à-nouveaux doivent donc également y figurer.

5. Comment et quand remettre le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables doit être remis au vérificateur de comptabilité lors de sa première intervention sur place (cette disposition est rappelée à l’entreprise dans l’avis de vérification qui lui est envoyé).

Il peut être intégré sur tout support physique : CD, DVD, Clé USB, disque dur externe, etc.

6. Quel est le sort du fichier des écritures comptables ?

A l’issue des travaux de l’administration fiscale (aboutissant à une mise en recouvrement ou à une absence de rectification), le fichier des écritures comptables est détruit.

6. Quelle est la sanction de défaut de présentation du FEC ?

En cas de non remise du fichier des écritures comptables ou de remise d’un fichier non conformes, le contribuable s’expose à une amende de :

  • 5 000 euros lorsqu’une rectification n’a été apportée,
  • 10% des droits mis à la charge du contribuable lorsqu’une rectification a été apportée (sans que l’amende ne puisse toutefois être inférieure à 5 000 euros).

Remarque : ces dispositions s’appliquent à compter du 10 août 2014 (auparavant, l’amende s’établissait à 1 500 euros). L’amende est infligée par exercice comptable.

Parallèlement, les bases d’imposition sont évaluées d’office par l’administration fiscale.

Conclusion : depuis le 1er janvier 2014, le fichier des écritures comptables doit obligatoirement être présenté à l’administration fiscale en cas de contrôle. Il convient de s’assurer que le logiciel de l’entreprise est en mesure de générer ce fichier ou que l’expert-comptable de l’entreprise le génère bien de son coté.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

7 commentaires

  1. Merci pour cet article très intéressant !

  2. Merci pour cet article intéressant. Compta-Facile est un site que je recommande vivement !

  3. À quel moment je dois génèrer mon fichier FEC ? Il y a t il une date précise à respecter en fonction de la date de clôture de mon bilan ?

    • Thibaut Clermont
      Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Votre fichier des écritures comptables (FEC) doit être généré dès lors que vos journaux ont été validés et qu’ils ne peuvent plus faire l’objet de modification. Il est donc édité en même temps que vos comptes générés à la clôture de chacun de vos exercices comptables (états comptables définitifs).
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  4. Bonjour Thibaut,
    Encore un grand merci à vous pour cette N-ième publication parfaitement claire 🙂
    Au passage, j’ai une petite question de sens.
    Quelle différence entre 4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable et 16. Date de validation de l’écriture comptable.
    Lors de la production de mon fichier FEC, je n’ai aucune date au point 16. Pourtant, il me faut en mettre une pour valider ce fichier.
    quelle est pour vous le plus logique ?
    – la même que celle du 4 ?
    – la date de clôture annuelle de ma compta (exemple : 31/12/2015) pour toutes les écritures ?
    – la date de la pièce comptable ?
    Merci encore de votre aide.

    • Thibaut Clermont
      Thibaut Clermont

      Bonjour Olivier,
      Merci pour vos encouragements.
      Ces dates sont effectivement différentes :

      • la date de comptabilisation de l’écriture correspond celle que vous avez indiquée lors de la saisie de l’opération (c’est normalement celle qui figure sur le justificatif enregistré)
      • la date de validation de l’écriture comptable correspond à la date à laquelle vous avez validé vos écritures, en général la date à laquelle vous avez clôturé votre exercice comptable et généré vos impressions définitives (avant chaque clôture, les logiciels comptables doivent vous demander de valider vos écritures et vos journaux afin qu’il n’y ait plus de modifications possibles – c’est une obligation fiscale)

      Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, vous devez normalement clôturer votre exercice (et donc, de facto, valider vos écritures comptables) avant de générer le fichier des écritures comptables (FEC).
      J’espère vous avoir éclairé sur la question. Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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