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Logiciel de comptabilité et caisse enregistreuse : les nouvelles obligations pour 2018

Le Code Général des Impôts prévoit une nouvelle obligation pour certaines entreprises à compter du 1er janvier 2018 : s’équiper d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’une caisse enregistreuse homologué. Compta-Facile revient sur cette mesure et précise : en quoi consiste l’obligation d’avoir recours à un logiciel comptable sécurisé ? Qui concerne-t-elle ? Comment justifier le respect des conditions ? Quelles sont les conditions d’un non-respect de celles-ci ?

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Qui est concerné par l’obligation de s’équiper d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de comptabilité sécurisé ?

Toutes les personnes qui sont assujetties à la TVA qui enregistrent les règlements de ses clients dans un logiciel de comptabilité, un logiciel de gestion ou un logiciel de caisse sont concernées par cette obligation, et ce même si l’enregistrement est effectué sur un logiciel de comptabilité en ligne, sur un logiciel libre ou même sur un logiciel développé en interne par l’entreprise elle-même.

Il convient de porter une attention particulière à la notion d’assujetti à la TVA. En effet, celle-ci est différente de celle de redevable (c’est une notion beaucoup plus large) : un assujetti peut ne pas être redevable de la TVA en vertu d’une disposition de la loi par exemple. C’est notamment le cas des personnes bénéficiant de la franchise en base ou de ceux exerçant une activité exonérée de TVA. Ces personnes sont donc également soumises à cette obligation.

La date d’entrée en vigueur de cette mesure est fixée au 1er janvier 2018.

En quoi consiste l’obligation de s’équiper d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de comptabilité sécurisé ?

Les personnes concernées par cette disposition doivent utiliser un logiciel qui satisfait des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivages des données définies par l’administration fiscale (on parle également de logiciel homologué). Derrière ces termes barbares apparaissent des notions assez simples.

L’inaltérabilité

Le logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doit enregistrer touts les données d’origine relatives aux règlements et les rendre inaltérables c’est-à-dire non modifiables par écrasement. Toute correction doit apparaître clairement par le biais d’opérations d’addition ou de soustraction.

La sécurisation

Le logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doit sécuriser l’ensemble des données (données d’origine, données de modification et données permettant la production des pièces justificatives émises). Il doit garantir la restitution des données de règlement dans leur état d’origine.

La conservation

Le logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doit prévoir plusieurs clôtures : une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle (ou par exercice comptable). Des cumuls doivent être calculés à cette occasion. Les données de règlement doivent être conservées pendant 6 années.

L’archivage

Le logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité définie qui ne peut excéder l’année ou l’exercice comptable. Cette procédure fige les données et donne une date certaine aux documents. Les opérations d’archivage doivent présenter une certaine traçabilité. Une procédure de purge des données peut être prévue (sauf pour les logiciels de caisse dont la purge ne peut être que partielle).

Comment justifier le respect des conditions ?

Le respect des conditions de conformité peut être justifié, pour chaque logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse, par l’une des deux façons suivantes :

  • Par un certificat délivré par un organisme accrédité,
  • Par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel délivrée à l’assujetti de manière nominative.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de cette obligation ?

Deux sanctions doivent être distinguées :

  • La non présentation du justificatif de conformité : l’entreprise dispose d’un délai de 30 jours pour fournir l’attestation. Au-delà, elle s’expose à une amende de 7500 € par logiciel non sécurisé et certifié. Elle devra se mettre en conformité dans les 60 jours (après ce délai, l’amende peut lui être infligée à nouveau).
  • La fourniture d’un faux justificatif de conformité : cette manipulation représente un délit pénal passible de trois ans de prison et de 45 000 euros d’amende.

Conclusion : Les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse ont intérêt à vérifier leur conformité à la législation fiscale sans attendre le 1er janvier 2018.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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