Quel logiciel de comptabilité un consultant doit-il choisir ?

Les consultants doivent, pour la plupart, tenir une comptabilité sincère et régulière. Bien qu’il soit possible, en théorie, de l’établir sur des registres « papier », le recours à un logiciel de comptabilité facilite grandement la tâche. Dès lors, il convient de se poser la question « quel logiciel de comptabilité un consultant doit-il choisir ? ». Cependant, avant de rechercher un logiciel, un consultant doit prendre connaissance de l’étendue de ses besoins. Ces derniers vont, en effet, déterminer le type de logiciel adapté à son activité. Compta-Facile vous présente une publication spéciale répondant à la question : consultant, quel logiciel de comptabilité choisir ?

Un consultant doit prendre connaissance de ses obligations avant de choisir son logiciel de comptabilité

Un consultant a le choix entre différents statuts pour exercer son activité. Chacun d’entre eux présente des spécificités. Les obligations comptables et fiscales d’un consultant vont dépendre du statut juridique choisi.

Obligations comptables d’un consultant

Voici un aperçu des obligations comptables d’un consultant en fonction du statut qu’il a choisi :

(1) Consultants ayant opté pour le régime micro-BNC (également appelé régime déclaratif spécial)
(2) Consultants exerçant en nom propre ou en EIRL relevant du régime de la déclaration contrôlée
(3) Consultants ayant choisi une structure sociétale seul ou à plusieurs associés (EURL, SARL, SASU, SAS, SNC, SA…)

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→ En fonction de son statut, un consultant aura donc intérêt à opter pour un logiciel de comptabilité en particulier. Il existe, par ailleurs, pour les micro-entrepreneurs, des logiciels spécialisés capables d’éditer les livres obligatoires. Pour les consultants autorisés à tenir une comptabilité de trésorerie, des logiciels sont capables de récupérer automatiquement les relevés bancaires et de les enregistrer en comptabilité. Enfin, pour les consultants exerçant au sein de sociétés, ils doivent choisir un logiciel de comptabilité classique, comme les commerçants.

Obligations fiscales d’un consultant

Une fois encore, certaines obligations fiscales vont dépendre du statut juridique ainsi que du régime fiscal choisis. En voici une synthèse :

→ Il existe, pour les consultants qui choisissent de gérer l’intégralité de leur comptabilité eux-mêmes, des logiciels de comptabilité offrent la possibilité d’établir et d’envoyer de façon dématérialisée leurs liasses fiscales. Certains proposent également de gérer les déclarations de TVA.

Un consultant doit définir correctement ses besoins avant de choisir un logiciel de comptabilité

Le logiciel de comptabilité choisi par un consultant doit lui permettre de remplir ses obligations comptables et fiscales ; mais pas seulement. Des besoins spécifiques peuvent émerger du fait de l’organisation de l’entreprise. Ils ont une influence déterminante sur le choix du logiciel.

Les besoins d’un consultant en matière de facturation

S’agissant de l’obligation de facturation, tous les consultants sont soumis aux mêmes règles quel que soit le statut pour lequel ils optent. En effet, les dispositions applicables en la matière valent pour les professionnels au sens large du terme. Ces derniers doivent remettre à leurs clients professionnels une facture lors de chaque vente ou prestation. Des mentions doivent obligatoirement y figurer : date d’émission, numéro, date de la vente ou de l’exécution de la prestation, identité du vendeur et de l’acheteur, numéro d’identification à la TVA, désignation des biens ou services vendus, taux et montant de la TVA, total à payer et conditions de paiement applicables.

→ Les consultants qui travaillent avec des professionnels (et donc qui ont l’obligation d’émettre des factures) ont plutôt intérêt à choisir un logiciel de comptabilité qui contient un module de facturation. Par ailleurs, un suivi du recouvrement des factures peut parfois être assuré par la solution comptable. Dans le cas contraire, les consultants pourront tout de même établir leurs factures sur un tableur. L’automatisation du processus permet notamment de rien oublier de facturer et également de n’omettre aucune mention obligatoire.

Les besoins d’un consultant en matière de gestion de la trésorerie

Un consultant peut avoir besoin de visibilité au niveau de sa trésorerie. Les budgets de trésorerie répondent exactement à ce besoin. Ces états donnent une indication de l’évolution future de la trésorerie de l’entreprise compte tenu des produits qu’elle va encaisser (factures clients) et des charges qu’elle va devoir payer (factures fournisseurs, charges fiscales, charges sociales, etc.). Une fonctionnalité additionnelle du logiciel de comptabilité permet généralement de proposer un tel service.

→ Les fonctionnalités de gestion de la trésorerie et d’établissement de tableaux de bord simplifiés peuvent intéresser certains consultants. Elles sont indispensables à ceux qui émettent de nombreuses factures et/ou qui rencontrent beaucoup de dépenses.

Un consultant doit déterminer son budget  avant de choisir un logiciel de comptabilité

Une fois qu’il a déterminé avec précision l’étendue de ses besoins, un consultant doit ensuite définir son budget. Il s’agit d’évaluer la somme d’argent qu’il consacrera à l’acquisition ou à la location de sa solution de gestion comptable. Il versera ainsi un montant ponctuel ou régulier à l’éditeur du logiciel.

Le choix ne doit pas se limiter au prix. Il est, en général, conseillé de se méfier des logiciels de comptabilité gratuits ou pas chers. De nombreuses déconvenues peuvent se cacher derrière un tarif défiant toute concurrence : absence de mises à jour du logiciel, assistance téléphonique injoignable voire inexistante… L’objectif consiste à optimiser le rapport qualité/prix en faisant des arbitrages et parfois des concessions.

Dans la mesure du possible, des tests permettront au consultant de se faire une idée quant à l’utilisation du logiciel de comptabilité. Une version d’essai présente l’intérêt majeur de pouvoir apprécier l’ergonomie de la solution ainsi que sa conformité avec les besoins exprimés. Quoiqu’il en soit, une comparaison des logiciels s’avère indispensable.

Conclusion : avant de choisir un logiciel de comptabilité, un consultant a intérêt à prendre connaissance de ses obligations comptables et fiscales, à définir l’étendue de ses besoins et à se fixer un budget.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.