Comment tester efficacement un logiciel de comptabilité ?

Les entrepreneurs qui souhaitent s’équiper d’un logiciel de comptabilité doivent le tester avant de s’engager. Cette phase de test ne doit toutefois pas se faire de n’importe quelle façon. En effet, pour qu’elle soit concluante, vous devez suivre certaines étapes. Compta-Facile vous les présente ici en répondant à la question : comment tester efficacement un logiciel de comptabilité ? Concrètement, vous aurez à :

• Tester de préférence une version complète
• Paramétrer le logiciel testé à 100%
• Utiliser toutes les fonctionnalités souhaitées du logiciel
• Vérifier la conformité du logiciel à certaines lois
• Effectuer cette démarche dans le but de choisir

Tester une version complète et non une version d’essai

Les éditeurs de logiciels de comptabilité proposent, en général, deux formes de tests. Le premier consiste à avoir accès à une version d’essai, c’est-à-dire une version comportant des restrictions en termes d’utilisation. Le second correspond, quant à lui, à la mise à disposition temporaire d’une version complète du logiciel. Dans ce dernier cas, toutes les fonctionnalités sont activées et utilisables.

Pour que votre démarche soit efficace, il vaut mieux, dans la mesure du possible, éviter de tester une version d’essai. En effet, cette stratégie ne vous permettra pas de profiter pleinement de toutes les fonctionnalités du logiciel. De ce fait, vous ne pourrez apprécier l’adéquation entre vos besoins et ce que propose le logiciel. L’idéal est donc de tester une version complète.

Paramétrer le logiciel de comptabilité en phase de test

Même s’il s’agit d’un test et que vous ne travaillerez peut-être pas, à l’issue de celui-ci, sur le logiciel en question, vous devez le paramétrer correctement. Pour cela, il convient de renseigner toutes les informations relatives à :

• L’identité de votre entreprise (dénomination sociale ou nom, adresse ou siège social…) et sa forme juridique,
• Ses obligations comptables (application des règles de la comptabilité d’engagement ou de trésorerie, établissement de comptes annuels),
• Son régime d’imposition des bénéfices (BIC ou BNC, régime réel, de la déclaration contrôlé, simplifié ou micro),
• Son régime d’imposition à la TVA (mini-réel, réel simplifié ou réel normal).

Vous devez également choisir votre plan de comptes et créer vos journaux comptables. Seul un logiciel bien paramétré peut être testé efficacement.

Utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel de comptabilité testé

Pour mener à bien votre test, vous devez utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel de comptabilité. En d’autres termes, vous devez l’utiliser comme s’il s’agissait de votre propre logiciel de comptabilité. Vous pouvez notamment :

• Créer différents profils d’utilisateurs et paramétrer leurs droits respectifs ;
• Simuler des écritures comptables, les enregistrer dans différents journaux (banque, achat, vente) puis les valider ;
• Tester les fonctions de consultation de comptes puis de lettrage ;
• Prendre connaissance des états que vous pouvez générer grâce au logiciel (balance, grand-livre, journaux, bilan, compte de résultat…) ;
• Analyser les fonctions d’import-export de fichiers (pour y intégrer votre éventuelle comptabilité actuelle) ;
• Vérifier la présence de modalités de communication avec l’expert-comptable.

Vérifier la conformité, lors du test, du logiciel de comptabilité avec la législation

La législation a beaucoup évolué ces derniers temps. Le droit encadre, de plus en plus strictement, le fonctionnement des logiciels de comptabilité. L’objectif de ces dispositions légales et réglementaires consiste à limiter les cas de fraude et surtout à éviter le blanchiment d’argent.

Votre principal travail à ce niveau consiste à vérifier que le logiciel se trouve bien en mesure de générer le fameux « FEC ». Le fichier des écritures comptables est un document qui doit être remis à l’administration fiscale en cas de contrôle. A défaut, de lourdes sanctions peuvent s’appliquer.

Si votre logiciel de comptabilité fait également office de caisse, vous devez également vous assurer qu’il réponde aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. On parle de logiciel de caisse non permissif ou anti-fraude.

Tester pour mieux choisir son logiciel de comptabilité

Enfin, et c’est la finalité concrète d’une phase de test, il vous faudra choisir votre logiciel de comptabilité. Ce choix sera, nous le rappelons une nouvelle fois, plus facile à faire si vous avez exploité pleinement tous les logiciels que vous avez testés.

Il ne vous restera plus qu’à faire un bilan de chaque test, à comparer toutes les solutions comptables et à opter pour celle qui présente le meilleur rapport qualité/prix au regard de vos besoins, de vos obligations et de votre budget.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.