Faut-il acheter son logiciel de comptabilité ou le louer ?

L’achat d’un logiciel de comptabilité n’est plus obligatoire. Dorénavant, les entreprises peuvent les louer. Dans le jargon, on parle de comptabilité dans les nuages (cloud), de logiciel de comptabilité en ligne ou encore de comptabilité en mode SaaS (« software as a service »). Cependant, elles n’y trouvent pas forcément toutes leur compte. Voici quelques axes de réflexion permettant de répondre à la question : que choisir entre l’achat ou la location d’un logiciel de comptabilité ?

Acheter ou louer, critère n° 1 : la simplicité

Voici les deux principaux atouts de la location de logiciel de comptabilité par rapport à un achat :

• Aucun logiciel ne doit être installé

L’entreprise ne doit pas vérifier, au préalable, la compatibilité du logiciel avec son matériel informatique (PC ou mac) et son système d’exploitation (Windows 10, Vista, MacOS, etc.). Elle pourra l’utiliser tant qu’elle dispose d’une connexion à Internet.

• Aucune mise à jour ni maintenance ne doivent être gérées

L’entreprise ne doit pas se soucier de mettre à jour son logiciel de comptabilité (installation sur l’ordinateur ou sur le serveur et déploiement sur les postes concernés). En effet, c’est l’éditeur du logiciel qui s’en charge directement.

Cela étant dit, les installations et mises à jour, si elles sont correctement effectuées, ne sont pas un frein pour les entreprises qui disposent des compétences internes appropriées.

Acheter ou louer, critère n° 2 : la flexibilité

L’entreprise doit, avant d’acheter ou de louer, s’interroger sur la nature de son besoin : sera-t-il durable ? Ou est-il ponctuel ? Dans le premier cas, une acquisition pourra être envisagée. Pour des investissements importants, l’achat est est généralement plus rentable que la location.

Dans le second et, afin que l’entreprise « rentre dans ses frais », elle a tout intérêt à opter pour la location. En effet, dans la plupart des cas, l’abonnement est mensuel et il peut être résilié à tout moment. La location présente donc un caractère plus flexible.

Acheter ou louer, critère n° 3 : la qualité de la connexion Internet

C’est un critère simple à comprendre : une entreprise ne doit opter pour une location de logiciel de comptabilité que si elle dispose d’une bonne connexion à Internet, en matière de débit et de coupures. En effet, en cas de coupures Internet, l’application hébergée n’est plus accessible. Impossible donc, dans ce cas, d’accéder aux données comptables de l’entreprise.

Les entreprises situées dans des zones peu ou mal desservies ont donc tout intérêt à acheter un logiciel de comptabilité plutôt que de le louer.

Acheter ou louer, critère n° 4 : la confiance en l’éditeur du logiciel

Lorsque le logiciel de comptabilité est loué, toutes les données de l’entreprise sont hébergées, stockées et sécurisées par l’éditeur du logiciel. Or, certaines peuvent craindre de confier à des tiers la gestion de ces données clefs. Dans ce cas, il convient :

• Soit de s’assurer que les serveurs soient implantés dans des pays « de confiance » apportant certaines garanties en matière de protection et d’intégrité des données,
• Soit de s’orienter vers l’achat et ainsi d’assurer soi-même la sécurisation de ses données.

Par ailleurs, il faut être attentif à la législation en vigueur dans le pays où les données sont stockées. Les lois en vigueur dans certains pays permettent, par exemple, à certains organismes d’avoir accès aux informatiques stockées dans les serveurs qui s’y trouvent. C’est notamment le cas du « Patriot Act » aux États-Unis.

Acheter ou louer, critère n° 5 : le coût de la solution

Sur le long terme, louer un logiciel de comptabilité coûte généralement plus cher que l’acheter. En effet, outre le coût lié à l’utilisation du logiciel, le prix de la location tient également compte des coûts de stockage sur des serveurs, des coûts de maintenance de ses derniers et des coûts supportés pour la sécurisation des données.

En cas d’achat, il convient toutefois de souligner que ces frais sont supportés directement par l’entreprise. Pour que cette solution soit rentable, l’entreprise doit donc disposer des ressources humaines et matérielles nécessaires pour amortir ces frais.

Acheter ou louer, critère n° 6 : les spécificités liées à l’activité

Certaines activités nécessitent des applications comptables développées « sur mesure ». On les appelle des solutions métiers. Or, celles-ci ne sont que rarement disponibles à la location. Dans la plupart des cas, elles sont vendues.

Dans cette hypothèse, l’achat du logiciel de comptabilité permettra également de le personnaliser, de le modifier ou de l’améliorer afin de l’adapter au mieux aux besoins de l’entreprise.

Conclusion : faut-il acheter ou louer son logiciel de comptabilité ? Il n’existe pas de solution idéale mais une solution adaptée aux besoins d’une entreprise. Chacune d’elle pourra faire son choix en étudiant les 6 critères recensés ci-dessus et en comparant les différentes solutions.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.