Nos conseils pour choisir son cloud et y tenir sa comptabilité

En comptabilité, le cloud est une solution qui présente de nombreux avantages. Mais faire sa comptabilité en ligne bouleverse quelque peu l’organisation comptable et administrative d’une entreprise. Compta-Facile vous formule cinq conseils afin sélectionner le bon cloud et y tenir correctement sa comptabilité :

• Définir ses besoins
• Vérifier la conformité à la législation
• Favoriser une solution intuitive
• Préférer les applications « tout en un »
• Opter pour un éditeur reconnu

Conseil n° 1 : choisir un cloud adapté à ses besoins

Le premier conseil, et le plus essentiel, consiste à définir l’étendue des besoins de l’entreprise avant de se lancer dans la recherche d’un cloud comptable. Bon nombre d’entreprises ont recours à des solutions de gestion en ligne non adaptées à leurs besoins et paient, par conséquent, des fonctionnalités inutiles. Cela engendre indéniablement un surcoût pour l’entreprise.

Voici les principales questions permettant de définir les besoins d’une entreprise en matière de cloud :

• L’entreprise a-t-elle besoin d’une solution comptable uniquement ? Ou d’une solution commerciale couplée à une solution comptable ? Gère-t-elle sa facturation depuis un autre support ?
• De combien d’accès a-t-elle besoin ? Doit-elle définir des droits avec certaines restrictions en fonction de profils d’utilisateurs ?
• A-t-elle besoin de stocker des documents sur un espace en ligne ? Si oui, de quelle quantité de stockage va-t-elle avoir besoin ?
• Sa comptabilité est-elle volumineuse (nombre d’écritures comptables) ?

Conseil n° 2 : s’assurer que le logiciel soit conforme à la législation

Il convient de vérifier que la solution comptable respecte les normes en vigueur, qu’il soit conforme à la législation fiscale et qu’il permette, le cas échéant, d’éditer divers états.

A titre d’exemple, le logiciel doit permettre :

• D’exporter le fichier des écritures comptables (FEC), dont l’obligation de présentation est prescrite par le livre des procédures fiscales (article L. 47 A I) ;
• De dématérialiser les données fiscales et comptables de fin d’année en format EDI-TDFC ;
• De ne pas être en mesure de modifier ou de supprimer une écriture validée (respect du principe du caractère intangible ou de l’irréversibilité des écritures) ;
• Ou encore de stocker les documents comptables et fiscaux en ligne pendant une durée suffisante (en général, 3 ou 6 ans).

Conseil n° 3 : opter pour une solution standard paramétrable rapidement et facilement

Certains clouds comptables nécessitent des formations particulières. Elles sont parfois gratuites, parfois facturées en supplément et leur durée est variable (elle s’étend de l’heure à la journée). Il convient ici de s’assurer que la formation ne soit pas trop lourde pour l’entreprise.

De plus, cette dernière devra impérativement exiger une prise en main rapide et simple sur son cloud. Cela passe, par exemple, par la proposition d’un plan comptable standard que l’entreprise pourra personnaliser en fonction de ses spécificités.

Conseil n° 4 : gagner du temps au quotidien

Une solution de gestion comptable en ligne efficace doit permettre de dégager du temps sur le terrain administratif et comptable. Les bons clouds proposeront notamment :

• Une gestion commerciale complète (allant de la génération d’un devis à l’édition de la facture) et intégrée à la comptabilité (déversement automatique des factures de ventes dans le journal correspondant en comptabilité) ;
• Des outils et traitements automatisés facilitant le quotidien (trames et guides de saisie comptable par exemple) ;
• Des tableaux de bord et autres outils de gestion permettant d’avoir une visibilité au niveau de l’activité ;
• Et des échanges de données (importations/exportations) avec le logiciel utilisé par l’Expert-Comptable de l’entreprise.

Conseil n° 5 : choisir un prestataire reconnu

Il est recommandé de sélectionner un prestataire disposant d’une certaine renommée dans le domaine des logiciels de comptabilité en ligne (notoriété), ne serait-ce que pour s’assurer :

• de la qualité de la sécurité liée aux données hébergées par le prestataire,
• d’un engagement sur la continuité du service,
• de la présence d’équipes techniques joignable rapidement et à tout moment de la journée,
• du déploiement de mises à jour et de correctifs en temps réel afin de se conforter à l’évolution de la législation.

Conclusion : la tenue de la comptabilité dans un cloud nécessite un travail préalable de réflexion afin de sélectionner le prestataire le plus apte à répondre aux besoins de l’entreprise.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.