Faire sa comptabilité en ligne, les grands principes

Publié le 7 min
Ecrit par Thibaut Clermont

Les logiciels de comptabilité en ligne (en mode Cloud ou Saas) prennent une place de plus en plus importante dans l’organisation des TPE et PME. Compta-Facile fait le point sur la comptabilité en ligne en répondant aux questions : qu’est-ce que la comptabilité en ligne ? qui a intérêt à le faire ? Comment la tenir ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ?

faire sa comptabilite en ligne

Faire sa comptabilité en ligne, qu’est-ce que c’est ?

Faire sa comptabilité en ligne consiste à louer un accès à un logiciel de comptabilité sur Internet et à y tenir sa comptabilité, en suivant la démarche présentée ci-dessous.

Le programme ne doit pas être installé sur l’ordinateur de l’entreprise. Il est hébergé directement sur les serveurs de l’éditeur de logiciel de comptabilité en ligne. Chaque utilisateur peut y accéder à distance depuis un matériel informatique disposant d’une connexion Internet (PC, Mac, tablette, smartphone…).

Qui peut faire sa comptabilité en ligne ?

Les logiciels de comptabilité en ligne s’adressent à un public particulier. En général, il s’agit des très petites entreprises (TPE) ou des petites et moyennes entreprises (PME). Les entreprises de taille plus importante n’ont jamais recours à ce type de solution de gestion comptable. Elles utilisent, pour la plupart, des progiciels de gestion intégrée (PGI) qui gèrent la quasi-intégralité de leurs processus.

Par ailleurs, certaines activités nécessitent l’utilisation de solutions spécialisées appelées « solutions métiers« . Celles-ci requièrent des paramétrages particuliers et des mises à jour récurrentes. Ces solutions, individuelles et visant un public beaucoup moins large, sont très rarement proposées en ligne.

Pourquoi faire sa comptabilité en ligne ?

Faire sa comptabilité en ligne présente de nombreux avantages notamment parce que tenir sa comptabilité sur Internet l’une des solutions les plus simples à mettre en oeuvre :

  • L’inscription est très rapide,
  • L’utilisation du logiciel ne nécessite aucune installation préalable,
  • Les mises à jour sont assurées directement par l’éditeur de logiciel
  • Et le logiciel peut être sollicité 24 heures sur 24.

De plus, la comptabilité est accessible partout et à tout moment, tant qu’une connexion Internet à relativement bon débit est disponible. Elle ne nécessite plus forcément qu’un ordinateur puisque les éditeurs mettent maintenant l’accent sur les tablettes et les smartphones.

Ensuite, le recours à une solution comptable en ligne est généralement moins coûteux que l’achat d’une licence classique. Certaines offres démarrent aux alentours de 10 euros hors taxes par mois.

Pour finir, cette offre présente toujours autant de flexibilité au terme de son utilisation, et notamment en cas de changement de logiciel comptable). La facturation se faisant tous les mois, l’entreprise peut facilement changer de prestataire.

Comment faire sa comptabilité en ligne ?

Voici les étapes à suivre pour faire sa comptabilité en ligne.

Bien choisir son logiciel de comptabilité en ligne

Tous les logiciels de comptabilité en ligne ne se valent pas. Sur le plan fonctionnel, ils proposent des offres plus ou moins étendues dont la sélection se fait au moyen de modules payants qui peuvent vite faire grimper la note. Les conseils pour choisir un cloud que nous vous avons dévoilés valent aussi pour le logiciel en ligne.

Le premier (et le plus important) consiste à faire un point précis sur l’étendue des besoins de l’entreprise en répondant de manière exhaustive aux questions :

  • De quoi va-t-elle avoir besoin précisément ?
  • S’agit-il uniquement d’un logiciel de comptabilité ? Si oui, doit-il proposer l’édition de comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ?
  • Quel est le volume d’écritures comptables estimé ?
  • Est-il nécessaire d’y gérer également les devis et la facturation ?
  • Combien de personnes vont-elles y avoir accès ?
  • Un espace de stockage est-il requis ?

Le deuxième consiste à choisir un logiciel de comptabilité en ligne développé par un prestataire reconnu. L’entreprise limitera ainsi les risques de non-conformité à la réglementation comptable et à la législation fiscale. Surtout, elle se prémunira contre le risque de disparition de l’application (ou de l’absence définitive de mises à jour). Par ailleurs, cela permet de garantir une certaine sécurité des données informatiques. En effet, les éditeurs connus disposent généralement d’importantes équipes de développeurs et de ressources conséquentes pour protéger les données qu’ils hébergent.

Enfin, lorsque l’entreprise a recours à un expert-comptable, il faut s’assurer que le logiciel est compatible avec celui de l’expert-comptable. L’objectif consiste, à minima, de vérifier qu’il permettra de générer un fichier d’export pour une intégration dans le logiciel du professionnel. Quoiqu’il en soit, il est important de procéder à la comparaison de plusieurs logiciels de comptabilité en ligne avant de s’engager.

Paramétrer correctement son logiciel de comptabilité en ligne

Trouver le logiciel de comptabilité en ligne qui correspond à ses besoins est une bonne chose mais cela ne suffit pas. Encore faut-il le paramétrer correctement :

  • Créer différents profils d’utilisateurs et paramétrer l’étendue de leur pouvoir en matière d’utilisation (admin, opérateurs de saisie, réviseur, etc.),
  • Définir le plan comptable et personnaliser les comptes généraux en fonction des caractéristiques de l’entreprise,
  • Créer, personnaliser et utiliser des comptes auxiliaires,
  • Paramétrer des guides de saisie automatiques afin de gagner du temps lors de la saisie comptable,
  • Planifier des sauvegardes automatiques et effectuer des exports de données régulièrement.

S’entourer des services d’un expert-comptable

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, l’expert-comptable représente le conseiller privilégié de l’entreprise. Il est d’ailleurs le seul habilité à tenir la comptabilité des entreprises. Mais, bien évidemment, y avoir recours engendre un coût parfois non négligeable pour une entreprise. Cependant, lorsqu’elle opte pour une solution comptable en ligne et qu’elle gère elle-même sa comptabilité, l’expert-comptable peut effectuer une simple mission de présentation des comptes annuels. Cette dernière s’avère largement moins coûteuse qu’une externalisation complète de la comptabilité.

Cela étant dit, le professionnel du chiffre dispose d’un panel d’interventions très large. Il touche de nombreux domaines (pas seulement comptables). Par conséquent, il peut conseiller l’entreprise dans tous ses choix afin de s’assurer qu’elle opte pour les meilleures formules (fiscales, juridiques, sociales ou comptables). Il se trouve en mesure de l’accompagner dans son développement.

Quels inconvénients rencontre-t-on lorsqu’on fait sa comptabilité en ligne ?

La comptabilité en ligne présente toutefois certains inconvénients. Tout d’abord, y opter nécessite de maîtriser le jargon comptable. Si vous n’avez aucune connaissance en comptabilité ou en gestion, il vaut mieux éviter d’y avoir recours ou plutôt d’opter pour un logiciel comptable en ligne ultra simplifié. Il pourra s’agir, par exemple, d’un logiciel qui ne vous demandera pas d’indiquer des numéros de compte mais uniquement des libellés d’opérations (exemple : achats de marchandises au lieu du compte « 607 »). Cette solution classera automatiquement les opérations dans les comptes adéquats du plan de comptable de l’entreprise.

Ensuite, cette solution ne convient pas à toutes les activités et à toutes les tailles d’entreprise. Parfois, le recours à un logiciel « classique » s’impose.

Enfin, lorsqu’une entreprise choisit un logiciel de comptabilité en ligne, elle doit s’assurer de ne retenir que des applications dont elle a besoin. Beaucoup d’entre elles choisissent des modules faisant l’objet d’une facturation alors qu’elles n’utilisent pas.

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Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.

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2 commentaires

  • Vince

    Effectivement, il existe une offre assez conséquente de logiciels de gestion commerciale et comptable...

  • Alexandre

    Personnellement je recherche un logiciel simple :
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    - Grand Livre
    - Balance
    - Édition Bilan et Compte d'exploitation
    Paramétrage simple
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    Qui ?

    Thibaut Clermont

    Bonjour,
    Je vous invite à consulter notre article : comment choisir son logiciel de comptabilité en ligne ? Il répondra probablement à certaines de vos questions. Pour ce qui est de "la perle rare", je vous invite à effectuer des présélections de différents logiciels et à les tester sur une courte période. Vous serez le plus à-même de faire votre choix à l'issue de cette phase de test.
    Bon courage et n'hésitez pas à nous faire un retour à votre niveau ! Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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