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Le logiciel de comptabilité en ligne

De nombreux éditeurs de logiciels proposent des solutions de gestion comptable en ligne. Ces logiciels de comptabilité en ligne présentent une particularité : ils ne sont pas installés sur les équipements informatiques d’une entreprise mais hébergés directement par l’éditeur sur des serveurs et mis à la disposition des utilisateurs au moyen d’une connexion Internet. Compta-Facile vous présente ici le logiciel de comptabilité en ligne autour de quatre axes : sa définition, ses avantages, ses inconvénients ainsi que les critères de choix.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Par définition et comme son nom l’indique, un logiciel de comptabilité en ligne est avant tout un logiciel de comptabilité. Il s’agit donc d’une solution de gestion comptable présentant de nombreuses fonctionnalités. Tout d’abord, il permet de tenir la comptabilité d’une entreprise qui se trouve dans l’obligation d’en présenter une. Cette solution de gestion va recueillir l’ensemble des enregistrements comptables préalablement saisis et les centraliser afin d’aboutir à la présentation d’états de synthèse (souvent appelés des « états financiers » et composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe).

Certains logiciels de comptabilité vont encore plus loin en termes de fonctionnalités. Ils peuvent aider à établir des déclarations fiscales (TVA, TVS, CFE, CVAE…) et être composés de modules complémentaires permettant, par exemple, d’intégrer la gestion commerciale (il sera alors possible d’éditer des devis, de faire des factures et de gérer les transactions avec les tiers), la gestion des immobilisations (calcul et intégration des dotations aux amortissements ainsi que des plus ou moins-values de cession) et même la gestion de la paie (établissement des bulletins de paie, calcul des charges sociales, etc.). Dans ce cas, il sera préférée le terme « solution de gestion en ligne ».

Un logiciel de comptabilité n’est généralement utile qu’aux entreprises qui choisissent de tenir elle-même (en tout ou partie) leur comptabilité. Les solutions « en ligne » sont, dans la plupart des cas, adaptées aux petites et moyennes entreprises.

Pour plus d’informations à ce sujet : est-il obligatoire d’avoir un logiciel de comptabilité ? Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Quels sont les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Un logiciel de comptabilité, au sens large du terme c’est-à-dire qu’il soit installé en mono-poste (ou sur un réseau) ou accessible par Internet (en ligne), présente de nombreux avantages.  Il permet, en premier lieu, de gagner du temps et de limiter le risque d’erreur. En effet, si l’entreprise le paramètre correctement au préalable et qu’elle utilise tous les outils à sa disposition pour optimiser le processus de saisie comptable (création de guides de saisie, trames, lettrage automatique sous certaines conditions, etc.), elle réalisera un gain de temps important.

De plus, si elle le place au centre de son organisation, c’est-à-dire qu’il représente effectivement le support de diffusion de l’information, le logiciel de comptabilité permettra d’assurer l’unicité de l’information (toutes les informations émaneront de ce dernier, ce qui limite la probabilité de commettre des erreurs, d’avoir des informations qui ne sont pas à jour ou de saisir des doublons).

Enfin, le logiciel de comptabilité est un outil de pilotage d’une entreprise. Il permet de répondre à la question « où en est l’entreprise ? » ainsi qu’à la question « où va l’entreprise ? ». Les réponses à ces questions sont apportées par l’établissement de comptes synthétisant le présent (ce que possède l’entreprise vs ce qu’elle doit ainsi que le résultat des opérations réalisées au cours d’un exercice comptable – ce sont les comptes annuels composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe ou encore toute situation comptable intermédiaire établie à la discrétion de l’entreprise) ou l’avenir (ce sont des comptes prévisionnels généralement connus sous le nom de business plan ou de prévisionnel financier). Et c’est le logiciel de comptabilité qui sert de base à la construction de ces éléments.

En comparaison avec un logiciel de comptabilité « classique », le logiciel de comptabilité en ligne présente l’avantage incontestable d’être accessible partout, tant que l’utilisateur dispose d’une connexion Internet ; alors même qu’un logiciel de comptabilité classique ne sera disponible que sur un seul poste de travail ou sur un réseau privé. Par ailleurs, le prix payé comprend généralement un panel de prestations assez large dont : la mise à jour automatique (afin de s’assurer de la conformité du logiciel avec les dispositions fiscales, sociales ou comptables), une assistance téléphonique, etc. Enfin, lorsque l’entreprise travaille avec un expert-comptable, le logiciel de comptabilité en ligne permet de pallier aux difficultés générées par une relation à distance (l’expert-comptable peut récupérer les données de son client directement par Internet, sans avoir à se déplacer ou à demander des exports par email).

Pour plus d’informations à ce sujet : les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne.

Quels sont les inconvénients d’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Un logiciel de comptabilité en ligne n’est malheureusement pas sans inconvénients et il est important de les connaître.

Tout d’abord, en matière de coût, un logiciel de comptabilité est généralement plus onéreux pour une entreprise qu’un logiciel de comptabilité « classique ». Il convient toutefois de nuancer ces propos étant donné les prestations supplémentaires qu’il offre. Dans certains cas, l’intégration des données existantes (ou à l’inverse, l’exportation des données lorsque l’entreprise a choisi de changer de logiciel de comptabilité) est facturée en supplémentaire.

Ensuite, en matière d’adaptabilité, il est généralement peu (et même pas du tout) flexible. Aucun développement supplémentaire propre à l’entreprise n’est rendu possible. En d’autres termes, le logiciel de comptabilité en ligne est standardisé pour toutes les entreprises utilisatrices (même s’il propose un paramétrage propre à chacune d’entre elles comme la faculté de personnaliser leur plan comptable par exemple).

Enfin, le logiciel de comptabilité en ligne peut présenter un risque de sécurité ou de confidentialité en ce qui concerne les données qu’il contient. En effet, étant donné que ces dernières sont stockées sur des serveurs possédés par l’éditeur de logiciel ou loués par celui-ci, elles sont soumises à un risque de piratage. Cet inconvénient doit être relativisé car si l’entreprise possède ces données sur son propre matériel informatique, c’est elle qui est sujette à ce risque (elle doit donc se protéger en conséquence).

Pour plus d’informations à ce sujet : les inconvénients d’un logiciel de comptabilité en ligne.

Comment choisir un logiciel de comptabilité en ligne ?

Avant de choisir son logiciel de comptabilité en ligne, il convient de respecter une démarche spéciale et commencer par faire un point sur les besoins réels et précis de l’entreprise en matière d’utilisation du logiciel : souhaite-t-elle tenir uniquement sa comptabilité ? Veut-elle y gérer l’établissement de ses factures et suivre le règlement de ses clients ? Possède-t-elle des immobilisations qui requiert un suivi particulier ? Combien d’utilisateurs y auront accès ? Existe-t-il des limites au niveau du volume d’écritures comptables ? L’entreprise exerce-t-elle une activité nécessitant le recours à une solution spécialisée ? Ce dernier point est essentiel car, en effet, les logiciels de comptabilité en ligne généralistes ne sont pas adaptés à toutes les professions. Parfois, il est nécessaire d’utiliser des logiciels spécialisés dans le secteur d’activité de l’entreprise (ils sont appelés des « solutions métiers »). C’est notamment le cas des entreprises de BTP qui doivent suivre l’avancement de leurs chantiers ou des professions libérales pour lesquelles seule une comptabilité de trésorerie peut être tenue. Réussir la sélection de son logiciel de comptabilité en ligne nécessite une préparation exhaustive.

Afin de pallier aux inconvénients présentés précédemment, il est généralement conseillé d’opter pour un logiciel de comptabilité en ligne proposé par un éditeur reconnu dans ce domaine. Cela permettra notamment de s’assurer de la pérennité du logiciel, de présenter des gages de qualité en matière de sécurisation des données, de disposer d’équipes techniques compétentes à tout moment et de bénéficier de mises à jour en temps réel. Les éditeurs de logiciels les plus connus dans ce domaine sont : Sage One, Ciel, Cegid, EBP…

Enfin, le dernier conseil pour choisir un logiciel de comptabilité est de comparer. Il est nécessaire d’effectuer une comparaison des logiciels de comptabilité en ligne présents sur le marché et, si cela est proposé par les éditeurs, de les tester afin de se fonder sa propre opinion sur le sujet.

Pour plus d’informations à ce sujet : choisir un logiciel de comptabilité en ligne.

Conclusion : un logiciel de comptabilité en ligne est un logiciel de comptabilité qui hébergé directement par son éditeur et qui est accessible par une entreprise via une connexion Internet. Il présente des avantages et des inconvénients et il convient d’être attentif quant à son processus de sélection.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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