Le logiciel de comptabilité en ligne
De nombreux éditeurs de logiciels proposent des solutions de gestion comptable en ligne. Ces logiciels de comptabilité en ligne présentent une particularité : ils ne sont pas installés sur les équipements informatiques d’une entreprise mais hébergés directement par l’éditeur sur des serveurs et mis à la disposition des utilisateurs au moyen d’une connexion Internet. Compta-Facile vous présente ici le logiciel de comptabilité en ligne autour de quatre axes : sa définition, ses avantages, ses inconvénients ainsi que les critères de choix.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?
Par définition et comme son nom l’indique, un logiciel de comptabilité en ligne est avant tout un logiciel de comptabilité. Il s’agit donc d’une solution de gestion comptable présentant de nombreuses fonctionnalités. Tout d’abord, il permet de tenir la comptabilité d’une entreprise qui se trouve dans l’obligation d’en présenter une. Cette solution de gestion va :
- Recueillir l’ensemble des enregistrements comptables et les centraliser,
- Afin d’aboutir à la présentation d’états de synthèse (composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe).
Certains logiciels de comptabilité vont encore plus loin en termes de fonctionnalités. Ils peuvent aider à établir des déclarations fiscales (TVA, TVS, CFE, CVAE…) et être composés de modules complémentaires permettant, par exemple, d’intégrer la gestion commerciale (il sera alors possible d’éditer des devis, de faire des factures et de gérer les transactions avec les tiers), la gestion des immobilisations (calcul et intégration des dotations aux amortissements ainsi que des plus ou moins-values de cession) et même la gestion de la paie (établissement des bulletins de paie, calcul des charges sociales, etc.). Dans ce cas, il sera préférée le terme « solution de gestion en ligne ».
Un logiciel de comptabilité n’est généralement utile qu’aux entreprises qui choisissent de tenir elle-même (en tout ou partie) leur comptabilité. Les solutions « en ligne » sont, dans la plupart des cas, adaptées aux petites et moyennes entreprises.
Quels sont les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne ?
Un gain de temps et une réduction du risque d’erreur
Un logiciel de comptabilité, au sens large du terme c’est-à-dire qu’il soit installé en mono-poste (ou sur un réseau) ou accessible par Internet (en ligne), présente de nombreux avantages. Il permet, en premier lieu, de gagner du temps et de limiter le risque d’erreur. En effet, si l’entreprise le paramètre correctement au préalable et qu’elle utilise tous les outils à sa disposition pour optimiser le processus de saisie comptable (création de guides de saisie, trames, lettrage automatique sous certaines conditions, etc.), elle réalisera un gain de temps important.
De plus, si elle le place au centre de son organisation, c’est-à-dire qu’il représente effectivement le support de diffusion de l’information, le logiciel de comptabilité permettra d’assurer l’unicité de l’information. Dans ce cas de figure, toutes les informations émaneront de ce dernier, ce qui limite la probabilité de commettre des erreurs, d’avoir des informations qui ne sont pas à jour ou de saisir des doublons…
Un outil de gestion performant
Enfin, le logiciel de comptabilité est un outil de pilotage d’une entreprise. Il permet de répondre à la question « où en est l’entreprise ? » ainsi qu’à la question « où va l’entreprise ? ». Les réponses à ces questions sont apportées par l’établissement de comptes synthétisant le présent (ce que possède l’entreprise vs ce qu’elle doit ainsi que le résultat des opérations réalisées au cours d’un exercice comptable – ce sont les comptes annuels composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe ou encore toute situation comptable intermédiaire établie à la discrétion de l’entreprise) ou l’avenir (ce sont des comptes prévisionnels généralement connus sous le nom de business plan ou de prévisionnel financier). Et c’est le logiciel de comptabilité qui sert de base à la construction de ces éléments.
Une solution utilisable presque partout
En comparaison avec un logiciel de comptabilité « classique », le logiciel de comptabilité en ligne présente l’avantage incontestable d’être accessible partout, tant que l’utilisateur dispose d’une connexion Internet ; alors même qu’un logiciel de comptabilité classique ne sera disponible que sur un seul poste de travail ou sur un réseau privé. Par ailleurs, le prix payé comprend généralement un panel de prestations assez large dont : la mise à jour automatique (afin de s’assurer de la conformité du logiciel avec les dispositions fiscales, sociales ou comptables), une assistance téléphonique, etc. Enfin, lorsque l’entreprise travaille avec un expert-comptable, le logiciel de comptabilité en ligne permet de pallier aux difficultés générées par une relation à distance (l’expert-comptable peut récupérer les données de son client directement par Internet, sans avoir à se déplacer ou à demander des exports par email).
Pour plus d’informations à ce sujet : les avantages d’un logiciel de comptabilité en ligne.
Quels sont les inconvénients d’un logiciel de comptabilité en ligne ?
Un logiciel de comptabilité en ligne n’est malheureusement pas sans inconvénients et il est important de les connaître.
Tout d’abord, un logiciel de comptabilité coûte généralement plus cher qu’un logiciel de comptabilité « classique ». Il convient toutefois de nuancer ces propos étant donné les prestations supplémentaires qu’il offre. Dans certains cas, l’intégration des données existantes (ou à l’inverse, l’exportation des données lorsque l’entreprise a choisi de changer de logiciel de comptabilité) est facturée en supplémentaire.
Ensuite, en matière d’adaptabilité, il est généralement peu (et même pas du tout) flexible. Aucun développement supplémentaire propre à l’entreprise n’est rendu possible. En d’autres termes, le logiciel de comptabilité en ligne est standardisé pour toutes les entreprises utilisatrices.
Enfin, le logiciel de comptabilité en ligne peut présenter un risque de sécurité ou de confidentialité en ce qui concerne les données qu’il contient. Le risque de piratage existe si l’éditeur du logiciel n’a pas pris la peine de sécuriser correctement ses équipements informatiques (ce qui est très rare en pratique).
Pour plus d’informations à ce sujet : les inconvénients d’un logiciel de comptabilité en ligne.
Comment choisir un logiciel de comptabilité en ligne ?
Analyser l’étendue des besoins de l’entreprise
Avant de choisir son logiciel de comptabilité en ligne, il convient de respecter une démarche spéciale. Il faut tout d’abord commencer par faire un point sur les besoins réels de l’entreprise : souhaite-t-elle tenir uniquement sa comptabilité ? Veut-elle y gérer l’établissement de ses factures et suivre le règlement de ses clients ? Possède-t-elle des immobilisations qui requiert un suivi particulier ? Combien d’utilisateurs y auront accès ? Existe-t-il des limites au niveau du volume d’écritures comptables ? L’entreprise exerce-t-elle une activité nécessitant le recours à une solution spécialisée ?
Il faut avoir à l’esprit que les logiciels de comptabilité en ligne généralistes ne sont pas adaptés à toutes les professions. Parfois, il faut avoir recours à des logiciels spécialisés dans le secteur d’activité de l’entreprise (on parle de « solutions métiers »). Il s’agit notamment des entreprises de BTP qui doivent suivre l’avancement de leurs chantiers ou des professions libérales pour lesquelles seule une comptabilité de trésorerie peut être tenue. Réussir la sélection de son logiciel de comptabilité en ligne nécessite donc une bonne préparation.
Opter pour une solution qui a fait ses preuves
En pratique, on conseille d’opter pour un logiciel de comptabilité en ligne développé par un éditeur reconnu dans ce domaine. Cela permet notamment de :
- S’assurer de la pérennité du logiciel,
- Présenter des gages de qualité en matière de sécurisation des données,
- Disposer d’équipes techniques compétentes à tout moment,
- Bénéficier de mises à jour en temps réel.
Comparer différentes solutions de gestion en ligne
Enfin, le dernier conseil pour choisir un logiciel de comptabilité est de comparer. Il est nécessaire d’effectuer une comparaison des logiciels de comptabilité en ligne présents sur le marché et, si cela est proposé par les éditeurs, de les tester afin de se fonder sa propre opinion sur le sujet.
Pour plus d’informations à ce sujet : choisir un logiciel de comptabilité en ligne.
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Conclusion : un logiciel de comptabilité en ligne constitue une solution accessible grâce à Internet. C’est son éditeur qui en assure l’hébergement. Ce type de solution présente des avantages et mais n’est pas sans inconvénients.
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