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Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Le marché des logiciels de comptabilité est marqué, depuis plusieurs années, par l’apparition de logiciels de comptabilité utilisables directement sur Internet. Ces logiciels de comptabilité en ligne ont pris une part de marché plutôt importante à l’heure actuelle et ils connaissent déjà de nombreuses évolutions. Compta-Facile revient sur la définition d’un logiciel de comptabilité en ligne en répondant à la question : qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?

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Caractéristiques d’un logiciel de comptabilité en ligne

Par définition, l’on rappelle tout d’abord qu’un logiciel de comptabilité est un programme informatique comptable et financier qui permet d’effectuer la tenue de la comptabilité d’une entreprise. Il traduit en termes monétaires toutes les opérations effectuées par une entreprise (achats à ses fournisseurs, ventes à ses clients, rémunérations de ses salariés, etc.). Pour plus d’informations quant à l’obligation d’y avoir recours : le logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?

Un logiciel de comptabilité en ligne présente les mêmes caractéristiques qu’un logiciel de de comptabilité « classique » à l’exception près qu’il n’est pas installé sur le matériel informatique de l’entreprise mais sur des serveurs gérés par l’éditeur du logiciel lui-même. Ainsi, il est accessible depuis n’importe quel PC ou Mac dans la mesure où il dispose d’une connexion Internet. Une identification ainsi qu’un mot de passe sont, bien évidemment, exigés. Il existent deux modes à l’heure actuelle : le mode « Application Service Provider » (ASP) ou le mode « Software as a Service » (SaaS). En pratique, il n’existe quasiment aucune différence significative entre ces deux modes sauf en ce qui concerne les possibilités de personnalisation de l’application (plus importantes dans le cas du mode Saas).

Le logiciel de comptabilité en ligne est une alternative à l’achat d’un logiciel de comptabilité. Cette offre séduit de nombreuses TPE et PME. Les entreprises de taille plus importante n’y ont généralement pas recours étant donné que leurs besoins nécessitent des développements sur mesure (elles lui préféreront généralement un progiciel de gestion intégré – PGI). Il existe deux principales familles de logiciels de comptabilité en ligne :

  • Les logiciels généralistes (ce sont des logiciels standardisés dont l’objectif est de répondre aux besoins les plus courants des entreprises – Sage One en est un exemple),
  • Les logiciels spécialistes (ce sont des logiciels qui répondent à un besoin précis – les solutions métiers par exemple).

Les logiciels de comptabilité en ligne font l’objet d’une location (et non d’un achat comme les logiciels classiques). Ils présentent certains avantages mais sont aussi porteurs d’inconvénients. Pour prendre connaissance des critères de choix entre l’achat et la location : faut-il acheter son logiciel de comptabilité ou le louer ?

Fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité en ligne

La fonction première d’un logiciel de comptabilité en ligne est de tenir la comptabilité d’une entreprise (pour connaître les obligations des entreprises en la matière : la comptabilité est-elle obligatoire ?). Ainsi, toute entreprise qui y a recours va devoir y :

  • Créer et paramétrer son plan comptable général,
  • Ouvrir des journaux auxiliaires (journal d’achat, de vente, de banque, de caisse, d’opérations diverses, etc.),
  • Saisir des enregistrements comptables en jonglant avec la notion de débit et celle de crédit,
  • Procéder à certains ajustements en fin d’année afin de respecter certains principes comptables.

Le logiciel de comptabilité en ligne centralise toutes les écritures saisies afin de regrouper les opérations en fonction des comptes auxquels elles sont rattachées et va permettre d’établir des comptes financiers composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe. Entre temps, une révision des comptes s’impose afin de vérifier qu’aucune erreur n’a été commise lors de la saisie comptable.

D’autres fonctionnalités sont venues se greffer à la première. Certaines revêtent un caractère plutôt fiscal (génération et édition de la liasse fiscale, établissement et aide au remplissage des déclarations de TVA) tandis que d’autres ont directement trait à l’organisation interne de l’entreprise et à son fonctionnement économique (devis, facturation et suivi des règlements). Toute la gestion commerciale d’une entreprise peut parfois y être gérée. Enfin, d’autres besoins peuvent y être comblés, notamment en matière sociale (bulletins de paie, déclaration des charges sociales) ou même juridique.

Évolutions des logiciels de comptabilité en ligne

Les logiciels de comptabilité en ligne vont connaître une évolution importante. Celle-ci est notamment générée par la recherche de l’automatisation de la comptabilité. L’idée ici est de limiter l’intervention humaine et donc de favoriser les processus d’intégration automatique de la comptabilité. En d’autres termes, l’opérateur de saisie est amené à ne saisir que certaines écritures comptables, le reste étant récupéré automatiquement par le logiciel en ligne au moyen de plateformes spécialisées utilisant des procédés d’échange sécurisés.

C’est notamment le cas de la récupération automatique des relevés bancaires ou de la reconnaissance automatique des factures (numérisation et saisie automatique des factures d’achats et de ventes).

Conclusion : un logiciel de comptabilité en ligne est, par définition, un logiciel de comptabilité avant tout. La seule différence réside dans son accessibilité (le logiciel de comptabilité classique n’étant installé qu’en local chez l’utilisateur). Une attention particulière doit toutefois être prêtée quant à sa sélection.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d’information sur la comptabilité, l’expert-comptable et les prévisions financières.
Site rattaché au réseau FCIC-MEDIA, comprenant notamment LeCoinDesEntrepreneurs, Entreprises-et-droit et LeGuideDuBusinessPlan.

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