Comment ne pas se perdre dans sa comptabilité ?

Les entreprises contraintes de tenir une comptabilité sont toutes concernées par la problématique de l’organisation comptable. Ainsi, elles ont l’obligation de gérer une partie du processus comptable, même si elles choisissent de déléguer leur comptabilité à un expert-comptable. Et elles peuvent vite s’y perdre. Compta-Facile vous donne quelques conseils pour ne pas vous perdre dans la comptabilité de votre entreprise.

Bien trier ses justificatifs comptables

Que vous assumiez vous-même la saisie comptable ou non, vous devez portez une attention particulière au tri. Vos pièces comptables doivent suivre un classement rigoureux afin de ne pas vous faire perdre de temps (et donc d’argent). Cela vous permettra de gagner également en efficacité : vous retrouverez vos justificatifs plus rapidement en cas de besoin.

Pour classer vos pièces comptables, il vous suffit de créer des dossiers papiers (classeurs) ou numériques en fonction des opérations auxquelles ils se rapportent. Vous devez donc regrouper, au sein de dossiers différents, vos factures d’achats, factures de ventes, relevés bancaires, états de paie, déclarations fiscales…

Ensuite, il convient de les trier dans un certain ordre. Les factures de ventes se trient généralement en fonction de leur numéro (ou par client et par numéro), les factures d’achats par ordre chronologique (ou par fournisseurs et par date), les relevés bancaires par ordre chronologique…

Il faut avoir à l’esprit qu’une bonne organisation comptable commence dès la réception des papiers.

Établir un calendrier des échéances comptables et fiscales

Bien gérer la comptabilité de son entreprise, c’est ne rater aucune échéance. Pour garantir le respect des délais impartis, faites un point sur vos obligations déclaratives, même si vous les déléguez à un expert-comptable. Vous devez avoir connaissance de la nature des déclarations à produire et de leur date limite de dépôt. Cela vous permettra d’établir un rétro-planning des travaux à prévoir chaque année. Tous les domaines sont concernés :

• Comptable : date de clôture de l’exercice comptable, date d’arrêté des comptes ;
• Juridique : date limite fixée pour l’assemblée générale ordinaire annuelle, délai à respecter pour l’émission du rapport de gestion ;
• Fiscal : date limite de dépôt des déclarations de TVA, du paiement de la CET ou des autres taxes, délai accordé pour la télétransmission de la liasse fiscale ;
• Social : date limite de déclaration des charges sociales et d’envoi des DSN…

Ensuite, il vous suffit de noter les échéances dans votre agenda papier ou électronique. L’idéal est de programmer des rappels avant chaque date limite (une semaine avant par exemple).

Paramétrer et utiliser correctement son logiciel de comptabilité

Lorsqu’une entreprise prend la décision de gérer elle-même au moins une partie de sa comptabilité, elle doit choisir un logiciel de comptabilité. Cette étape, cruciale, ne doit pas être négligée. Dans votre processus de sélection, vous devez veiller à vous sentir à l’aise avec la solution de gestion et vérifier que cette dernière répondent bien à vos besoins.

Ensuite, il vous faut le paramétrer de façon complète et exhaustive. Cela consiste notamment à :

• Renseigner toutes les informations demandées par le logiciel ;
• Configurer différents profils d’utilisateurs, le cas échéant ;
• Choisir un plan de comptes adapté à l’entreprise et à son activité ;
• Ouvrir des journaux auxiliaires (achats, ventes, banque, caisse, opérations diverses) ;
• Créer autant de comptes auxiliaires « clients » et « fournisseurs » que nécessaires ;
• Planifier des sauvegardes automatiques.

Par ailleurs, vous devez favoriser l’automatisation de votre comptabilité. Certaines astuces vont vous permettre de gagner du temps lors de vos travaux : récupération automatique des folios bancaires, création de guides de saisie automatiques, intégration automatique des factures de ventes, mise en place d’un lettrage automatique…

Mettre à jour sa comptabilité à jour dès que possible

Le traitement des documents au fil de leur réception (classement et saisie ou transmission à l’expert-comptable pour saisie) évite de les laisser s’accumuler. Surtout, cette bonne pratique permet de ne pas perdre,
ultérieurement, un temps précieux.

En effet, beaucoup d’entrepreneurs se perdent dans leur comptabilité parce qu’ils ne s’en occupent que trop tardivement, parfois même lors de la clôture des comptes. Le traitement peut donc intervenir plus d’un an après la réception des documents. Dans ces conditions, il devient difficile de s’y retrouver. La recherche de justificatifs manquants s’avère également compliquée.

En d’autres termes, n’attendez pas la fin d’année pour mettre de l’ordre dans votre comptabilité.

Conclusion : pour ne pas se perdre dans sa comptabilité, il faut trier correctement ses papiers, établir un rétro-planning de ses obligations, paramétrer et utiliser efficacement son logiciel comptable et mettre à jour sa comptabilité dès que possible

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.