Comment organiser la comptabilité d’une entreprise ?

Toutes les entreprises doivent s’organiser sur le plan comptable ; non seulement dans le but de respecter les obligations auxquelles elles sont soumises mais également pour connaître en temps réel l’état de leur santé financière. Compta-Facile vous propose une fiche complète répondant à la question : comment procéder à l’organisation de sa comptabilité ?

Organisation générale de la comptabilité d’une entreprise

La comptabilité générale est un système d’organisation de l’information financière ayant pour objectif de traduire en termes chiffrés les différents échanges d’une entreprise avec son environnement et de fournir une synthèse concernant ces derniers. Pour une présentation plus complète : définition et rôle de la comptabilité.

Une entreprise peut s’organiser de deux façons différentes en matière de comptabilité :

• la gérer en interne (l’entreprise assume seule l’ensemble des travaux comptables et s’organise en conséquence)

• la déléguer à un tiers (elle va déléguer la gestion de sa comptabilité en tout ou partie à un expert-comptable)

Organiser sa comptabilité en interne

Modalités d’organisation

Lorsque la comptabilité est gérée en interne, l’entreprise doit organiser sa branche « comptabilité » elle-même. Dans les TPE et les PME, la fonction comptable est généralement assumée par le dirigeant. Dans les plus grandes entreprises, un service comptable est spécialement créé à cet effet (des embauches de comptables et de chefs comptables ont ainsi lieu).

Les tâches suivantes seront notamment effectuées par les équipes de l’entreprise :

• choix et personnalisation du plan comptable applicable à l’entreprise,
• réception des documents, saisie comptable, numérotation et classement des pièces comptables,
• établissement des déclarations fiscales (TVA, CVAE, CFE, déclaration de résultat, etc.),
• réalisation des travaux d’inventaire, établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) et dépôt au greffe du tribunal de commerce,
• clôture des comptes, éditions des états financiers définitifs, reprise des à-nouveaux, ouverture de l’exercice suivant et comptabilisation des extournes.

Pour plus d’informations : faire sa comptabilité soi-même, comptabilité des TPE.

Avantages de l’organisation en interne de la comptabilité

L’indéniable avantage de cette solution réside dans la maîtrise du processus : l’entreprise conserve la supervision directe de l’établissement des comptes et des diverses tâches qui en découlent. L’information peut généralement être retrouvée plus rapidement qu’en cas d’externalisation.

Les plus grandes entreprises trouvent un intérêt supplémentaire : la liaison de la comptabilité avec leur système d’information (PGI par exemple). Lorsque leurs services (gestion commerciale, gestion des approvisionnements, gestion des en-cours, etc.) puisent les informations dans une base de données communes, l’intégration de la comptabilité va permettre de gagner en efficacité et en fiabilité. Il sera, par exemple, possible de prévoir des relances automatiques de clients dont les créances ne sont pas réglées en temps et en heure. Les erreurs liées à la double-saisie pourront également être évitées.

Généralement, cette solution est moins onéreuse que d’avoir recours aux services d’un expert-comptable.

Inconvénients de l’organisation en interne de la comptabilité

Lorsque le dirigeant tient lui-même la comptabilité de son entreprise sans être spécialisé dans ce domaine, il néglige parfois un temps précieux : celui qu’il consacrerait en temps normal à son activité opérationnelle et au développement de ses affaires. C’est son principal inconvénient.

D’autre part, il se prive des conseils d’un expert-comptable et des bénéfices générés par son accompagnement comptable et fiscal.

Enfin, cette solution est moins flexible en cas d’embauche de salariés.

Externaliser sa comptabilité

Modalités d’organisation

Lorsque la comptabilité est externalisée, l’entreprise s’approprie les services d’un expert-comptable pour effectuer tout ou partie de ses travaux comptables. L’étendue de la mission confiée à l’expert-comptable, qui sera consignée dans un document appelé lettre de mission, va dépendre des besoins formulés par l’entreprise. Elle peut aller de la simple mission présentation des comptes annuels à une mission complète de tenue de la comptabilité.

Les formules les plus couramment proposées sont :

• l’externalisation totale : l’expert-comptable gère toute la comptabilité de l’entreprise du début (saisie comptable) à la fin (production des états financiers),
• l’externalisation partielle : l’entreprise procède à la saisie des pièces comptables et elle prépare le bilan de fin d’année. L’expert-comptable révise les comptes et dresse le bilan annuel.

Il convient de souligner ici que seul un expert-comptable est habilité à tenir la comptabilité d’une entreprise (la loi lui confère un monopole dans ce domaine).

Pour plus d’informations : externaliser sa comptabilité.
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Avantages de l’externalisation

Avoir recours à un expert-comptable présente de nombreux avantages et permet tout d’abord de sécuriser la gestion de la comptabilité au sein d’une entreprise. En effet, ce professionnel du chiffre s’assure que la comptabilité soit conforme aux lois et aux règlements et que l’entreprise soit à jour de ses obligations fiscales. D’ailleurs, lorsqu’il commet des erreurs ou manque à certains de ses devoirs imposés par son code de déontologie, il met en cause sa responsabilité civile, pénale ou disciplinaire. L’entreprise pourra, sous certaines conditions, se retourner contre lui.

Deuxième avantage conféré par l’externalisation : la centralisation des informations financières au sein d’un seul et unique interlocuteur. L’expert-comptable a toutes les cartes en main pour conseiller au mieux l’entreprise et son dirigeant.

Inconvénients de l’externalisation

Cette solution est malheureusement la plus coûteuse pour une entreprise. Le tarif pratiqué par un expert-comptable contribue à former un coût généralement plus élevé que celui des salaires du personnel comptable.

Enfin, la récupération de certaines informations peut parfois s’avérer longue, surtout lorsque le professionnel est peu disponible (en période fiscale par exemple). Cela est susceptible d’occasioner un manque de réactivité de la part de l’entreprise.

Conclusion : organiser la comptabilité d’une entreprise revient à prendre la décision d’assumer en interne l’établissement des tâches comptables ou, au contraire, à les déléguer à un expert-comptable. Chaque formule présente des avantages et des inconvénients à prendre en compte dans le raisonnement.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.