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Bien saisir un relevé bancaire en comptabilité

Les relevés bancaires constituent des pièces comptables qu’il faut saisir dans le logiciel comptable lorsque l’entreprise assure elle-même la tenue de sa comptabilité. La saisie d’un relevé bancaire donne lieu à des enregistrements comptables appelés écritures. Compta-Facile vous dévoile comment bien saisir un relevé bancaire dans un logiciel comptable.

saisir relevé bancaire

1. La saisie comptable d’un relevé bancaire

Tout d’abord, il convient de rappeler que les relevés bancaires doivent faire l’objet d’un enregistrement comptable dans la comptabilité d’une entreprise (ce sont des pièces comptables à part entière).

En pratique (et nous l’avons déjà souligné à de nombreuses reprises), il est conseillé de comptabiliser les relevés bancaires dans un journal spécialement créé à cet effet : un journal de banque (qui se distingue, par exemple, du journal des achats ou du journal des ventes, dans lesquels il sera nécessaire de saisir les factures fournisseurs et les factures clients). Un journal de banque se présente habituellement comme suit :

Jour Moyen de paiement N° de compte Libellé Débit Crédit
X
X 512000 Centralisation

Jour : doit être saisi dans cette colonne le jour de la réalisation du fait générateur du mouvement de trésorerie. Par exemple la date d’émission du chèque, la date de remise en banque (remise de chèque), la date d’échéance d’effets de commerce, etc.

Moyen de paiement : dans certains logiciels, cette ligne s’intitule « numéro de pièce ». Elle correspond à la référence précise du moyen de paiement. Il s’agira, par exemple, d’y inscrire le numéro de chèque (CHQ XXX).

Numéro de compte : il s’agit du numéro du compte concerné par le mouvement en question. Il peut s’agir d’un tiers (client, fournisseur ou salarié), d’un établissement bancaire (remboursement de prêt), etc. Lorsque l’entreprise a créé des comptes auxiliaires, une colonne supplémentaire doit être renseignée (numéro de compte auxiliaire). Par exemple : 401000 (compte général) DURAND (compte auxiliaire).

Libellé : il convient d’insérer le libellé précis de l’opération (par exemple : « paiement de la facture n° … »).

Débit-crédit : selon le sens du mouvement du compte, il sera nécessaire d’utiliser la colonne « débit » (paiement d’un fournisseur, du salaire net d’un employé) ou la colonne « crédit » (encaissement d’un client).

Centralisation : un journal de trésorerie doit obligatoirement être soldé par un compte financier, en général un compte 512 « Banques ».

Remarque : lorsque l’entreprise a ouvert des comptes dans plusieurs établissements bancaires, elle peut transférer des fonds d’un compte vers l’autre. Le compte à utiliser est le compte 58 « Virements internes ». Ce compte doit obligatoirement être soldé à la clôture de l’exercice.

La saisie se fait généralement dans un logiciel de comptabilité. En cas de besoin, nous vous recommandons de tester la version du logiciel de gestion suivante :

2. Bien saisir un relevé bancaire : nos conseils

Vérifier que le journal de banque soit bien équilibré

Avant d’enregistrer les écritures saisies dans le journal de banque, il convient de s’assurer que celui-ci soit bien équilibré, autrement dit que le total des sommes figurant dans la colonne « débit » est bien égal à celui figurant dans la colonne « crédit ». A défaut, l’écriture sera déséquilibrée et générera une balance comptable incorrecte.

Rapprocher le solde du journal de banque avec celui du relevé bancaire

Le premier contrôle à effectuer à l’issue de la saisie du relevé bancaire (et le plus important) consiste à rapprocher le solde du journal de banque (autrement dit, le solde du compte 512 « Banques ») avec le solde figurant sur le relevé bancaire ; étant précisé ici qu’un solde débiteur dans les comptes de l’entreprise se traduira par un solde créditeur sur le relevé bancaire. Il peut arriver qu’un écart apparaisse du fait de la différence de traitement : dans le journal de banque, les écritures sont comptabilisées à leur date de fait générateur (l’émission du chèque par exemple) alors que dans le relevé bancaire, les chèques ne figurent que lorsqu’ils sont débités (c’est-à-dire encaissés par le créancier). Cela peut donner lieu à l’établissement d’un état de rapprochement bancaire.

Paramétrer le lettrage lors de la saisie du relevé bancaire

Certains logiciels de comptabilité propose un type de lettrage particulier : le lettrage en saisie du relevé bancaire. Ce procédé permet, lorsqu’un compte lettrable est mouvementé (un compte client ou fournisseur par exemple), de lier immédiatement l’opération de trésorerie avec la facture correspondante. Pour plus d’informations sur le lettrage : le lettrage des comptes de tiers.

Bien classer et conserver les relevés bancaires

Les relevés bancaires, en ce sens où ils représentent des justificatifs comptables, doivent être conservés pendant un certain délai. Il est conseillé de les conserver pendant au moins 10 ans (voir notre article : délai de conservation des documents comptables). De plus, il est recommandé de les ranger dans un classeur spécial (un classeur « Banque » ou, si l’entreprise dispose de plusieurs établissements bancaires, un classeur par agence) par ordre chronologique.

Conclusion : la saisie des relevés bancaires est essentielle en comptabilité. Elle constitue une tâche basique généralement négligée. Pourtant, correctement effectuée, elle permet un gain de temps considérable lors de la révision des comptes et ainsi de bien préparer le bilan comptable.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

9 commentaires

  1. Bonjour,
    Je tiens à vous remercier pour toutes ces explications pratiques qui me permettent de bien assimiler et intégrer clairement les cours théoriques que j’avais suivis.
    Quand vous parlez de la saisie du relevé bancaire, Est-ce qu’il faut le saisir du premier au dernier jour du mois ou saisir uniquement les opérations manquantes dans le compte 512. Je suis un peu confuse car pour moi c’est ça le rapprochement bancaire. A quoi sert la saisie du relevé bancaire ?
    J’espère que ma question est un peu claire
    Je vous remercie par avance pour votre réponse
    Cordialement
    Mina

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Lorsque vous saisissez vos écritures bancaires, vous devez comptabiliser toutes les écritures qui figurent sur votre relevé bancaire à la date d’émission ou de réception du paiement. Les chèques doivent, par exemple, être comptabilisés dès qu’ils sont émis (cette date est différente de celle figurant sur le relevé bancaire ; c’est pourquoi vous devrez généralement effectuer en fin de mois des états de rapprochement bancaire). Pour le reste, la plupart des dates comptables coïncident avec les dates bancaires (vous pouvez donc vous baser sur le relevé bancaire pour comptabiliser les opérations).
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  2. Bonjour,
    Je vous remercie pour votre réponse.
    Bien clair pour moi.
    Cordialement
    Mina

  3. Merci beaucoup pour votre article. Je voudrais savoir si toutes les écritures BQ doivent être saisies d’abord dans un autre journal (vente, achat, caisse ou opération divers) afin de justifier les montants encaissés ou payés. J’ai vu mon prédécesseur a saisie 631300 « Participation à la formation professionnelle » directement dans journal BQ. Merci de votre réponse.

  4. Bonjour,

    Voici une question :
    Les extraits bancaires peuvent ils suffirent comme justificatif de dépense pour une entreprise, ou faut-il obligatoirement un document de caisse ou une facture correspondante?
    Merci pour votre réponse.
    Cordialement.
    TG

  5. Bonjour,

    J’ai une SAS, j’ai un retard sur les comptes de 2015 car mon comptable est décédé et je dois tout reprendre. J’ai un délai d’1 mois.
    Pour faire le bilan et les comptes annuels, puis-je juste saisir les relevés bancaires?
    Il n’y a pas de salarié, pas de TVA, et chiffre d’affaire bas.

    Merci pour votre réponse.

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Vous pouvez tenir une comptabilité de trésorerie sous certaines conditions et notamment en cas d’option pour la comptabilité super simplifiée. Je vous laisse le soin de vérifier que vous remplissiez effectivement les conditions pour en bénéficier. Attention toutefois, à la clôture de l’exercice, vous devrez tout de même comptabiliser les créances et les dettes et passer vos écritures d’inventaire.
      Bon courage. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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