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Comment choisir son logiciel de facturation ?

De nombreuses entreprises sont confrontées au dilemme du choix de leur logiciel de facturation. Il en existe une multitude et tous ne se valent pas. Comment choisir son logiciel de facturation ? Compta-Facile vous propose une fiche complète pour guider l’entreprise dans la recherche du logiciel de facturation qui répond le mieux à ses besoins.

choisir son logiciel de facturation

1.Utilisation et fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Utilité d’un logiciel de facturation

Le logiciel de facturation est l’un des logiciels les plus utilisés par l’entrepreneur, lorsqu’il doit éditer des factures de ventes à l’attention de ses clients. Il en existe une multitude sur le marché, les plus complets d’entre eux proposent notamment une intégration automatique des factures de ventes dans la comptabilité de l’entreprise.

Fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Les fonctions usuelles d’un logiciel de facturation sont :

  • la génération de devis paramétrables et personnalisables ;
  • la gestion des clients (création de fiches « clients », paramétrages, etc.) ;
  • l’édition de factures de ventes en bonne et due forme (contenant les mentions obligatoires prévues par la loi – pour approfondir : comment faire une facture ?) ;
  • le suivi des règlements (encaissement des clients) ;
  • la visualisation de tableaux de bord (en fonction de l’évolution des encaissements prévus).

Elles sont toutefois plus ou moins étendues selon la gamme choisie par l’entreprise ; certains logiciels allant même jusqu’à gérer le catalogue de produits de l’entreprise. Il faut souligner que ces derniers tendent à se rapprocher des logiciels de gestion commerciale.

2. Nos conseils pour choisir son logiciel de facturation

Avant d’investir dans un logiciel de facturation, il convient d’identifier précisément les besoins de l’entreprise ainsi que son budget et de suivre les conseils suivants.

Tenue de la comptabilité

Le premier point, et sans doute le plus importante, et de savoir si l’entreprise va gérer sa comptabilité elle-même en interne ou si elle va déléguer la tenue de sa comptabilité à un Expert-Comptable (sur la comparaison entre les deux méthodes : tenir sa comptabilité ou la confier à un expert-comptable ?).

Lorsqu’elle gère l’intégralité du processus, il sera préférable d’opter pour un pack « tout-en-un » avec :

A l’inverse (c’est-à-dire lorsqu’elle a recours aux services d’un expert-comptable), un logiciel de facturation pourra suffir. Il conviendra, dans ce cas, de s’assurer que l’expert-comptable y aura un accès et que les modalités d’intégration des factures de ventes dans la comptabilité soient facilitées.

La solution Sage One est un exemple de logiciel qui permet de gérer ses devis, ses factures et sa comptabilité de manière simplifiée dans le Cloud.

Mise à jour de la comptabilité

Comme nous l’avons évoqué plus haut, certains logiciel de facturation proposent un déversement automatique des factures de ventes. Autrement dit, toutes les données collectées dans le logiciel de facturation sont transformées en écritures comptables et injectées dans la comptabilité :

  • de manière automatique (depuis le logiciel de facturation directement dans le logiciel de comptabilité)
  • de façon manuelle (génération d’un fichier depuis le logiciel de facturation et import de ce dernier via le logiciel de comptabilité)

Cette fonctionnalité permet de limiter le risque d’erreur lors de la saisie comptable.

Ergonomie du logiciel de facturation

Un logiciel de facturation doit être, pour son utilisateur, clair et intuitif. La navigation doit être fluide avec une interface simple. La présence de tutoriels sera particulièrement appréciée.

Comparaison des logiciels de facturation

Outre les aspects techniques, le prix est également un critère décisif dans le choix d’un logiciel. Attention toutefois à ne pas tomber dans la spirale générée par la « recherche du moins cher ». En effet, cette démarche peut conduire à ne retenir comme critère de choix que le prix (la qualité du produit est susceptible de s’en faire ressentir).

Possibilités de personnalisation

Il est indispensable que le logiciel de facturation propose des fonctionnalités de personnalisation comme, par exemple, l’ajout d’un logo propre à l’entreprise ou le choix de la nature (ou de la taille) de la police ou encore une mise en page aux couleurs de l’entreprise.

Qualité du service client

Un service client compétent et réactif est appréciable pour tout utilisateur de logiciel. Attention toutefois, certains éditeurs de logiciel facturent cette prestation en supplément de la licence octroyée pour l’utilisation du logiciel.

Octroi d’une période d’essai gratuite

Rien de tel que de tester un logiciel avant de l’acheter. De nombreux logiciels sont disponibles en version d’essai pendant une période limitée allant généralement de 7 à 30 jours. Les fonctionnalités de la version d’essai pourront être limitée mais cette phase de test permettra à l’utilisateur de se fonder sa propre opinion sur l’ergonomie du logiciel et son adéquation avec les besoins de l’entreprise.

Sécurisation des données de logiciel de facturation en ligne

Lorsque l’entreprise opte pour un logiciel de facturation en ligne (en mode SaaS par exemple) il convient de veiller à ce que les données hébergées par le prestataire soient stockées sur un espace sécurisé. La renommée de l’éditeur pourra jouer en ce sens.

Conclusion : choisir son logiciel de facturation est une étape décisive ayant un impact sur le fonctionnement d’une entreprise.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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