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Comment faire une facture ?

Une facture est un document écrit établi par un commerçant sous certaines formes et dans certaines conditions. Compta-Facile vous présente sa fiche permettant de savoir comment faire une facture en bonne et due forme.

comment faire une facture

1. Est-il obligatoire de faire une facture ?

Toute personne qui réalise une activité économique à titre indépendant (vente ou prestation de services) avec un autre professionnel doit remettre une facture. Celle-ci est établi par ses soins, par son client (autofacturation) ou encore par un tiers (sous-traitance de facturation) en son nom et pour son compte et sous réserve qu’un mandat ait été accepté et signé par le vendeur.

2. Quand faire une facture ?

La facture doit, en principe, être émise dès la réalisation de la vente ou de la prestation de services et, au plus tard :

  • le jour de la livraison des marchandises ;
  • le dernier jour de l’exécution du service.

Pour les livraisons intracommunautaires de biens exonérées de TVA et les prestations de services pour lesquelles la taxe est autoliquidée par le preneur, la facture doit être délivrée au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la marchandise a été livrée ou le service exécuté.

3. Comment faire une facture ?

Les mentions obligatoires d’une facture

Les factures émises à l’attention d’un professionnel doivent comporter les mentions obligatoires suivantes :

  • Nom et adresse du vendeur ou du prestation de services (raison sociale et siège social pour une société),
  • Numéro individuel d’identification à la TVA du fournisseur (sauf pour certaines factures dont le montant hors taxes est inférieur à 150 euros),
  • Nom, adresse (raison sociale et siège social) du client,
  • Forme de la société du vendeur ou du prestataire suivie de sa dénomination sociale,
  • Montant du capital social,
  • Numéro d’identification et mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe du vendeur / prestataire,
  • Diverses mentions relatives à l’état de la société (« en liquidation » par exemple ou « location gérance »),
  • Numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue),
  • Date d’émission de la facture,
  • Date de la vente ou de la prestation de services (si elle est différente de la date d’émission),
  • Pour chaque bien livré ou service rendu, l’indication de la quantité et de la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et tout rabais, remise ou ristourne acquis,
  • Taux de TVA applicable ou, le cas échéant, la mention du bénéfice d’une exonération,
  • Montant de la TVA à payer,
  • Mention « Autoliquidation » pour les opérations bénéficiant de ce régime,
  • Mention « Autofacturation » lorsque la facture est établie par le client,
  • Date à laquelle le règlement doit intervenir,
  • Conditions d’escompte applicable en cas de paiement anticipé,
  • Taux des pénalités de retard,
  • Montant de l’indemnité forfaitaire pour faire de recouvrement.

Vous pouvez gérer l’établissement de vos factures, le suivi de leur règlement et leur traitement comptable avec une solution comptable.

Le format d’une facture

Une facture peut être générée en format papier ou en format électronique. Elle doit être délivrée à l’acheteur, même si celui-ci n’en fait pas la demande.

L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Ainsi, en cas de transmission par voie électronique, il est recommandé d’utiliser une signature électronique « qualifiée » ou un message structuré selon une norme convenue entre les parties.

Remarque : une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée et envoyée par courrier électronique constitue, sur le plan fiscal, une facture papier. Pour qu’elle soit considérée comme électronique, la facture numérisée doit être sécurisée par une signature électronique de quelque niveau que ce soit et l’émetteur doit conserver la facture sous les deux formats (papier et électronique). Le récepteur sera considéré comme ayant reçu une facture électronique et il pourra la conserver en format dématérialisé. Cette tolérance devait prendre fin du 31 décembre 2014 mais elle a été reconduite :
– jusqu’au 1er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés et chiffre d’affaires ou total de bilan n’excédant pas 2 000 000 €) ;
– jusqu’au 1er janvier 2019 pour les PME (moins de 250 salariés et chiffre d’affaires n’excédant pas 50 000 000 € ou total de bilan n’excédant pas 43 000 000 €) ;
– jusqu’au 1er janvier 2018 pour les ETI (moins de 5 000 salariés et chiffre d’affaires ne dépassant pas 1 500 000 € ou total de bilan ne dépassant pas 2 000 000 €) ;
– jusqu’au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (chiffre d’affaires supérieur à 1 500 000 € ou total de bilan supérieur à 2 000 000 € ou effectif d’au moins 5 000 salariés).

4. Combien de temps une facture doit-elle être conservée ?

Le vendeur et l’acheteur doivent conserver chacun un exemplaire de la facture pendant un délai d’au moins 3 ans à compter de la vente ou de la prestation de services. Toutefois, en pratique, il est recommandé de les conserver pendant au moins 10 ans.

Pour connaître le traitement comptable d’une facture : saisir une facture d’achat ou une facture de vente.

Conclusion : l’établissement d’une facture est obligatoire entre professionnel. Elle doit contenir de nombreuses mentions obligatoires et être conservée au minimum 10 ans.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

2 commentaires

  1. Bonjour,
    Nous avons changé de système d’information il y a quelques mois. Certaines factures ont été émises sans TVA, par erreur. Elles sont parties en EDI chez le client, qui bien entendu a réclamé des factures avec TVA. Notre informaticien a cru bien faire, en modifiant directement les fichiers EDI, qu’il a ensuite renvoyés au client. Donc il y a incohérence entre les factures reçues par le client, et celles que nous avons en compta.
    J’ai proposé que nous émettions des avoirs pour annuler ces factures, et de nouvelles factures pour les remplacer. On m’a répondu que c’était hors de question, sinon nous passerions pour des charlots aux yeux du client. De plus les avoirs ne sortent pas en EDI. Ni les factures correctives (émises manuellement, alors que les premières sont émises automatiquement par job de nuit, à partir des expéditions).
    Après pas mal de discussions en interne avec le service informatique et le service logistique, nous sommes dans l’impasse. Impossible de mettre tout le monde d’accord. Et impossible de lettrer les règlements avec les factures, et le problème grossit chaque jour, puisqu’on parle de plusieurs clients importants.
    Finalement on me propose d’émettre des factures « de TVA uniquement ». Est-ce bien autorisé ? J’ai un sérieux doute.
    Pour couronner le tout, le client a récemment demandé une copie papier des factures reçues en EDI. Donc même numéro de facture, bien entendu. Nous ne pouvons pas les fournir, pour les raisons exposées ci-dessus. Sauf si on les reproduit hors du système (excel, word, que sais-je…)
    Je ne demande pas de solution technique, c’est à nous de nous débrouiller, en revanche j’aimerais savoir où trouver plus d’infos sur ce qui est autorisé : a-t-on l’obligation d’avoir exactement les mêmes documents en compta que le client, ou est-ce que 2 factures (une pour le HT et une pour la TVA) contre une, à la rigueur, c’est acceptable ?
    Merci d’avance

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Je rejoins votre position à savoir, qu’à mon sens, il convient d’établir des avoirs pour la totalité du montant hors taxes facturés sans TVA puis d’établir immédiatement de nouvelles factures comportant la TVA. Vous annulerez ainsi vos anciennes factures erronées avec les avoirs et constaterez les bons montants avec les nouvelles factures émises. Et, par dessus tout, vous et votre client disposerez des mêmes pièces justificatives.
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

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