Calendrier des travaux comptables de l’entreprise
A l’exception des entrepreneurs individuels qui bénéficient du régime micro, toutes les entreprises ont des obligations comptables à respecter au titre de chaque exercice comptable.
Nous allons vous proposer un calendrier des principaux travaux comptables d’une entreprise et des obligations liées à la comptabilité. Ce calendrier aborde les principaux travaux comptables de manière globale ; chacun d’entre eux étant détaillé dans des articles séparés.
Remarque : cet article concerne toutes les entreprises commerciales à l’exception des micro-entreprises qui ont des obligations simplifiées.
Tout au long de l’exercice : la tenue de la comptabilité
Toute les entreprises commerciales, du commerçant exerçant en nom propre à la société, ont l’obligation de tenir une comptabilité.
Il convient donc de procéder chronologiquement à l’enregistrement de tous les mouvements comptables affectant le patrimoine de l’entreprise. Chaque écriture comptable doit être appuyée par un justificatif (factures de ventes, facture d’achat, relevé bancaire…). Cette manipulation est appelée la saisie comptable.
L’entreprise tient obligatoirement un livre-journal, un grand-livre et un livre d’inventaire (ce livre a été supprimé pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2016). Des journaux auxiliaires, centralisés ensuite dans ces états, sont souvent mis en place pour des raisons pratiques.
Concrètement, tout au long de l’exercice comptable, on procède à l’enregistrement :
- des achats et frais généraux dans le journal des achats,
- des ventes ou prestations de services effectuées dans le journal des ventes,
- des opérations de trésorerie dans le journal appropriée : journal de banque, journal de caisse,
- et des opérations diverses : déclarations de TVA et écritures de paie notamment.
Périodiquement, il convient de lettrer les comptes de tiers (affecter un repère reliant une écriture à une autre : une créance ou une dette avec son règlement), notamment les comptes clients et fournisseurs..
Éventuellement en cours d’exercice : les situations comptables
En cours d’exercice, une entreprise peut avoir besoin de réaliser des situations comptables intermédiaires.
Réaliser une situation comptable consiste à effectuer des états comptables intermédiaires qui ne seront pas déposés aux impôts.
La procédure à suivre au niveau comptable est donc la même que celle liée à l’établissement des comptes de l’exercice (que nous aborderons plus loin).
A la clôture de l’exercice : réalisation de l’inventaire
Tout les 12 mois, les entreprises ont l’obligation de contrôler l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine.
Pour cela, il convient de réaliser un inventaire (faire l’inventaire des stocks, celui des immobilisations, etc.), qui a généralement lieu à la date de clôture de l’exercice comptable pour des raisons pratiques.
Les opérations de fin d’exercice et les comptes annuels
Après la clôture de l’exercice, l’entreprise doit procéder à l’enregistrement des opérations de fin d’exercice afin de pouvoir établir ses comptes annuels.
Il conviendra de procéder à la révision des comptes, à leur justification et à l’enregistrement des opérations de fin d’exercice. Parmi les plus courantes : les dotations aux amortissements, les charges à payer, les produits à recevoir, les factures non parvenues, les charges constatées d’avance, les provisions pour risques et charges, la comptabilisation du stock, les provisions pour dépréciations sur les éléments d’actifs, les provisions d’impôts et de taxes. On appelle cela les travaux d’inventaire.
Lorsque les opérations de fin d’exercice sont terminées, l’entreprise peut procéder à l’établissement de ses comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe comptable.
Remarque : les petites entreprises sont désormais dispensées de produire une annexe comptable et certaines bénéficient d’un allègement en matière de présentation : simplifications comptables pour les petites entreprises.
La clôture définitive, les éditions, les à-nouveaux et les extournes
Lorsque établissement des comptes annuels d’un exercice comptable est définitivement terminé, il convient de procéder à :
- la clôture définitive de l’exercice et à l’édition des documents comptables obligatoires.
- l’édition des livres comptables obligatoires : livre-journal, grand-livre et livre d’inventaire (qui doivent être conservés pendant 10 ans).
Suite à la clôture définitive de l’exercice, les écritures d’à-nouveaux doivent être enregistrées à l’ouverture de l’exercice suivant. Il s’agit ici de reprendre les soldes des comptes de bilan présents à la clôture de l’exercice précédent.
Remarque : il vaut mieux reprendre les comptes auxiliaires avec le détail des opérations non lettrées plutôt que les soldes des comptes auxiliaires pour des raisons pratiques.
Enfin, il convient d’extourner toutes les provisions qui ont été comptabilisées pour la réalisation des comptes annuels de l’exercice précédent : écritures de stock, factures non parvenues, charges constatées d’avance, charges à payer…
Le dépôt des comptes annuels et l’affectation du résultat
Après avoir établi les comptes annuels, il convient pour les sociétés de les soumettre à l’assemblée générale des associés ou des actionnaires afin d’obtenir leur approbation (ou leur refus). Pour les SARL, les EURL, les SA et les SASU, cette assemblée doit être réunie dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable. Pour les SAS, aucun délai n’est fixé par la loi et il convient de se référer aux dispositions prévues dans les statuts (en l’absence de celles-ci, les instances comptables recommandent de tenir cette assemblée dans ce même délai de 6 mois).
Ensuite, l’entreprise dispose d’un délai d’un mois à compter de la date d’assemblée afin de procéder au dépôt des comptes annuels au RCS (ce délai est porté à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique). C’est à l’occasion de ce dépôt que les micro-entreprises pourront demander la confidentialité des comptes annuels (ils seront inopposables aux administrations et à la Banque de France).
Enfin, il faut procéder à l’affectation du résultat sur l’exercice suivant. Pour les personnes morales, il convient de se référer à ce qui a été prévu dans le procès-verbal de l’assemblée générale ayant statué sur l’affectation du résultat ou dans la décision de l’associé unique (pour les sociétés unipersonnelles). Pour les entreprises individuelles, le résultat de l’exercice est basculé dans le compte de l’exploitant (compte 108).
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