Pourquoi acheter un logiciel de comptabilité ?

Investir dans un logiciel comptable est une décision cruciale pour toute entreprise, peu importe sa taille ou son activité. Compta-Facile vous dévoile les cinq bonnes raison de s’équiper d’un logiciel de comptabilité.

Le terme « logiciel de comptabilité » s’entend ici au sens « solution de gestion comptable » c’est-à-dire à une gamme de logiciels permettant de gérer une entreprise : logiciel de facturation, logiciel de gestion commerciale, logiciel de gestion comptable, logiciel de gestion des immobilisations, logiciel de paie, etc.

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Acheter un logiciel de comptabilité pour gérer son entreprise au quotidien

En premier lieu, il faut être clair : un logiciel de comptabilité a pour objectif premier de gérer l’ensemble des obligations comptables, fiscales, juridiques et sociales auxquelles sont soumises les entreprises. Ce programme informatique ne concerne que certaines entreprises.

Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité ont pour finalité de répondre à des besoins communs et également à des besoins spécifiques. Il peut s’agir, par exemple, de :

  • La saisie comptable (enregistrement des opérations courantes et des opérations d’inventaire, lettrage, consultation de comptes),
  • L’établissement des comptes annuels,
  • La souscription de déclarations fiscales (déclarations de TVA, déclarations de résultats…),
  • La réalisation des opérations liées à la paie (établissement de bulletin de salaire, déclaration des charges sociales)…

Une solution de gestion comptable présente de nombreux avantages et représente un véritable outil de pilotage de l’entreprise. Elle donne, en effet, une information sur la situation financière actuelle et à venir de l’entreprise. Elle peut, par exemple, permettre :

  • D’éditer des tableaux de bord ou des budgets de trésorerie,
  • De transformer des devis en factures, de les enregistrer en comptabilité et de suivre leur recouvrement,
  • Ou de tenir une comptabilité analytique.

Acheter un logiciel de comptabilité pour accompagner le développement de son entreprise

Parce que les besoins d’une entreprise évoluent avec le développement de son activité, les éditeurs de logiciels proposent des gammes complètes. Elles comprennent différents modules (facturation, gestion commerciale, gestion comptable, gestion des immobilisations…). L’entreprise a le choix de les intégrer à sa solution de gestion comptable. Cette flexibilité lui permet de s’adapter aux besoins réels d’une entreprise.

Une entreprise peut, par exemple, se doter d’un logiciel de traitement comptable dans un premier temps, et gérer sa facturation au moyen d’un tableur Excel. Puis, lorsque les devis se multiplient et leur suivi se complexifie, elle pourra ajouter un module de gestion commerciale.

De même, les besoins peuvent différer selon la taille de l’entreprise et la nature de son activité. Les éditeurs de logiciel ont pris en compte ces caractéristiques et proposent :

  • Des solutions adaptées aux TPE, aux PME et aux grandes entreprises,
  • Ou des solutions développées pour certaines activités (BTP, restauration, etc.).

Certains éditeurs eux proposent de faire sa comptabilité en ligne, c’est-à-dire de mettre à disposition des services sur Internet.

Acheter un logiciel de comptabilité pour gagner du temps

L’acquisition d’un logiciel de comptabilité permet un gain de productivité ainsi qu’un gain de temps. Cette solution permet d’automatiser certaines tâches dépourvues de réelle valeur ajoutée. L’entrepreneur parvient ainsi à se consacrer à son cœur de métier.

Voici quelques exemples d’automatisation :

  • Guides automatiques de saisie comptable (en appuyant sur certaines touches du clavier dans un journal comptable, le logiciel inscrit automatiquement les comptes concernés par l’opération et l’opérateur de saisie n’a plus qu’à y indiquer les montants) ;
  • Calcul automatique de la TVA (en fonction du montant TTC renseigné dans une écriture comptable et du compte de TVA choisi, le logiciel calcule automatiquement le montant de TVA déductible ou collectée) ;
  • Déversement automatique des factures de vente depuis la gestion commerciale vers le logiciel de comptabilité ;
  • Relance automatique des créances clients impayés (le logiciel génère automatiquement un courrier de relance pour les factures en souffrance, c’est-à-dire en retard de paiement).

Acheter un logiciel de comptabilité pour limiter le risque d’erreur

Le logiciel de comptabilité concentre, en général, l’ensemble des informations d’une entreprise. Il assure l’unicité de la base de données et représente un élément central du système d’information de l’entreprise. Il permet de limiter le risque d’erreur lié :

  • À la présence de doublons : l’unicité de l’information est garantie puisque l’ensemble des processus puisent leurs informations dans une base de données commune ;
  • À des manipulations humaines : l’automatisation des traitements limite les cas d’intervention humaine, ce qui limite la probabilité de commettre une erreur ;
  • Et au respect de la législation : l’acquisition d’un logiciel de comptabilité permet d’être informé en temps réel de tout changement dans la législation (modification des mentions obligatoires dans les factures par exemple, nouveaux imprimés fiscaux, etc.).

Acheter un logiciel de comptabilité pour échanger plus facilement avec son expert-comptable

Lorsque l’entreprise s’entoure des services d’un expert-comptable, le recours à un logiciel de comptabilité permet de gérer des échanges automatisés. Concrètement, un fichier est exporté depuis le logiciel comptable de l’entreprise. Puis, il est envoyé à l’expert-comptable qui l’intègre dans sa propre solution de gestion comptable. Ce professionnel se trouve ainsi en mesure d’effectuer ses travaux rapidement, sans risque d’erreur puisque c’est un programme informatique qui réalise le traitement de l’opération.

Conclusion : même s’il n’est pas forcément obligatoire, il est indispensable d’investir dans un logiciel de comptabilité qui répond correctement aux besoins exprimés par une entreprise.

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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