La comptabilisation des frais de voiture
Une entreprise, qu’elle soit propriétaire ou locataire d’une voiture, fait face à de nombreuses dépenses (carte grise, malus écologique, carburant, assurance, dépenses de réparation ou d’entretien, etc.). Or, tous ces frais de voiture font l’objet de traitements comptables spécifiques. Compta-Facile détaille ici comment comptabiliser les frais de voiture.
Règles comptables générales concernant les frais de voiture
Les frais de voiture, que le véhicule soit loué ou possédé par l’entreprise, doivent être inscrits en fonction de leur nature dans les comptes de charges appropriés. Il s’agit notamment :
- Des comptes d’achats (comptes 60) pour les achats de carburant,
- Des comptes de services extérieurs (comptes 61) pour les dépenses de location, d’assurance ou d’entretien,
- Des comptes d’impôts, taxes et versements assimilés (comptes 63) pour les frais de carte grise ou de pastilles diverses,
- Des comptes d’amortissements (compte 68) pour les dotations aux amortissement calculées sur les véhicules possédés.
Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 60
La dépense la plus fréquemment enregistrée dans le compte 60 est l’achat de carburant. Voici comment comptabiliser une telle facture lorsque le carburant est stocké :
- On débite les comptes :
- 60221 « Combustibles »,
- 44566 « TVA sur autres biens et services »,
- Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».
Et lorsqu’il ne l’est pas :
- On débite les comptes :
- 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) »,
- 44566 « TVA sur autres biens et services »,
- Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».
Des régularisations doivent être opérées à la clôture de l’exercice, notamment pour tenir compte des stocks (cas du carburant stocké) ou des charges constatées d’avance (cas du carburant non stocké).
Fiscalement, en matière de récupération de TVA, des règles particulières s’appliquent.
Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 61
Redevances de crédit-bail ou loyers
Lorsque l’entreprise n’est pas propriétaire du véhicule qu’elle utilise, elle le loue ou le prend en crédit-bail. Voici l’écriture comptable à enregistrer pour constater le loyer ou la redevance de crédit-bail, en fonction de la périodicité prévue au contrat (mois, trimestre, semestre ou année) :
- On débite les comptes :
- 6122 « Redevances de crédit-bail mobilier » ou 6135 « Locations mobilières »,
- 44566 « TVA sur autres biens et services »,
- Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».
A la clôture de l’exercice, des charges constatées d’avance peuvent avoir à être comptabilisées (dans la plupart des cas, les loyers sont facturés d’avance). Par ailleurs, lorsque l’option d’achat est levée, l’entreprise devient propriétaire du véhicule et doit l’enregistrer en immobilisations, même si le montant est minime.
Entretien et réparations
Les voitures utilisées par une entreprise font régulièrement l’objet d’entretien et de réparations. Voici comment comptabiliser les dépenses courantes d’entretien (révision et petits travaux) :
- On débite les comptes :
- 6155 « Entretien et réparations sur biens mobiliers »,
- 44566 « TVA déductible sur autres biens et services »,
- Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».
Attention, lorsque les réparations ont pour effet d’augmenter la durée de vie d’une voiture possédée par l’entreprise, les dépenses correspondantes doivent généralement être immobilisées et inscrites à l’actif dans un compte de classe 2 « Immobilisations » (le même traitement s’applique pour les dépenses d’amélioration ou pour les dépenses de remplacement).
Primes d’assurance
Les primes versées pour assurer un véhicule doivent également être comptabilisées en « services extérieurs ». Une quittance d’assurance se comptabilise comme suit :
- On débite le compte 6163 « Primes d’assurance – transport »,
- Et on crédite le compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et prestations de services ».
Les primes d’assurance donnent généralement lieu à des retraitements à la clôture de l’exercice et essentiellement à la constatation de charges constatées d’avance.
Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 63
Malus écologique
Un malus écologique est infligé aux véhicules les plus polluants. Celui-ci peut, en comptabilité, soit être inscrit en charges, soit être comptabilisé en immobilisations. Lorsqu’il est enregistré en charges, voici l’écriture comptable :
- On débite le compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre »,
- Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».
Fiscalement, le malus écologique constitue une charge immédiatement déductible. Si l’entreprise décide de le déduire directement en charges, aucun retraitement n’est nécessaire. Si elle choisit de l’immobiliser, elle devra procéder à des retraitements extra-comptables.
Carte grise
Lorsqu’une entreprise achète un véhicule, une carte grise lui est délivrée. A cette occasion, l’entreprise doit s’acquitter de diverses taxes. Il est d’usage de comptabiliser une carte grise comme suit :
- On débite le compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre » pour le montant total des taxes,
- Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».
Une immobilisation de la carte grise est également tolérée sur le plan comptable.
Fiscalement, les règles applicables au malus écologique sont également en vigueur pour la carte grise.
Pastille Crit’Air
La vignette Crit’Air est une pastille qui permet de circuler pendant les pics de pollution dans certaines zones de circulation restreinte. Cette disposition est principalement mise en oeuvre dans les grandes villes (Paris, Lyon, Marseille, Strasbourg, Grenoble et Lille) mais elle a vocation à s’étendre et à se généraliser. Voici comment comptabiliser une vignette crit’air :
- On débite le compte 6378 « Taxes diverses » pour le montant de la redevance,
- Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».
Taxe sur les véhicules de société (TVS)
Les sociétés qui utilisent des véhicules de tourisme sont redevables de la TVS. Depuis le 1er janvier 2018, cette taxe est alignée sur l’année civile. Voici le traitement comptable de la taxe sur les véhicules de société :
- On débite le compte 63514 « Taxe sur les voitures des sociétés »,
- Et on crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».
Fiscalement, cette taxe n’est jamais déductible du résultat imposable des sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés.
Frais de voiture à enregistrer dans les comptes 68
Enfin, lorsqu’une entreprise est propriétaire d’un véhicule, celui-ci est enregistré à l’actif du bilan, dans un compte de classe 2 « Immobilisations ». A la clôture de chaque exercice comptable, elle va devoir constater des amortissements, charges représentatives de l’usure du bien sur sa durée d’utilisation réelle estimée lors de l’achat.
Voici comment comptabiliser l’amortissement d’une voiture :
- On débite le compte 68112 « Dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations corporelles »,
- Et on crédite le compte 28182 « Amortissements du matériel de transport ».
Fiscalement, lorsque le véhicule est immatriculé dans la catégorie des voitures particulières (VP, N1, Break, Canadienne, etc.), la déduction de la charge liée à l’amortissement peut être limitée. Plus d’informations : limites fiscales de l’amortissement des véhicules de tourisme. Des retraitements peuvent également s’avérer nécessaires lorsque le véhicule de tourisme est loué.
A lire sur le thème des charges :
Conclusion : les frais de voiture sont enregistrés dans leurs comptes de charges par nature. Sont généralement mouvementés les comptes de classe 60, 61, 63 et 68.
Donnez-lui une note !
Merci pour votre vote.
A lire aussi...
Savoir lire un bilan comptable est important ; le comprendre et l'interpréter est essentiel. Compta-Facile fait un tour d'horizon complet du bilan comptable : de quoi se compose-t-il ? Comment procéder à une lecture correcte […]
Décryptage des obligations, différences et évolutions entre l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise.
Les élections législatives de 2024 pourraient considérablement transformer le paysage immobilier français. Leur impact dépendra des programmes immobiliers défendus par les partis politiques, mais aussi du contexte économique, social et réglementaire.
Il est difficile de décider d’investir dans un projet immobilier plutôt qu’un autre lorsqu’ils correspondent tous deux à vos attentes. Et pourtant il existe des indicateurs financiers simples qui conforteront votre choix. Ici nous allons parler de l’indicateur principal, la rentabilité locative. Compta-Facile vous explique ce qu’est la rentabilité et comment la calculer ?
4 commentaires
Nicolas
Bonjour j ai une question
Je loue un véhicule en VTC à une société qui me verse a chaque fin de mois le total de mes courses moins les frais de locations du véhicule ( voiture assurances commissions uber...).
Comment dois je au final comptabiliser mes revenus ? dois je faire une facture à leur nom ?
Cordialement
Thibaut Clermont
Bonjour,
Sous quel statut juridique exercez-vous votre activité ?
Vous pouvez, sous certaines conditions, enregistrer directement le relevé de la société qui vous paie si celui-ci correspond à une facture et qu'il répond aux conditions de l'autofacturation. Attention toutefois à ne compenser aucun poste : les recettes doivent être enregistrées d'un côté et toutes les charges "précomptées" sur le chiffre d'affaires brut de l'autre.
Cordialement, Thibaut CLERMONT.
Wibaut
Bonjour,
Je dois enregistrer une facture OVERLEASE.
comment enregistrer la carte grise, les frais de livraison, les frais de carburant ?
Dois-je tout mettre en 635400 ?
Merci.
Thibaut Clermont
Bonjour,
Je vous invite à consulter notre article abordant la comptabilisation de l'achat d'un véhicule, tout y est expliqué.
S'agit-il d'une levée d'option de crédit-bail ou du paiement de frais exceptionnels en début de contrat ?
Les frais de carte grise doivent effectivement être enregistrés dans le compte 6354, le prix d'acquisition dans le compte 2182 (y compris pour le montant des frais de livraison), les dépenses de carburant dans le compte 602 si le carburant est stocké (dans des cuves par exemple) ou le compte 6061 s'il ne l'est pas.
Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.
N'za
Je me retrouve vraiment grâce à vous merci.
GALLIEN
Bonjour, j'ai des factures de véhicules à comptabiliser
A quel moment sait-on que c'est un véhicule à essence et ou à diesel?
pour laquelle doit-on récupérer la TVA ? Est ce pour les deux ?
Lison Jacquet
Bonjour Gallien,
Il existe différents moyens de savoir quel type de carburants votre véhicule consomme :
• Soit c’est spécifié sur votre facture d’achat (précision, il est possible que cette information soit notée sous la forme d’un acronyme, par exemple, GO pour gazole ou ES pour essence). Attention si c’est un véhicule d’occasion, c’est rarement indiqué.
• Soit la carte grise l’indique à la catégorie P.3 à nouveau sous la forme d’un acronyme, vous trouverez la liste des types d’énergies exhaustive de la carte grise sur Internet.
• Soit demander à l’usager de la voiture quel carburant est utilisé.
Concernant la TVA, je vous invite à consulter cet article : https://www.compta-facile.com/comptabilisation-carburant/
Bonne journée à vous.