La balance âgée

La balance âgée est un document comptable qui récapitule un certain nombre d’informations concernant les comptes clients et les comptes fournisseurs. Elle est très prisée par les entreprises car elle permet d’avoir une visibilité sur l’état de la trésorerie future de l’entreprise. Compta-Facile vous propose une fiche répondant aux questions : qu’est ce qu’une balance âgée ? A quoi sert-elle ?

Qu’est-ce qu’une balance âgée ?

Une balance âgée est une balance comptable qui comprend différentes colonnes et qui précise, pour chaque compte de tiers (les clients ou les fournisseurs) :

• le numéro de compte ou la dénomination du tiers
• le montant de la dette d’une entreprise (balance âgée fournisseurs) ou le montant de ses créances à encaisser (balance âgée clients)
• la ventilation des sommes en fonction de l’échéance : sommes échues, sommes dont l’échéance intervient à moins de 30 jours, à plus de 30 jours, à plus de 60 jours, etc.

Éditer une balance âgée implique d’avoir effectué de nombreux travaux en amont et notamment d’avoir :

• achevé la saisie comptable (factures d’achats, de ventes, relevés bancaires, etc.)
• révisé les comptes et d’avoir lettrer les comptes clients et fournisseurs.

Lorsque l’entreprise utilise un logiciel de comptabilité, et que celui-ci prévoit l’édition d’une balance âgée, elle doit veiller à bien renseigner la date d’échéance de la facture lors de la saisie de la pièce comptable (il convient, en général, d’indiquer la date à laquelle la facture doit être payée).

Voici un modèle de balance âgée clients :

Et un modèle de balance âgée fournisseurs :

A quoi sert une balance âgée ?

La balance âgée n’est pas un document obligatoire mais elle demeure indispensable pour de nombreuses raisons. Elle peut être utilisée au cours d’un exercice comptable (chaque fin de semaine, de mois, de trimestre ou de semestre) et également lors de la clôture de l’exercice comptable. Elle représente un véritable outil de pilotage à court terme de la trésorerie de l’entreprise. Elle a notamment vocation à alimenter les différents budgets de trésorerie de l’entreprise.

La balance âgée clients permet de s’assurer que le chiffre d’affaires qui a été facturé a bien été recouvré par l’entreprise. Elle permet de suivre aisément le règlement des factures clients et ainsi d’identifier tout retard de paiement. Elle facilite la gestion du poste clients de l’entreprise en offrant notamment la possibilité de fixer des priorités de relance (clients importants ou créances anciennes à fort risque d’impayé, etc.).

La balance âgée fournisseurs permet, à l’inverse, de s’assurer que l’entreprise est bien à jour du paiement de ses dettes et de prévoir le dénouement de celles qui sont en attente à la date de son établissement. Elle est très utile dans le suivi du poste fournisseurs.

Le comparatif entre les soldes figurant dans chacune des balances âgées fournira une information partielle sur l’évolution future de la trésorerie nette de l’entreprise.

Quelle est la différence entre une balance âgée, une balance générale et une balance auxiliaire ?

La balance âgée donne une indication sur l’échéance des dettes et des créances tandis que la balance auxiliaire ne donne qu’une information sur le montant de la dette ou de la créance, par fournisseur ou par client (l’aspect temporel lié au décalage du flux de trésorerie n’y est donc pas pris en considération).

Enfin, la balance générale reprend l’ensemble des comptes de l’entreprise de la classe 1 à la classe 7, dans leur globalité (tous les comptes clients sous regroupés dans le compte 411 et les comptes fournisseurs dans le compte 401).

A lire également sur le thème des documents comptables :

• L’actif du bilan – Le passif du bilan
• La dispense de bilan
• Le délai de conservation des documents comptables

Conclusion : la balance âgée permet de ventiler les dettes et les créances d’une entreprise en fonction de leurs échéances.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.