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Bien saisir une facture d’achat (fournisseur) ou de vente (client)

Lorsqu’une entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit saisir dans son logiciel comptable les factures d’achats qu’elle reçoit et les factures de ventes qu’elle émet. Cet encodage, également appelé enregistrement comptable, doit être maîtrisé par l’opérateur de saisie afin que la comptabilité soit correcte et qu’elle soit simple et rapide à réviser lors du bilan de fin d’année . Compta-Facile approfondit la notion de saisie comptable et vous indique comment bien saisir une facture d’achat fournisseur ou une facture de vente client.

Bien saisir une facture fournisseur ou une facture client

1. L’encodage des factures d’achat et de vente : la saisie comptable

Nous l’avons déjà abordé dans différents articles mais il convient de le rappeler une nouvelle fois : tout flux impactant le patrimoine ou l’activité d’une entreprise doit être pris en considération dans ses comptes et faire l’objet d’une comptabilisation, c’est-à-dire qu’il génère une succession d’enregistrements d’écritures comptables (cela consiste à passer des écritures dans la comptabilité). Cette tâche est appelée « saisie comptable » et est généralement effectuée dans le cadre de la tenue d’une comptabilité en partie double.

Lorsqu’elle reçoit ou émet une facture (pour plus d’informations sur ses modalités d’établissement : comment faire une facture), l’entreprise doit l’enregistrer dans ses comptes. Elle doit tout d’abord distinguer, lorsqu’elle est redevable de la taxe sur la valeur ajoutée, le montant hors taxes (HT), la TVA et le montant « toutes taxes comprises » (TTC). Puis elle va procéder à la saisie de ce document dans sa comptabilité.

Modèle de saisie comptable d’une facture d’achat – fournisseur :

  • Débit du compte de charges concerné (pour le montant HT) ;
  • Débit du compte de TVA déductible (pour le montant de la TVA) ;
  • Crédit du compte fournisseur (pour le montant TTC).

Remarque : lorsque l’entreprise acquiert un bien qu’elle souhaite conserver de manière durable (appelé une immobilisation en comptabilité), elle va utiliser un compte d’immobilisations (au lieu d’un compte de charges) et un compte spécial de TVA déductible. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre article : comment distinguer une charge d’une immobilisation ?

Modèle de saisie comptable d’une facture de vente – client :

  • Débit du compte de client (pour le montant TTC) ;
  • Crédit du compte de TVA collectée (pour le montant de la TVA) ;
  • Crédit du compte de produits concerné (pour le montant HT).

En pratique, la plupart des logiciels comptables proposent le cadre de saisie suivant :

Date Numéro de pièce Compte général Compte auxiliaire Libellé de l’opération Débit Crédit
 X            
 X

La date représente la date d’établissement de la facture (qui peut être différente de la date de livraison ou de la date d’expédition des marchandises).

Le numéro de pièce correspond au numéro qui est attribué par l’opérateur de saisie à la pièce comptable (il pourra choisir sa propre codification pour ses factures de ventes et en créer une spéciale pour ses factures d’achats).

Le numéro de compte général correspond au compte mouvementé (celui qui est concerné par l’opération). Il s’agira d’un compte de bilan ou d’un compte de gestion. Le numéro de compte auxiliaire ne concerne que les tiers (clients, fournisseurs) ; il permet d’individualiser chacun d’entre eux afin de ne pas regrouper toutes les opérations dans le même compte général.

Le libellé de l’opération correspond à la description du flux.

Les colonnes « débit » et « crédit » constate le sens dans lequel est mouvementé le compte (certains comptes, lorsqu’ils sont débités, traduisent un appauvrissement de l’entreprise tandis que d’autres traduisent un enrichissement). Pour plus d’informations : fonctionnement des comptes en comptabilité.

La saisie se fait généralement dans un logiciel de comptabilité. Tout créateur, dirigeant de TPE / PME qui n’en serait pas doté peut tester une version du logiciel suivant :

2. Bien saisir une facture d’achat ou de vente : nos conseils

Saisir régulièrement les factures fournisseurs – clients

Une saisie régulière des pièces comptables permet d’identifier rapidement les documents manquants (qui seront donc à réclamer aux tiers concernés). Exemple : présence d’un bon de commande et non d’une facture (ce qui va permettre de réclamer rapidement la facture au fournisseur).

Cela permet également de déterminer avec le plus de précisions possibles le montant de la TVA éventuellement due (selon la périodicité – mensuelle, trimestrielle ou annuelle – des déclarations de TVA).

Utiliser les bons comptes comptables

La saisie comptable est le socle de la comptabilité. L’imputation comptable (compte mouvementé dans une écriture comptable) est primordiale puisqu’elle constitue l’essence même de la comptabilité. Elle consiste à attribuer le bon compte à l’opération concernée. C’est une tâche qui ne doit pas être négligée ni déléguée à n’importe qui. Elle nécessite une attention particulière et un minimum de connaissances.

Créer des trames de saisie comptable

La création de trames permet l’intégration automatique des comptes dans l’écriture comptable. L’opérateur de saisie n’aura plus qu’à remplir le numéro de pièce ainsi que les montants (débit et crédit). En pratique, il est possible dans la plupart des logiciels comptables, créer autant de guides que souhaités.

Exemple : guide de saisie d’une facture de Télécom, guide de saisie d’une facture de loyers, guide de saisie d’une facture d’achat de marchandises, guide de saisie d’une facture de vente, etc.

Cette démarche permet de gagner du temps lors de la saisie comptable.

Encoder et classer correctement les pièces comptables saisies

Tenir correctement la comptabilité de son entreprise suppose de savoir retrouver rapidement les justificatifs saisis à partir de la comptabilité. Une bonne saisie comptable implique :

  • D’attribuer un numéro à chaque enregistrement comptable

Chaque facture enregistrée doit comporter un numéro (il s’agit du numéro de pièce évoqué ci-dessus). Pour les factures de ventes, il pourra s’agir du numéro interne attribuée par l’entreprise (qui, rappelons le, doit être établie dans un ordre séquentiel et chronologique, sans rupture d’aucune sorte). Pour les factures d’achats, il pourra s’agir d’un numéro créé par l’entreprise (le numéro de facture attribué par le fournisseur pourra également être accolé). Par exemple : 2015-01/001/FAXXX (année-mois/numéro interne de codification/référence de la facture chez le fournisseur). 

  • De classer correctement les pièces comptables

Après avoir saisi les factures, il convient de les ranger dans des classeurs numérotés. Plusieurs méthodes sont couramment pratiquées mais la plus simple est de les regrouper par nature (achats d’un coté et ventes de l’autre). Ensuite, elles peuvent être classées par numéro de pièce par ordre numérique croissant. Ce mode de classement permet un gain de temps lorsqu’une facture est recherchée ultérieurement : il conviendra d’ouvrir le logiciel de comptabilité, de consulter le compte du client/fournisseur concerné et d’observer le numéro de pièce qui lui a été attribué. Ensuite, il suffira de consulter le classeur correspondant et de retrouver la pièce à l’aide du numéro.

Conserver les factures clients/fournisseurs dans les délais prévus par la loi

Lorsque l’exercice comptable est clôturé, les factures ne doivent, bien évidemment, pas être détruites. Ces justificatifs doivent être conservés, au même titre que certains autres documents (comme les bons de commande par exemple) pendant une certaine durée. Pour plus d’information : délai de conservation des documents comptables.

Conclusion : la saisie d’une facture fournisseur ou d’une facture client nécessite de respecter un certain formalisme. D’ailleurs, une attention particulière doit être apportée à la saisie comptable puisqu’elle constitue la base de la comptabilité. Lorsqu’elle est correctement effectuée, elle permet de bien préparer le bilan comptable de fin d’année.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

15 commentaires

  1. Bonjour,
    Merci pour ces explications. Une question complémentaire cependant : si je comprends bien, les achats sont comptabilisés lorsque l’on reçoit la facture du fournisseur. Comment cela se passe-t-il en fin d’exercice lorsque certaines factures n’ont pas été reçues ? Et notamment, comment la charge correspondante est-elle enregistrée au compte de résultat dans ce cas ?
    Merci d’avance pour votre réponse.
    Cordialement.

  2. Bonjour,
    Est-il possible de saisir une facture récapitulative et recoupant différentes prestations (ex : locations de mobilier, prestation de nettoyage, téléphonie) sur différents comptes, de manière à avoir une vision claire de l’évolution distincte de prestation ? Ou bien la règle impose-t-elle une facture, un compte ?
    Merci d’avance pour votre réponse

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Non, vous pouvez tout à fait choisir de ventiler les opérations figurant dans une facture au sein de comptes différents. Le nombre d’écritures comptables sera simplement plus important.
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  3. Bonjour et merci pour ces explications. Cependant j’ai un encore un doute qui subsiste.
    Lors de l’enregistrement d’une vente de marchandises (700 euros TTC, TVA 116,70 euros et HT 583,30 euros) payée par chèque, est-ce que l’écriture comptable ci-dessous est correcte:
    – enregistrement de la facture :
    411-Clients 700 (D)
    44566-TVA sur ABS 116,7(C)
    706- Prestations de service 583,3 (C)
    – enregistrement du règlement :
    512-Banque 700 (D)
    411-Clients 700 (C)
    Ce mode d’enregistrement est-il le bon ? Ou on peut le raccourcir davantage ?
    Merci de bien vouloir m’éclaircir.

    • Thibaut Clermont
      Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Ce mode d’enregistrement est effectivement correct, à l’exception du compte que vous utilisez pour la TVA : il s’agit du compte 44571 « TVA collectée » et non du compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services ».
      Vous pouvez éventuellement raccourcir le nombre d’écriture sous certaines conditions en tenant une comptabilité « super simplifiée » ; ainsi, votre écriture serait uniquement enregistrée dans un journal de banque à sa date de paiement :
      512-Banque 700 (D)
      44571-TVA collectée 116,7(C)
      706- Prestations de service 583,3 (C)
      Les conditions pour en bénéficier dépendent de votre statut juridique et de vos options fiscales (assujettissement au régime simplifié d’imposition). Pour plus d’informations : la comptabilité des commerçants.
      Si vous êtes en profession libérale, vous devez obligatoirement tenir une comptabilité de trésorerie.
      Bonne journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  4. Merci pour ce très bon article.

  5. Bonjour,
    J’aimerais avoir une information.
    J’ai une facture d’un fournisseur.
    D’après mes lectures, je dois faire deux opérations.
    Première opération :
    Crédit compte fournisseur du montant TTC de la facture
    Débit du compte charge du montant HT
    Débit du compte TVA du montant de la TVA
    ET
    Seconde opération :
    Débit du compte fournisseur du montant TTC de la facture
    Crédit du compte banque du montant TTC
    Est-ce correct ?

    • Thibaut Clermont

      Bonjour,
      Oui, votre traitement comptable est tout à fait correct. La 1ère opération sera comptabilisée dans un journal auxiliaire d’achats tandis que la 2nde dans un journal de trésorerie.
      Bon après-midi. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  6. Bonjour,
    Comment doit-on procéder pour enregistrer une facture reçue en septembre alors qu’elle est datée de juillet?
    Merci pour votre aide.

  7. Bonjour Thibaut,
    Actuellement en formation en comptabilité une demi-journée par semaine, je me pose une question sur les exercices que nous devons effectuer. Qui définit les numéros des comptes fournisseurs ? Après plusieurs recherches infructueuses sur internet, je n’ai pas trouvé de réponse.
    D’avance merci, si vous avez le temps de répondre.
    Christine

    • Thibaut Clermont

      Bonjour Christine,
      Cette organisation est normalement définie en interne par le service comptable de l’entreprise. J’imagine que vous évoquez le cas des comptes auxiliaires fournisseurs. Il n’y a pas de convention préétablie mais je vous conseille d’opter pour une codification du type 0DUPON (chiffre 0 suivi des 5 premières lettres du fournisseurs). Par ailleurs, si les clients sont codifiés d’une manière spéciale dans votre logiciel de facturation, je vous conseille de l’appliquer également en comptabilité.
      Pour plus d’informations : bien utiliser les comptes auxiliaires clients-fournisseurs.
      Bonne fin de journée. Cordialement, Thibaut CLERMONT.

  8. Merci beaucoup Thibaut, je n’en demandais pas autant.
    Bonne journée à toi aussi, et bon courage pour la suite !
    Christine

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