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Faire sa comptabilité en ligne, les grands principes

Les logiciels de comptabilité en ligne (en mode Cloud ou Saas) prennent une place de plus en plus importante dans l’organisation des TPE et PME. Compta-Facile fait le point sur la comptabilité en ligne en répondant aux questions : qu’est-ce que la comptabilité en ligne ? qui a intérêt à faire sa comptabilité en ligne ? Comment la tenir ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ?

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Faire sa comptabilité en ligne, en quoi ça consiste ?

Faire sa comptabilité en ligne consiste à louer un accès à un logiciel de comptabilité sur Internet et à y tenir sa comptabilité, en suivant la démarche que nous exposons ci-dessous.

Le logiciel n’est pas à installer sur l’ordinateur de l’entreprise, il est hébergé sur des serveurs utilisés par l’éditeur de logiciel. Chaque utilisateur de l’entreprise y accède à distance depuis un matériel informatique disposant d’une connexion Internet (PC, Mac, tablettes, smartphones…).

Faire sa comptabilité en ligne, pour qui ?

Les logiciels de comptabilité en ligne s’adressent à un public particulier. En général, il s’agit des très petites entreprises (TPE) ou des petites et moyennes entreprises (PME). Les entreprises de taille plus importante n’ont jamais recours à ce type de solution de gestion comptable étant donné qu’elles disposent, dans la plupart des cas, de progiciels de gestion intégrée (PGI) qui gèrent la quasi-intégralité de leurs processus : gestion des achats, gestion des approvisionnements, gestion commerciale, gestion de la trésorerie, gestion des immobilisations, etc. (avec une intégration automatique des écritures comptables dans la comptabilité).

Par ailleurs, certaines activités spécifiques nécessitent l’utilisation de solutions spécialisées appelées « solutions métiers« . Celles-ci nécessitent des paramétrages particuliers et des mises à jour récurrentes. Ces solutions, individuelles et visant un public beaucoup moins large, ne sont que très rarement proposées en ligne mais généralement en local.

Faire sa comptabilité en ligne, pourquoi ?

Faire sa comptabilité en ligne présente de nombreux avantages notamment parce que tenir sa comptabilité sur Internet l’une des solutions les plus simples à mettre en oeuvre : l’inscription est très rapide, l’utilisation du logiciel ne nécessite aucune installation préalable, les mises à jour sont assurées directement par l’éditeur de logiciel et le logiciel peut être sollicité 24 heures sur 24.

De plus, la comptabilité est accessible partout et à tout moment, tant qu’une connexion Internet à relativement bon débit est disponible. Elle ne nécessite plus forcément qu’un ordinateur puisque les développeurs mettent maintenant l’accent sur les tablettes et les smartphones.

Ensuite, le recours à une solution comptable en ligne est généralement moins coûteux que l’achat d’une licence classique (les offres les plus compétitives démarrent aux alentours de 10 euros hors taxes par mois).

Pour finir, cette offre présente toujours autant de flexibilité au terme de son utilisation (et notamment en cas de changement de logiciel comptable) : les prestations étant généralement facturées au mois, l’entreprise peut facilement changer de prestataire.

Faire sa comptabilité en ligne, comment ?

Bien choisir son logiciel de comptabilité en ligne

Tous les logiciels de comptabilité en ligne ne se valent pas. Sur le plan fonctionnel, ils proposent des offres plus ou moins étendues dont la sélection se fait au moyen de modules payants qui peuvent vite faire grimper la note. Les conseils pour choisir un cloud et y tenir sa comptabilité que nous vous avons dévoilés valent pour le logiciel en ligne.

Le premier (et le plus important) consiste à faire un point précis sur l’étendue des besoins de l’entreprise en répondant de manière exhaustive aux questions : de quoi va-t-elle avoir besoin ? S’agit-il uniquement d’un logiciel de comptabilité ? Si oui, doit-il proposer l’édition de comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ? Quel est le volume d’écritures comptables estimé ? Est-il nécessaire d’y gérer également les devis et la facturation ? Combien de personnes vont-elles y avoir accès ? Un espace de stockage est-il requis ?

Le deuxième réside dans le fait de choisir une solution en ligne développée par un prestataire reconnu. L’entreprise limitera ainsi les risques de non-conformité à la réglementation comptable et à la législation fiscale ; et surtout, elle se prémunira contre le risque de disparition de l’application (ou de l’absence définitive de mises à jour). Par ailleurs, cela permet de garantir une certaine sécurité des données informatiques (les éditeurs connus ont généralement d’importantes équipes de développeurs et disposent des ressources internes nécessaires pour protéger les données qu’ils hébergent).

Enfin, lorsque l’entreprise a recours à un expert-comptable, il convient de s’assurer que le logiciel est compatible avec celui de l’expert-comptable et qu’il permettra, tout au moins, de générer un fichier d’export qui pourra être intégré dans le logiciel du professionnel.

Paramétrer correctement son logiciel de comptabilité en ligne

Trouver le logiciel de comptabilité en ligne qui correspond à ses besoins est une bonne chose mais cela ne suffit pas. Il est nécessaire de le paramétrer correctement (pour une étude complète sur le sujet : paramétrer son logiciel de comptabilité) :

  • Créer différents profils d’utilisateurs et paramétrer l’étendue de leur pouvoir en matière d’utilisation (admin, opérateurs de saisie, réviseur, etc.),
  • Définir le plan comptable et personnaliser les comptes généraux en fonction des caractéristiques de l’entreprise,
  • Créer, personnaliser et utiliser des comptes auxiliaires,
  • Paramétrer des guides de saisie automatiques afin de gagner du temps lors de la saisie comptable,
  • Planifier des sauvegardes automatiques et effectuer des exports de données régulièrement.

S’entourer des services d’un expert-comptable

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, l’expert-comptable demeure le conseiller privilégié de l’entreprise. Il est d’ailleurs le seul habilité à tenir la comptabilité des entreprises. Mais, bien évidemment, y avoir recours engendre un coût parfois non négligeable pour une entreprise. Cependant, lorsqu’elle opte pour une solution comptable en ligne et qu’elle gère elle-même sa comptabilité, l’expert-comptable peut effectuer une simple mission de présentation des comptes annuels, largement moins coûteuse qu’une entière externalisation de la comptabilité.

Cela étant dit, le professionnel du chiffre dispose d’un panel d’interventions très large et qui touche de nombreux domaines (pas seulement comptables) ; ce qui le rend susceptible de conseiller l’entreprise dans tous ses choix et de l’accompagner dans son développement notamment afin de s’assurer qu’elle opte pour les meilleures formules (fiscales, juridiques, sociales ou comptables). Il peut effectuer sa mission dans un cabinet traditionnel mais il est également possible d’y avoir recours par Internet (on parle alors d’expert-comptable en ligne).

Voici une série d’articles sur l’expert-comptable à consulter pour se fonder sa propre opinion à ce sujet :

Faire sa comptabilité en ligne, les inconvénients

Opter pour une comptabilité en ligne nécessite d’être familiarisé (ou de se familiariser) avec le jargon comptable. Si vous n’avez aucune connaissance en comptabilité ou en gestion, il vaut mieux éviter d’y avoir recours ou plutôt d’opter pour un logiciel comptable en ligne ultra simplifié qui, par exemple, ne vous demandera pas d’indiquer des numéros de compte mais uniquement des libellés d’opérations (exemple : achats de marchandises au lieu du compte « 607 »). Il classera automatiquement les opérations dans les comptes adéquats du plan de comptable de l’entreprise.

Ensuite, comme nous l’avons souligné ci-dessus, cette solution n’est pas adaptée à toutes les activités et à toutes les tailles d’entreprise. Parfois, le recours à un logiciel « classique » est indispensable.

Enfin, lorsqu’une entreprise opte pour un logiciel de comptabilité en ligne, elle doit s’assurer de ne retenir que des applications dont elle a besoin. De nombreuses d’entre elles choisissent des modules qu’elles n’utilisent pas par la suite mais qui lui sont tout de même facturés…

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

Un commentaire

  1. Effectivement, il existe une offre assez conséquente de logiciels de gestion commerciale et comptable…

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