Comment sélectionner son logiciel de gestion comptable ?

A tous les stades de son existence, l’entreprise est confrontée à la problématique de la gestion de son équipement informatique et au choix d’un logiciel de gestion comptable. Compta-Facile vous dévoile les questions clefs à se poser avant d’investir dans un logiciel comptable et vous présente la procédure à suivre :

Bien choisir son logiciel de gestion

Identifier les principales caractéristiques de votre entreprise

La taille de l’entreprise est un des critères les plus déterminants : s’agit-il d’une Très Petite Entreprise (TPE), d’une Petite et Moyenne Entreprise (PME) ou d’une grande entreprise ? Le coût du progiciel de gestion comptable est impacté par la taille de l’entreprise et notamment par le nombre de postes informatiques à équiper, l’éventuel paramétrage du logiciel sur le réseau etc.

Le second critère primordial est le secteur d’activité de votre entreprise (restauration, hôtellerie, vente par correspondance). Selon l’activité exercée, certains logiciels trouveront à s’appliquer mieux que d’autres ; notamment du fait des différentes extensions ou des modules supplémentaires qu’ils proposent. Certaines professions nécessitent un équipement informatique particulier ; on parle de « solutions spécifiques métiers ». Il pourra s’agir, par exemple, du bâtiment, activité pour laquelle il est nécessaire de suivre l’état d’avancement des chantiers, les devis, les volumes, la gestion des découpes et des pertes…


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Définir vos besoins exacts et votre budget

Il s’agit de déterminer les fonctionnalités attendues du logiciel ou progiciel de gestion comptable en termes de production : comptabilité, gestion commerciale, social, juridique, fiscal etc. Souhaitez-vous que votre logiciel soit destiné uniquement à la gestion de la facturation ? Ou uniquement à la comptabilité ? Souhaitez-vous que votre logiciel de gestion commerciale soit lié à votre application comptable (et qu’il permette, par exemple, un déversement automatiquement des écritures de la gestion commerciale vers la comptabilité) ? L’utilisation du logiciel va-t-elle se limiter au domaine comptable ou va-t-elle inclure une gestion sociale (établissement des bulletins de paie, déclarations de charges sociales), la gestion des immobilisations ?

Enfin, un dernier conseil (et non des moindres), il convient de déterminer en amont le budget que vous souhaitez allouer à votre nouvel équipement informatique ; et ceci afin de ne pas provoquer un « dérapage » budgétaire.

Cerner vos souhaits en matière d’utilisation du logiciel

Dans cette étape de votre réflexion, il conviendra d’identifier les modalités d’utilisation souhaitée de votre logiciel / progiciel. Voici les questions qu’il faut se poser à ce stade:

  • Où allez-vous vous servir de votre logiciel (dans un endroit fixe ou bien partout, y compris en déplacement) ?
  • Comment souhaitez-vous l’utiliser (en local, via Internet) ?
  • Quand allez-vous l’utiliser (durant les horaires de travail, le week-end) ?
  • Comment souhaitez-vous vous le procurer (achat ou location) ?
  • Souhaitez-vous bénéficier d’une assistance ?

Trouver la solution de gestion comptable qui vous convient le mieux

De nombreux éditeurs informatiques développent des logiciels de gestion avec des fonctionnalités plus ou moins étendues (et donc des tarifs différents). En général, les gammes de produits permettent de gérer :

  • La comptabilité : saisie des écritures, lettrage des comptes, enregistrement des écritures d’inventaire, présentation des comptes annuels ;
  • La facturation : réalisation de devis, génération de factures, envois et relances dématérialisés et automatisés ;
  • Les immobilisations : gestion des entrées et sorties d’immobilisations, calcul et enregistrement des dotations aux amortissements ainsi que des plus ou moins-values de cession ;
  • La gestion commerciale : gestion des stocks et des réapprovisionnements, définition de stocks critiques, analyse des délais de rotation des stocks ;
  • La paie : rédaction des contrats de travail, établissement des bulletins de paie, déclaration des charges sociales et de la DSN ;
  • Le juridique : aide à la rédaction des procès-verbaux d’assemblées générales ordinaires et extraordinaires, modifications statutaires…
  • La caisse : gestion des entrées et de sorties d’argent selon le moyen de paiement.

Il peut également s’agir d’opter pour un progiciel de gestion intégré (PGI). Cette application combine plusieurs modules qui sont alimentés par une seule et même base de données. Plus coûteux que les autres solutions exposées ci-dessus, le PGI présente toutefois des avantages incontestables (unicité de l’information, meilleure productivité et maîtrise des coûts).

En général, les TPE et PME s’orientent plutôt vers des produits simples et moins coûteux, ayant des bases de données distinctes. Les grandes entreprises, au contraire, préfèrent recourir aux progiciels de gestion intégrés.

Conclusion : avant de choisir son logiciel de gestion comptable, il convient de se poser les bonnes questions. Ce n’est qu’à l’issue de ce processus de réflexion et de test que vous pourrez investir dans un logiciel de gestion comptable avec certitude. D’autres paramètres doivent également être pris en compte lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de comptabilité en ligne.

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

2 commentaires

  1. Bonjour,
    Très bon article 🙂 Merci pour ces conseils.
    C’est un petit guide pour choisir un outil adéquat aux besoins de chacun.

  2. Merci pour ces conseils permettant de bien choisir son logiciel de gestion comptable.

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