Faut-il avoir recours à un prestataire extérieur pour gérer sa comptabilité ?

Faut-il faire ou faire faire ? Autrement dit, faut-il tenir sa comptabilité soi-même ou avoir recours à un expert-comptable pour gérer sa comptabilité ? Toute entreprise se trouve face à un choix binaire, celui de gérer en interne sa comptabilité ou celui de la confier à un prestataire extérieur au travers de l’externalisation. Compta-Facile vous apporte des éléments de réflexion à ce sujet.

Faire soi-même sa comptabilité ou la faire faire : les critères de choix

Le choix de faire soi-même sa comptabilité ou de l’externaliser (c’est-à-dire avoir recours à un prestataire extérieur) dépend de nombreuses variables, citons notamment :

• L’organisation interne de l’entreprise

Toutes les entreprises n’ont pas forcément l’organisation adéquate pour gérer leur comptabilité en interne. Parfois, l’externalisation de la comptabilité s’impose. Tel est le cas, par exemple, des petites et très petites structures pour lesquelles le dirigeant assume lui-même les fonctions administratives et qu’il ne dispose pas des compétences nécessaires (ni du temps) pour tenir la comptabilité. Il est également indispensable de s’adapter au cadre légal et institutionnel en perpétuelle évolution.

• Sa stratégie 

L’externalisation permet de transférer à un prestataire extérieur des compétences jugées non stratégiques (la fonction comptable) afin de recentrer l’utilisation des ressources de l’entreprise sur des compétences jugées stratégiques et notamment son cœur de métier. Lorsque la fonction comptable est considérée comme essentielle par ses dirigeants, elle doit être assurée en interne.

• Son budget

Les ressources octroyées à la fonction comptable représentent un critère de choix déterminant. La flexibilité souhaitée l’est aussi. Le recours à un prestataire extérieur est généralement plus coûteux mais il demeure plus « flexible » que l’embauche de salarié en interne ; en effet, la lettre de mission de l’expert-comptable est généralement établie pour une durée d’une année renouvelable par tacite reconduction. Il suffira de respecter un certain délai (préavis) pour mettre fin à la mission de l’expert-comptable. A l’inverse, et afin de s’assurer une certaine réactivité (rapidité d’obtention de l’information), l’entreprise pourra avoir intérêt à assurer en interne la production comptable en la confiant à un directeur financier. Dans les plus petites structures, le chef d’entreprise pourra tenir lui-même sa comptabilité.

Avoir recours à un prestataire extérieur pour gérer sa comptabilité

Cette solution, appelée externalisation, consiste pour une entreprise à ne plus réaliser l’activité comptable en interne mais à déléguer sa comptabilité à un prestataire externe : un expert-comptable. Seul le recours à un cabinet d’expertise comptable inscrit à l’ordre des experts-comptables est autorisé. L’activité comptable est réglementée, cela permet de garantir une certaine qualité et également une sécurité en cas de problème (l’expert-comptable est obligé de souscrire à une assurance professionnelle).

Le choix du prestataire va ensuite dépendre du coût de ses prestations (honoraires comptables) et de sa capacité à répondre aux contraintes techniques de l’entreprise. La mission de l’expert-comptable pourra évoluer en fonction des besoins de l’entreprise.

Gérer sa comptabilité en interne

Face à l’externalisation s’érige le régime de l’internalisation : l’entreprise gère elle-même sa comptabilité, en interne. Cette solution nécessite de mettre en place sa comptabilité et notamment de choisir un logiciel de comptabilité approprié. Elle pourra envisager :

• De l’installer directement sur un poste informatique ou sur un réseau (c’est le cas des logiciels « classiques ») ou
• De faire sa comptabilité en ligne.

Dans ce mode d’organisation, c’est l’entreprise qui procède directement aux enregistrements comptables. Elle réalise également les travaux d’inventaire et établit ses comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).

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Les solutions hybrides

Il existe également des solutions alternatives, mixant les deux stratégies présentées ci-dessus. Elles consistent pour l’entreprise, d’une part, à assurer en interne certaines tâches comptables (la saisie comptable par exemple) et, d’autre part, à déléguer à l’expert-comptable l’établissement des travaux d’inventaire, des comptes annuels et de la liasse fiscale. Ces solutions sont, bien évidemment, adaptables selon les besoins de l’entreprise et les spécificités de leur organisation et permettent, en partie, de réduire le coût de la comptabilité comparé à une externalisation totale.

A lire également sur le thème de l’organisation comptable :

• Faire sa comptabilité soi-même : la fiche pratique
• Peut-on faire sa comptabilité soi-même ?
• Quels sont les avantages et inconvénients ?
• Comment faire sa comptabilité soi-même ?

Conclusion : le choix de tenir sa comptabilité ou d’avoir recours à un professionnel nécessite un diagnostic préalable, une recherche de toutes les solutions envisageables afin de retenir la solution la plus efficiente.

Ecrit par
Thibaut Clermont

Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et fondateur de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité.