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Changer de logiciel comptable

Un changement de logiciel comptable nécessite une préparation complète et sans faille. Compta-Facile vous indique la démarche à suivre afin de changer de logiciel comptable avec succès.

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Pourquoi changer de logiciel comptable ?

Les motivations d’un changement de logiciel comptable sont nombreuses. Elles peuvent être d’origine interne ou externe.

Motivations internes d’un changement de logiciel comptable

Une société peut voir ses besoins évoluer et ainsi se doter d’un logiciel plus ou moins performant. Elle, peut, par exemple, changer de logiciel comptable afin d’opter pour un logiciel qui comprend un module de prévisions financières ou un module de comptabilité analytique.

Le choix d’un changement de logiciel comptable peut également être imposé par la société mère lorsqu’une société est intégrée, c’est-à-dire qu’elle représente l’un des sociétés filles d’un groupe.

Une entreprise peut changer de logiciel comptable afin d’intégrer l’ensemble de son système d’information au sein d’un seul et unique PGI.

Enfin, il est concevable qu’une entreprise change de logiciel comptable pour cause de mécontentement vis-à-vis de celui qu’elle utilise (logiciel peu ergonomique, assistance peu performantes, coût conséquent, non conformité à certaines normes, etc.).

Motivations externes d’un changement de logiciel comptable

Le principal facteur externe entraînant un changement de logiciel comptable est la technologie et l’évolution des systèmes d’exploitation. Elles permettent une amélioration du confort de travail et donc de la productivité.

Comment réussir son changement de logiciel comptable ?

Voici la démarche pour changer de logiciel comptable avec succès :

Choisir la bonne période pour changer de logiciel comptable

C’est la clef d’un déploiement réussi. Il faut absolument choisir la période adaptée à ce changement de logiciel qui va bouleverser toute l’organisation de l’entreprise. Généralement, les entreprises finissent leur exercice comptable entamé avec l’ancien logiciel avant de changer. Cela permettra d’archiver une année comptable complète sous le même logiciel et de pouvoir terminer les travaux sur celui-ci (validation des écritures, fermeture des journaux, clôture des comptes, génération de la DADS, etc.). Quoiqu’il en soit, l’éditeur du nouveau logiciel comptable doit être en mesure d’accompagner son client dans cette migration parfois difficile.

Définir avec précisions ses besoins

La deuxième étape consiste à définir les attentes de l’entreprise vis-à-vis de son nouveau logiciel et ses besoins en termes de fonctionnalités : nombre d’utilisateurs, mobilité, sécurité, droits d’accès, etc.

La réponse à ces questions permettra notamment de déterminer le support technologique du logiciel (en monoposte, sur un réseau ou en mode SaaS).

Enfin, l’entreprise doit déterminer son budget, c’est-à-dire la somme qu’elle est prête à investir dans son nouveau logiciel comptable.

Pour plus d’informations :

Faire participer son expert-comptable

Il est fortement recommandé de faire intervenir l’expert-comptable dans le choix du logiciel de comptabilité. Spécialisé notamment dans ce domaine, il est en mesure d’accompagner l’entreprise dans sa démarche de changement de logiciel comptable (d’autant plus qu’il connaît les solutions comptables présentées sur le marché). Il pourra également s’assurer que les diverses exportations générées seront compatibles avec son propre logiciel.

Sélectionner l’éditeur de logiciel comptable

S’en suit une phase d’émission de demandes de propositions commerciales et de sélection du logiciel comptable. Une attention particulière devra être portée quant au respect du cahier des charges. Les caractéristiques techniques du logiciel doivent, bien évidemment, être étudiées avec précisions et une démonstration pourra également être appréciée. Les coûts de maintenance, de mise à jour et de SAV devront être analysés.

Enfin, le logiciel devra respecter certaines conditions imposées par la réglementation, notamment en ce qui concerne le fichier des écritures comptables (FEC) ou l’homologation fiscale.

Lorsqu’il est opté pour une solution « Cloud », il convient de s’assurer du haut niveau de sécurité quant à l’hébergement des données (serveurs situés en France et non à l’étranger par exemple). La solution Sage One est un exemple de logiciel qui permet de gérer sa comptabilité dans le Cloud.

Former le personnel à l’utilisation du nouveau logiciel comptable

C’est l’une des dernières étapes clefs d’un changement de logiciel comptable réussi. Pour que l’utilisation qui en est faite soit correcte, il convient de former le personnel concerné. En général, c’est l’éditeur de logiciel qui procède à son installation et à son paramétrage et qui assure la formation des équipes quant à son utilisation.

L’équipe de direction de l’entreprise devra sélectionner les bonnes personnes (salariés concernés) et veiller à l’adéquation parfaite entre le contenu de la formation et la mission des salariés.

Nettoyer la base de données comptables

Le changement de logiciel comptable représente l’opportunité de nettoyer certaines données comptables (comptes non utilisées, racines de comptes non adaptées, changement dans la numérotation des comptes auxiliaires) afin de les harmoniser.

Conserver l’ancien logiciel comptable

Il est généralement conseillé de conserver l’ancien logiciel comptable sur une machine (c’est-à-dire en monoposte sur un ordinateur) afin de pouvoir consulter des éléments anciens (consultations de comptes, rééditions d’états comptables) à la demande de l’entreprise ou en cas de contrôle fiscal.

Mettre à jour régulièrement le nouveau logiciel comptable

Des mises à jour régulières sont proposées afin d’anticiper tout changement de réglementation, il convient de les déployer en temps réel.

Conclusion : l’anticipation et la préparation sont les clefs de la réussite d’un changement de logiciel comptable.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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