Comptabilité du freelance informatique : obligations et spécificités comptables

Le freelance informatique a des obligations comptables et fiscales dont l’étendue dépend de son régime fiscal et de la forme juridique d’exercice de son activité. Compta-Facile fait le point sur la comptabilité du freelance informatique.

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Obligations comptables et fiscales du freelance informatique

Le freelance informatique peut exercer son activité :

  • Seul (en nom propre) au sein d’une entreprise individuelle, une EIRL ou une auto-entreprise,
  • Seul ou avec d’autres associés au sein d’une société.

Pourquoi tenir une comptabilité ? Parce que le freelance y est obligé par la Loi.

N.B : Les obligations comptables sont plus importantes pour les sociétés.

Le freelance informatique exerce en entreprise individuelle

Lorsque le freelance informatique exerce son activité en nom propre, il peut relever de l’un des deux régimes fiscaux suivants :

  • Le micro-BNC ou l’auto-entreprise,
  • Le régime de la déclaration contrôlée.

Obligations comptables et fiscales du freelance informatique en micro-BNC ou auto-entreprise

Cette situation concerne le freelance informatique qui réalise moins de 70 000 euros de recettes. Le régime du micro ou de l’auto-entreprise est le plus allégé sur les plans administratif, comptable et fiscal.

ComptabilitéDispense de tenue de comptabilité et dispense de bilan. Établissement d’un livre des recettes.
Comptes annuelsDispense totale d’établissement des comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat et annexe).
Régime de TVAFranchise en base de TVA (n’est pas redevable de la TVA dans la limite de certains seuils).
Soumission à la TVA en cas de franchissement du seuil de franchise en base.
Déclaration de résultatsDéclaration de chiffre d’affaires mensuelle ou trimestrielle. Pas de déclaration de résultats à souscrire (liasse fiscale).

Pour aller plus loin : la comptabilité de l’auto-entrepreneur, la comptabilité des micro-entreprises.

Obligations comptables et fiscales du freelance informatique dans le régime de la déclaration contrôlée

Relève du régime de la déclaration contrôlée le freelance informatique qui encaisse plus de 70 000 euros de recettes (ou celui qui était soumis au régime du micro-BNC et qui a opté pour le régime de la déclaration contrôlée). Il s’agit du statut qui génère les obligations comptables et fiscales les plus importantes.

ComptabilitéTenue d’une comptabilité de trésorerie, d’un livre-journal présentant le détail des recettes et des dépenses professionnelles et d’un registre des immobilisations et des amortissements.
Comptes annuelsDispense d’annexe comptable. Présentation d’un bilan et d’un compte de résultat.
Régime de TVARedevable de la TVA, à défaut d’option pour la franchise en base de TVA. Application du régime simplifié d’imposition lorsque les recettes sont inférieures à 238 000 euros (paiement de deux acomptes en juillet et décembre puis régularisation annuelle) ou du régime normal lorsque les recettes sont supérieures à 238 000 euros (paiement mensuel ou trimestriel si le montant de TVA du à l’année n’excède pas 4 000 euros).
Déclaration de résultatsSouscription d’une déclaration de résultats n° 2035 et de ses annexes.

Attention toutefois, une particularité doit être signalée pour l’EIRL soumise à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BNC : elle a l’obligation comptable d’établir un bilan selon les règles de la comptabilité d’engagement (créances et dettes) alors qu’en fiscalité, elle doit appliquer les règles de la comptabilité de trésorerie (sauf option pour la comptabilité d’engagement). D’ailleurs, elle doit établir, au même titre que les sociétés commerciales, des comptes annuels composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe.

Pour aller plus loin : la comptabilité de trésorerie , la comptabilité de l’entreprise individuelle , la comptabilité d’un prestataire de services.

Le freelance informatique exerce en société

Dans les sociétés commerciales (EURL, SASU, SARL, SAS), le régime du micro-BNC et de l’auto-entreprise n’existent pas. Le freelance informatique peut relever, soit du régime simplifié d’imposition (RSI), soit du régime réel normal (RN) lorsque leur chiffre d’affaires est supérieur à 238 000 euros. Pour consulter les obligations comptables spécifiques à chaque forme de société :

Le freelance informatique soumis au réel simplifié d’imposition (RSI)

ComptabilitéComptabilité d’engagement de type « créances et dettes ». Option possible pour la comptabilité super-simplifiée (tenue d’une comptabilité de trésorerie pendant l’exercice et constatation des créances et dettes à la clôture de l’exercice). Tenue de trois registres comptables : le grand livre, le livre journal et le livre d’inventaire. Précision : le livre d’inventaire n’est plus obligatoire pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2016.
Comptes annuelsBilan, compte de résultat et annexe comptable (présentation possible sous la forme simplifiée sous certaines conditions et dispense éventuelle d’annexe pour les plus petites sociétés). Cf. obligations comptables des petites entreprises.
Taxe sur la valeur ajoutéeRedevable de la TVA (sauf bénéfice de la franchise en base). Paiement de deux acomptes semestriels et régularisation annuelle.
Déclaration de résultatsÉtablissement d’une déclaration de résultats n° 2031 (IR) ou 2065 (IS) et de ses annexes présentées sous la forme simplifiée (tableaux n° 2033 A à G).

Le freelance informatique soumis au régime réel normal (RN)

ComptabilitéTenue d’une comptabilité d’engagement complète (journaux auxiliaires centralisés au sein d’un journal centralisateur). Tenue de trois registres comptables : le grand livre, le livre journal et le livre d’inventaire (le livre d’inventaire n’est plus obligatoire à compter du 01/01/2016).
Comptes annuelsPrésentation d’un bilan et d’un compte de résultat et d’une annexe. Simplification possible sous certaines conditions de chiffre d’affaires, de total bilan et de nombre de salariés.
Taxe sur la valeur ajoutéeAssujettissement à la TVA. Établissement et paiement des déclarations de TVA tous les mois ou tous les trimestres (lorsque le montant de la TVA due n’excède pas 4 000 euros).
Déclaration de résultatsÉtablissement d’une déclaration de résultats n° 2031 (IR) ou 2065 (IS) ainsi que ses annexes (tableaux n° 2050 à 2059 G).

Remarque : lorsqu’il exerce son activité en société, le freelance en informatique doit déposer des comptes annuels au RCS. Il pourra s’assurer de la confidentialité de ceux-ci s’il répond aux conditions permettant d’en bénéficier.

Freelance informatique et expert-comptable

Contrairement aux idées reçues (et à ce qu’affirme de nombreux sites Internet), un freelance informatique n’est pas obligé d’avoir recours aux services d’un expert-comptable. Il peut tenir sa comptabilité et effectuer ses déclarations fiscales lui-même, sans l’aide d’un professionnel. Cependant, le recours à un expert-comptable demeure, dans la plupart des situations, largement conseillé et ce pour de multiples raisons :

  • L’expert-comptable est un professionnel du chiffre inscrit au tableau de l’ordre des experts-comptables, seul habilité à tenir la comptabilité des entreprises ;
  • Au delà de la simple mission « comptable », l’expert-comptable est doté d’un devoir de conseil (il doit, par exemple, avertir son client sur un éventuel changement dans la réglementation) ;
  • Son intervention permet de sécuriser les opérations comptables et fiscales de l’entreprise (s’il commet des erreurs, il peut engager sa responsabilité dans différents domaines)
  • Le tarif d’un expert-comptable dépend de l’étendue des travaux qui lui sont confiés (il est tout à fait possible de prévoir une répartition des travaux entre le freelance informatique et son expert-comptable afin de diminuer les coûts ; celle-ci sera matérialisée par une grille de répartition des tâches).

Pour aller plus loin :

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Avantages fiscaux concédés sous certaines conditions

Les freelances informatiques qui exercent leur activité dans une structure soumise à l’impôt sur le revenu peuvent bénéficier d’un avantage fiscal important en adhérant à une association de gestion agréée (AGA) : la non majoration de 25% de leur bénéfice imposable. De plus, sous réserve de réaliser un chiffre d’affaires inférieur à certains seuils, ils peuvent bénéficier d’une réduction d’impôt pour frais de comptabilité. Lorsqu’ils embauchent leur conjoint au sein de l’entreprise, l’adhésion à une AGA permet de déduire l’intégralité du salaire en question (à défaut, la déduction est plafonnée).

Remarque : la Loi de Finance 2015 a supprimé  la réduction du délai de reprise de 3 à 2 ans.

Conclusion : un freelance en informatique est soumis à des obligations comptables et fiscales qui dépendent de la forme juridique d’exercice de son activité (en nom propre ou en société) et de son régime fiscal d’imposition.

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A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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