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La comptabilité des VTC : obligations et spécificités comptables

Les entreprises de VTC (voiture de transport avec chauffeur) doivent tenir une comptabilité et respecter les obligations comptables applicables aux artisans. Compta-Facile vous dévoile dans ce dossier quelles sont les obligations comptables des entreprises de VTC et vous présente les spécificités de la comptabilité d’une activité de chauffeur VTC.

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1. Obligations comptables des entreprises de VTC

Les entreprises de VTC exerçant une activité artisanale, elles relèvent de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC). Elles sont donc obligées de tenir une comptabilité et de respecter les obligations comptables prévues pour les artisans :

  • Établissement et contrôle des comptes par le dirigeant,
  • Rédaction d’un document spécial relatif à l’organisation comptable de l’entreprise,
  • Tenue de livres comptables obligatoires.

Certaines entreprises de VTC, en fonction de leur forme ou de leur régime fiscal, peuvent bénéficier d’allègements et/ou de dispenses.

Obligations comptables des entreprises de VTC exerçant en société

Lorsque l’activité est exercée au sein d’une société commerciale du type EURL, SASU, SARL ou SAS par exemple, ou en EIRL, les chauffeurs de VTC doivent :

  • Enregistrer chronologiquement tous les mouvements affectant leur patrimoine (il s’agit d’écritures comptables enregistrées dans des journaux particuliers) ,
  • Rédiger des factures en respectant certaines mentions,
  • Effectuer un inventaire au moins une fois par an.

Une mesure de simplification est prévue pour les entreprises de VTC relevant du régime simplifié d’imposition (RSI) c’est-à-dire ceux ne dépassant pas un chiffre d’affaires de 236 000 euros hors taxes et qui n’ont pas opté pour le régime du réel normal. Elles peuvent s’affranchir temporairement des règles de la comptabilité commerciale et ainsi tenir une comptabilité de trésorerie tout au long de l’exercice (la comptabilisation des créances et des dettes devra obligatoirement être effectuée à la clôture de l’exercice). Cette mesure est appelée la comptabilité super-simplifiée.

Par ailleurs, en fin d’exercice, les chauffeurs de VTC doivent établir des comptes annuels composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe. :

  • Le bilan va refléter le patrimoine de la société (ce qu’elle possède et ce qu’elle doit),
  • Le compte de résultat va donner une indication sur la création de richesse (ou la destruction) réalisée au titre d’un exercice comptable,
  • L’annexe est un document qui apporte des compléments d’informations au bilan et au compte de résultat.

Une fois encore, de nombreux allègements sont prévus en matière de présentation :

  • Les micro-entreprises de VTC sont dispensées d’annexe et peuvent présenter un bilan et un compte de résultat abrégé (si elles ne dépassent pas 2 des 3 seuils : total bilan ≤ 350 K€, chiffre d’affaires ≤ 700 K€, salariés ≤ 10) ;
  • Les petites entreprises de VTC soumises au RSI peuvent présenter une annexe abrégée, celles soumises au réel normal une annexe simplifiée et tous deux peuvent présenter un bilan et un compte de résultat sous la forme abrégée (si elles ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 4 millions d’€, chiffre d’affaires ≤ 8 millions d’€, salariés ≤ 50) ;
  • Les plus grandes entreprises de VTC doivent présenter un bilan, un compte de résultat et une annexe de base.

Obligations comptables des entreprises de VTC exerçant en nom propre

Lorsque le chauffeur de VTC exerce son activité en nom propre (entreprise individuelle), les obligations comptables sont moins importantes :

  • Ceux qui exercent en micro-entreprise au sens fiscal ou en auto-entreprise qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 32 900 euros sont dispensés de procéder à des enregistrements comptables et bénéficient également d’une dispense de bilan. Leur seule obligation consiste à tenir un livre des recettes (pour plus d’informations : la comptabilité de l’auto-entrepreneur) ;
  • Ceux qui relèvent du régime simplifié d’imposition peuvent également opter pour la comptabilité super-simplifiée et ils bénéficient d’allègements plus importants que les sociétés : tenue d’une comptabilité de trésorerie à l’intérieur de l’exercice comptable (constatation des créances et des dettes à la clôture de l’exercice comptable), utilisation d’une évaluation simplifiée pour les stocks et les en-cours de production, centralisation trimestrielle des écritures comptables et déduction des frais de carburant en fonction d’un barème forfaitaire.
  • Ceux qui sont assujettis au régime du réel normal sont assujettis aux mêmes obligations que les sociétés commerciales.

Enfin, en matière de comptes annuels :

  • L’annexe (présentée sous la forme simplifiée) n’est obligatoire que si l’entreprise de VTC relève du régime du réel normal (chiffre d’affaires > 236 000 euros) et qu’elle dépasse 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 350 000 €, total chiffre d’affaires ≤ 700 000 €, salariés ≤ 10 ;
  • La micro-entreprise (ne dépassant pas 2 des 3 seuils : total bilan ≤ 350 K€, chiffre d’affaires ≤ 700 K€, salariés ≤ 10) bénéficie d’une dispense de bilan et de compte de résultat ;
  • Les autres entreprises de VTC  doivent établir un bilan et un compte de résultat présentés selon la forme abrégée du PCG si elles ne dépassent pas 2 des 3 seuils suivants : total bilan ≤ 4 millions d’€, chiffre d’affaires ≤ 8 millions d’€, salariés ≤ 50 (dans le cas contraire, un bilan et un compte de résultat de base doivent être produits).

Fiscalement, les chauffeurs de VTC soumis à l’impôt sur le revenu ont intérêt à adhérer à un Centre de Gestion Agréé (CGA) afin que leurs revenus imposables ne soit pas majorés de 25%. Cette adhésion permettra également de déduire l’intégralité des salaires du conjoint qui travaille dans l’entreprise (à défaut, sa déduction est plafonnée) et de bénéficier, sous certaines conditions, d’une réduction d’impôt pour frais de comptabilité.

2. Tenir la comptabilité d’une entreprise de VTC

Le dirigeant d’une entreprise de VTC peut décider de se charger soi-même de la comptabilité de son entreprise ou choisir de la déléguer à un expert-comptable.

Lorsque la comptabilité de l’entreprise de VTC est déléguée partiellement à un expert-comptable, en matière de révision des comptes et d’établissement des documents comptables annuels par exemple, il faut veiller à établir correctement la liste de répartition des tâches entre le cabinet et l’entreprise de VTC. Cette liste est en principe annexée à la lettre de mission rédigée par l’expert-comptable.

Si l’entrepreneur décidé de se charger lui-même de toute la comptabilité de l’entreprise de VTC, il est alors nécessaire de disposer d’un logiciel comptable.

3. Spécificités comptables des entreprises de VTC

Les spécificités comptables d’une activité de VTC concernent notamment : les comptabilisations liées au véhicule du chauffeur VTC, la comptabilisation des frais d’immatriculation au répertoire des métiers et au registre des VTC, et la comptabilisation des frais d’abonnement aux plateformes de réservation de VTC.

La comptabilisation des dépenses liées au véhicule du chauffeur de VTC

Comptabilisation de l’achat ou de la location du véhicule du chauffeur de VTC

Voici comment comptabiliser l’achat d’un véhicule :

  • On débite :
    • Le compte 2182 « Matériel de transport »,
    • Le compte 44562 « TVA déductible sur immobilisation »,
  • Et on crédite le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations ».

Lorsque le véhicule est loué ou pris en crédit-bail, voici comment enregistrer les loyers en comptabilité :

  • On débite :
    • Le compte 6122 « Redevances de crédit-bail mobilier » si le véhicule est pris en leasing ou le compte 6135 « Locations mobilières » s’il fait l’objet d’une location financières,
    • Le compte 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Remarque : en cas de levée d’option et d’achat du véhicule à l’issue de la location, les écritures à comptabiliser sont les mêmes que pour un véhicule acheté.

Comptabilisation de l’emprunt contracté pour le véhicule du chauffeur de VTC

Lorsque le chauffeur VTC s’endette pour acquérir son véhicule, un emprunt est comptabilisé au crédit du compte 164 « Emprunts auprès des établissements de crédit ». A chaque échéance du prêt :

  • On débite :
    • Le compte 164 « Emprunt auprès des établissements de crédit » pour le montant du capital remboursé,
    • Le compte 6611 « Intérêts des emprunts et dettes » pour le montant des intérêts,
    • Le compte 616 « Assurance » pour le montant de l’assurance sur le prêt,
  • Et on crédite le compte 512 « Banque ».

Comptabilisation des autres frais liés au véhicule du chauffeur de VTC

Voici les comptes les plus utilisés en pratique dans la comptabilité des entreprises de VTC :

  • Le compte 6061 « Fournitures non stockables (eau, énergie…) pour les dépenses de carburant ;
  • Le compte 6155 « Entretien et réparations sur bien mobiliers » pour les dépenses de réparations ponctuelles ou récurrentes ;
  • Le compte 616 « Primes d’assurance » pour l’assurance du véhicule ;
  • Le compte 6354 « droits d’enregistrement et de timbre » pour les frais de carte grise.

La comptabilisation des frais spécifiques à l’activité de VTC

Comptabilisation des frais d’immatriculation au registre des VTC

Voici comment comptabiliser les frais d’immatriculation au registre des VTC :

  • On débite :
    • Le compte 6227 « Frais d’actes et de contentieux »,
    • Le compte 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Comptabilisation de la taxe sur la vignette obligatoire des VTC

La vignette obligatoire des VTC doit être comptabilisée comme suit :

  • On débite le compte 6354 « droits d’enregistrement et de timbre »,
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Comptabilisation des commissions versées à des plateformes de réservation de VTC

Lorsque le chauffeur VTC est affilié à une plateforme de réservation, celle-ci va lui prélever des frais revêtant généralement la nature de commissions. Voici comment les enregistrer :

  • On débite :
    • Le compte 6222 « Commissions et courtages sur ventes »,
    • Le compte 445661 « TVA déductible sur autres biens et services »,
  • Et on crédite le compte 401 « Fournisseurs ».

Conclusion : l’étendue des obligations comptables d’une entreprise de VTC varie selon la forme de l’entreprise et son régime fiscal. Par ailleurs, certaines spécificités existent en matière de comptabilité.

A propos de Thibaut Clermont

Thibaut Clermont
Thibaut CLERMONT, mémorialiste en expertise-comptable et webmaster de Compta-Facile, site d'information sur la comptabilité rattaché au réseau FCIC-MEDIA.

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